Wie Sie Verwaltungsaufgaben clever in den Alltag integrieren können
Christine Öttl • Vielleicht geht es Ihnen auch so, dass der „Verwaltungskram“ immer wieder im Arbeitsalltag untergeht und Sie diese Aufgaben vor sich herschieben: Weil Sie anderes und Wichtigeres zu tun haben und/oder weil Sie administrative Tätigkeiten nicht besonders mögen. Das ist menschlich und total nachvollziehbar und verständlich. Aber auf die Dauer natürlich keine gute „Strategie“. Zum einen bleiben die Dinge liegen, was negative Auswirkungen auf das Business haben kann (zum Beispiel, dass immer mal Suchaktionen erforderlich sind oder Fristen nicht eingehalten werden). Zum anderen können unerledigte Dinge auch emotional stark belasten und sich zu einem richtigen Stressfaktor entwickeln.
Für mich persönlich sind sowohl Ordnung und Durchblick als auch Struktur und „Lebendigkeit“ im Arbeitsalltag enorm wichtig. Deshalb sorge ich ständig dafür, dass ich einerseits „up to date“ bin und andererseits möglichst viel Abwechslung erlebe, und nutze meine administrativen Aufgaben ganz bewusst dafür, um Struktur in meinen Alltag zu bringen. Das hat enorme Vorteile für mich:
- Ich bin (fast) immer auf dem Laufenden, was mir sowohl die Arbeit erleichtert als auch für gutes Gewissen sorgt.
- Da ich regelmäßig kleine „Häppchen“ erledige, geht mir die Arbeit leicht, oft sogar wie nebenbei von der Hand.
- Auch Tätigkeiten, die ich gar nicht mag, kann ich konzentriert und gut über die Bühne bringen, weil ich nicht stundenlang damit beschäftigt bin, sondern immer mal wieder für eine kurze Zeitspanne.
- Ich komme nicht in die für mich extrem unangenehme und sehr schlecht zu bewältigende Situation, auf den letzten Drücker „Gewaltakte“ durchstehen zu müssen.
- Ich habe einen guten Überblick und das Gefühl, die Dinge im Griff zu haben. Das ist für mein Wohlbefinden und für mein Selbstbewusstsein total wichtig.
Und so baue ich Verwaltungsaufgaben in meinen Alltag ein:
Gleich am Morgen
Da die erste halbe Stunde bis Stunde normalerweise nicht zu meinen Hochphasen gehört, beginne ich den Tag meistens ganz gezielt mit ein paar Routinearbeiten, um mich „aufzuwärmen“ und auf Aktivität einzustimmen.
Vor Pausen oder vor dem Feierabend
Schon vor zwanzig Jahren habe ich es mir angewöhnt, die letzten zehn Minuten vor der Mittagspause und vor Arbeitsschluss mit Routinearbeit zu füllen – und diese ruhig und konzentriert zu erledigen. Das hilft mir, um runterzukommen und mich auf die Freizeit einzustimmen.
Regelmäßig zwischendurch
Da ich nicht länger als ungefähr eine Stunde gut und konzentriert an etwas dranbleiben kann, schiebe ich bewusst und gerne Tätigkeiten ein, die mir leicht und routiniert von der Hand gehen. Ganz besonders dann, wenn ich an Dingen arbeite, die mich mental sehr fordern und anstrengen, kann ich mich bei Routinearbeiten sogar entspannen und richtig erholen.
Mein Tipp: Nutzen Sie Verwaltungstätigkeiten ganz bewusst, um sich zu „erden“ und sich Erfolgserlebnisse zu verschaffen. Ja, ich meine das wirklich total ernst: Wenn ich nicht besonders produktiv bin oder in einer Sache nicht so recht weiterkomme, wende ich mich absichtlich Routinearbeiten zu. Um etwas Handfestes und Praktisches zu erledigen, schnelle und eindeutige Resultate zu erzielen und mich so aufzubauen und zu vitalisieren.
Als „Lückenfüller“
Es kommt immer wieder vor, dass ich eine Arbeit abschließe und dann nichts mehr Neues und Größeres anfangen will oder dass ich auf einen Kunden oder einen Anruf warte. Oft nutze ich diese Zeit ganz aktiv, um Verwaltungsaufgaben zu erledigen.
Um das tatsächlich durchzuziehen und Routinearbeiten auf Dauer regelmäßig und geschickt in den Alltag zu integrieren, ist es meiner Erfahrung nach wichtig, eine bestimmte „Grundlagenarbeit“ zu leisten. Damit meine ich:
Spüren Sie innere Widersacher auf.
Wie Sie über administrative Tätigkeiten denken, spielt eine enorme Rolle. Wenn Sie sie als nicht wirklich wichtig oder gar als lästiges Übel einstufen, auf das Sie gar keine Lust und wofür Sie keine Zeit haben, wird es sehr schwer werden, sich regelmäßig darauf einzulassen. Deshalb möchte ich Sie dazu animieren, sich Ihre Einstellung dem „Verwaltungskram“ gegenüber ganz bewusst zu machen und sich vor Augen zu führen, wie sich Ihre Gedanken auf Ihre Gefühle und Ihr Verhalten auswirken.
Kultivieren Sie eine konstruktive Einstellung.
Nehmen Sie sich selbst an die Hand und machen Sie sich in Ihrem Kopf klar, dass administrative Tätigkeiten untrennbar mit einem eigenen Business verbunden – und deshalb wichtig sind. Setzen Sie wenig hilfreichen Überzeugungen aktiv, mit Nachdruck und immer wieder konstruktivere Gedanken entgegen, wie beispielsweise „Ok, Verwaltungsarbeit gehört zwar nicht zu meinen Lieblingstätigkeiten, aber sie ist wirklich wichtig und sinnvoll, weil … Und ich KANN und WILL sie regelmäßig erledigen!“.
Gewinnen Sie Klarheit über Ihre Verwaltungsaufgaben.
Dinge, mit denen wir uns schwertun oder die wir nicht mögen, meiden wir gerne. Ich möchte Sie dazu animieren, dieser ganz menschlichen Tendenz aktiv entgegenzuwirken. Analysieren Sie Ihren „Verwaltungskram“, machen Sie sich klar, um welche Bereiche es sich handelt (zum Beispiel Ablage, Buchhaltung und so weiter), und brechen Sie sie jeweils in konkrete Tätigkeiten herunter (etwa Buchhaltung: Belege den Bankauszügen zuordnen, vorkontieren und so weiter). Sie werden sehen, dass alleine diese Klarheit Erleichterung bringt – und auch die Zuversicht, dass sich die Aufgaben tatsächlich in den Alltag einbauen und regelmäßig erledigen lassen.
Und noch ein Tipp: Überlegen Sie sich, wie Sie mit unvorhergesehenem „Verwaltungskram“ (zum Beispiel auszufüllende Formulare, Faxe oder Briefe, die beantwortet werden sollen) umgehen wollen. Am besten wählen Sie einen festen Platz dafür aus, um die Sache nicht aus den Augen zu verlieren, und verpflichten sich selbst dazu, innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens aktiv zu werden („Erledige ich immer innerhalb von zwei Tagen.“).
Ich bin immer wieder erstaunt und froh darüber, wie effektiv dieses Abarbeiten von „kleinen Häppchen“ ist und wie viel ich zwischendurch schaffe - und das auch noch relativ mühelos!
Probieren Sie es aus: Testen Sie, welche Zeiten und welcher Rhythmus Ihnen am meisten liegen und wie Sie Ihre Verwaltungstätigkeiten am besten in Ihren Alltag einbauen können. Und erleben Sie ganz bewusst, wie positiv es sich auf Ihre Arbeit und Ihr Wohlbefinden auswirkt, wenn Sie sich regelmäßig um das kümmern, was zwar nicht unbedingt dringend oder unmittelbar gewinnbringend ist, aber einfach wichtig und unvermeidbar.
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Anmerkungen & Kommentare
vielen Dank für dies sehr konkreten und sinnvollen Anregungen.
Ich glaube, die kann ich gut gebrauchen, um auch in meinem Arbeitsalltag mehr Struktur und klarheit hinein zu bringen. Und jetzt werde ich noch ein paar Ruotinearbeiten erledigen. :=)
Ich wünsche euch drei ein glückliche Woche!
LG
ja, ich verstehe gut, wen Sie da meinen!
Mein „Schweinehund“ ist am besten für gute Argumente zugänglich (also, warum die Aufgaben wichtig sind und was es mir alles Positives bringt, wenn ich mich nicht ablenken lasse, sondern sie anpacke) gepaart mit der Bewusstmachung, wie gut mir das Anpacken bisher immer getan hat.
Vielen Dank für das positive Feedback und viel Erfolg beim „Überlisten“ des „Schweinehundes“
Christine Öttl
PS Und ab und zu mal inkonsequent zu sein, finde ich auch wichtig und schön, ehrlich gesagt.
super, dass meine Gedanken und Anregungen hilfreich und nützlich für Sie sind. Vielen Dank für das schöne Feedback!
Ja, dann mal ran an die Routine …
Machen Sie es gut und liebe Grüße
Christine Öttl
darf ich mit einem Seufzer beginnen?
"Hach, wenn das doch alles so einfach wäre...!"
)Nein, nein, Sie liegen mit Ihren Anregungen richtig. Aber wie schreibt Frau Franziska Schumacher schon: "... wenn da nicht noch der innere Schweinehund bellen würde!"
Aber die Verwaltungsarbeit erledigt sich nun einmal nicht von selbst. ("Ja, warum eigentlich nicht?!"
)Ich arbeite nach der von Ihnen beschriebenen Methode der "kleinen Häppchen". Das geht recht gut und ich komme zu Ergebnissen ("erledigt!").
Die "Lückenfüller"-Methode wende ich nicht so oft an. ("Warum eigentlich nicht?") Danke für diesen Tipp. Ich denke, ich sollte diese Methode mehr für mich und meine Arbeit kultivieren und mit einer positiven Einstellung untermauern.
Ihre Anregungen zu diesem Thema finde ich sehr hilfreich.
Heute ist mein Bürotag. Da liegt noch viel Routine in der Luft, äh, auf dem Schreibtisch.
Ich wünsche Ihnen einen erfolgreichen Tag.
Herzliche Grüße aus Hamburg,
Norbert Jothann
Es sind - wie ich jetzt einmal ungeprüft sage - gute Ideen.
hihi, also warum sich diese Sachen nicht von alleine erledigen, das weiß ich jetzt auch nicht …
Herzlichen Dank für Ihre nette Nachricht und das positive Feedback zu meinen Überlegungen und Tipps: Ich freue mich sehr darüber!
Ja, die „Lückenfüller“-Methode mag ich persönlich auch sehr gerne und sie passt eigentlich auch voll zu Ihrer sonstigen Vorgangsweise der „kleinen Häppchen“. Finde ich super, dass Sie sie öfter anwenden möchten. Wichtig für mich, damit ich Leerläufe oder Wartezeiten tatsächlich mit Routinearbeit fülle, ist das genaue Wissen, was da alles zu tun ist, um welche konkreten Tätigkeiten es sich handelt und wie lange ich etwa für eine Sache brauche (bzw. das Bewusstsein, dass ich jederzeit damit aufhören und ein andermal weitermachen kann). Wenn ich nur vage Vorstellungen von der Arbeit habe, dann fange ich damit eher nicht an, weil ich dann Sachen denke wie „Ach, aber die/der ruft bestimmt gleich an! Das lohnt sich ja gar nicht.“ oder „Um das fertigzumachen, brauche ich auf jeden Fall eine halbe Stunde. Und soooo lange muss ich bestimmt nicht warten!“. Dann vergesse ich einfach oder schiebe beiseite, dass 5 oder 10 Minuten so viel bringen können.
Auch Ihnen weiterhin eine schöne Woche und möglichst viel Spaß bei allem, was Sie tun
Christine Öttl
den NL lese ich zwar gerne - aber das Schriftbild, dh die große Schrift und der zu enge Abstand zwischen den Zeilen, ist anstrengend und abschreckend, so dass ich öfters vom Lesen absehe.
Hier jedoch, auf der Website, liest sich derselbe Inhalt viel angenehmer!!
Sonst aber: weiter so!
HG Stf
vielen Dank für diesen Beitrag. Er nimmt mir ein wenig mein schlechtes Gewissen. Denn so wie Sie beschrieben haben, ist MEIN persönliches Arbeitsverhalten. Das führt zu einem aufgeräumten Schreibtisch, zu guter Struktur, Übersichtlichkeit und dazu, das man nur geringe Zeit benötigt nach Dingen zu suchen. Bei mir resultiert aus diesem Arbeitsverhalten jedoch ein schlechtes Gewissen ..... nämlich das ich in jener Zeit, in der ich Routinetätigkeiten erledigt habe hätte "viel Sinnvolleres", "viel Wichtigeres" schaffen können! Von Ihrem beschriebenen Standpunkt aus betrachtet, scheint mir dies jetzt in einem ganz anderen Licht.
Herzliche Grüße, Stephanie S.
Das kenne ich auch, dass ich, während ich Routineaufgaben erledige oder erledigen will, manchmal denke, doch eigentlich in derselben Zeit viel Sinnvolleres oder Wichtigeres machen könnte.
Mir ist es allerdings schon wiederholt passiert, dass ich eine Anfrage von einem Kunden oder vom Finanzamt oder, oder, oder hatte - und sofort und unkompliziert auf meine routinemässig abgelegten Unterlagen und erfassten Daten zugreifen konnte. Ich sparte (meine) Zeit, weil ich nicht suchen brauchte. Und ich wirkte kompetent. Zumindest bekam ich bereits hin und wieder positive Rückmeldungen, dass ich ja sehr gut organisiert sei.
In diesen Momenten freue ich mich dann, meinen inneren Schweinehund überwunden und meine Routineaufgaben erledigt zu haben.
Herzliche Grüße
Norbert Jothann
ach, das ist ja interessant: Ich habe bisher niemanden kennengelernt, der die Routinesachen gut erledigt und deswegen ein schlechtes Gewissen hat. Sondern nur Leute, die Administratives nicht so wichtig nehmen und es deshalb vor sich herschieben – und dann ein schlechtes Gewissen haben.
Es freut mich sehr, dass Ihnen meine Überlegungen dabei helfen, Ihre eigene Arbeitsweise anders zu betrachten. Wahrscheinlich ist es für Sie gut, sich immer wieder vor Augen zu führen, wie sinnvoll und wichtig es für Sie ist, genauso zu arbeiten, und welche Vorteile Sie davon haben.
Alles Gute und viele Grüße
Christine Öttl
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meistens danebenliegen
wenn da nicht noch der innere Schweinehund bellen würde!
Ich erwische mich halt immer wieder bei Inkonsequenz, wie z.B. zwischendurch E-Mails abrufen. Allerdings erledige ich diese inzwischen auch gleich, um sie nicht noch einmal aufrufen zu müssen.
Werde das in "Routineaufgaben" umbenennen
Danke für die immer wieder konstruktiven Anregungen!
Franziska Schumacher