Wie halten Sie es mit Terminen?

Gut organisiert

Wie halten Sie es mit Terminen?

Gitte Härter •

25.06.2009 • email

Lassen Sie uns mal über Deadlines reden. Für mich beispielsweise sind Termine heilig. Das klingt gut, ist aber nicht immer schön! Denn wenn ich nicht aufpasse, setze ich mich damit völlig unnötig unter Druck. Dazu gleich mehr. Denn diese Termingeschichten sind ja wieder mal sehr viel komplexer.

Selbstbestimmt?

Je nachdem, in welcher Branche Sie tätig sind und für welche Kunden Sie arbeiten, haben Sie mehr oder weniger Kontrolle über Ihre Terminsachen: manchmal können Sie völlig frei bestimmen. Das alleine ist aber nicht die Gewähr dafür, dass Sie gut planen.

Ich finde es äußerst nützlich, hier mit einem Wandkalender zu arbeiten. Normalerweise führe ich einen normalen, kleinen Kalender, in den ich laufende Termine eintrage. Zusätzlich arbeite ich mit einer rotierenden Wochen-To-Do-Liste (die ich schon öfter erwähnt habe).

Vor meinem Schreibtisch hängt ein großer Jahres-Wandkalender. Dort trage ich alle größeren Dinge ein, die ich unbedingt im Blick behalten muss, bevor ich weitere Aufträge oder größere Terminsachen annehme:

umfangreichere Terminsachen: also alles, was entweder viel Arbeit davor beansprucht (bei mir wäre das beispielsweise ein Buchabgabetermin)
Seminare: Diese trage ich ein, um zu sehen, bis wann ich die Seminarvorbereitung machen muss, aber auch um meine Abwesenheitstage immer auf einen Blick präsent zu haben. Wenn mich jemand anruft und sagt: „Können Sie da kommen oder etwas bis da-und-da machen?“, dann kann ich das nicht nur aufgrund der Auslastung beurteilen, sondern auch aufgrund der Aufgaben, die sich in diesem Zeitraum ohnehin ballen. Vielleicht könnte ich es schaffen, aber es wird mir dann schlichtweg in einem bestimmten Zeitraum zu viel. Warum sollte ich mich künstlich unter Druck setzen?
sonstige Abwesenheitszeiten, also entweder Urlaub oder wenn ich mich daran erinnern möchte, mir nicht Termine wo reinzuknallen. Zum Beispiel habe ich einige Jahre im Dezember nichts zusätzlich angenommen, um das Jahr bequem ausklingen lassen zu können. Die letzten zwei Jahre habe ich es mir nicht vorgemerkt und dann ohne nachzudenken wieder Zeug zugesagt ... und mich dann geärgert.

Nebenbei bemerkt dient mir der Wandkalender auch als Sportmessgerät. Immer wenn ich in Sport war, gebe ich mir Klebepunkte. So sehe ich, dass ich damit auf Kurs bleibe und bin stolz auf mich. Oder aber ich sehe, wenn ich ohne Grund schludere. Der Wandkalender kann Ihnen zusätzlich auch Erfolgskontrolle für eine neue Gewohnheit sein.

Auch Selbstmanagement spielt eine große Rolle!

Das alleine schützt Sie aber natürlich noch nicht davor, sich zu übernehmen:

Eine Grafikerin wollte auf keinen Fall einen Auftrag verpassen und nahm alles an, auch wenn sie schon längst wusste, dass sie es nie im Leben rechtzeitig fertigbekommen würde. Da sie aber eigentlich eine verlässliche Person war, war sie mehr als unglücklich mit diesem Arrangement – von dem ständigen Ärger, den mit ihren Kunden bekam, ganz zu schweigen.

Sowas kommt gar nicht so selten vor. Dafür gibt’s leider auch keinen Zeitmanagementtrick: Klar können Sie sich überprüfen, ob Sie Ihre Arbeit wirklich effizient machen oder etwas, das Ihnen Zeit frisst, optimieren oder eine neue Fähigkeit dazulernen – doch das alles entbindet nicht von realistischer Planung.

In dem Moment, wo Sie schon wissen: „Uhoh, ich bin ja jetzt schon dicht – ich kann das eigentlich nicht guten Gewissens annehmen“, dürfen Sie es nicht einfach zusagen!

Aber keine Sorge: Sie müssen es auch nicht gleich ablehnen. Die wenigsten Aufträge sind wirklich superdringend. Also reden Sie mit dem Kunden darüber, bis wann er es braucht – oder ob Sie einen Teil bis zum gewünschten Termin erledigen können und den anderen nachreichen.

Wenn ein neuer Auftrag superbrandeilig ist und Sie ihn gerne annehmen würden und Sie wissen, dass ein anderer Kundenauftrag nicht so drängt, dann können Sie natürlich auch mit dem anderen Kunden sprechen.

Aber Achtung: Hier ist die Formulierung extrem wichtig! Denn es geht hier nicht um SIE, sondern es geht immer noch um Ihren Kunden und dessen Anliegen. Stellen Sie ihn also nicht vor vollendete Tatsachen, sondern fragen Sie nach und legen Sie ehrlich die Karten auf den Tisch: Ein anderer Kunde braucht etwas dringend und Sie würden gerne helfen.

– Vielleicht braucht Ihr Kunde auch selbst mal eine Feuerwehr. Und wenn Sie eine gute Beziehung haben und nett fragen (und auch ein Nein akzeptieren und dann selbstverständlich den zuvor zugesagten Auftrag termingerecht fertigstellen), dann ist häufig eine Lösung zu finden.

Wichtig: Um realistisch planen zu können, ist es elementar, sich selbst wirklich gut zu kennen. Wenn Sie zu den Menschen gehören, die sich chronisch verschätzen, also viel länger für eine Arbeit brauchen als sie vorher gedacht haben, dann haben Sie ein Problem. Höchstwahrscheinlich auch eins mit Ihren Abrechnungen, denn dann stimmen Ihre Kalkulationen auch nicht und Sie sind unter’m Strich unterbezahlt.

Wenn Sie nicht realistisch einschätzen können, wieviel Zeit Sie brauchen, dann führen Sie eine Weile Protokoll über die Zeit. Elektronische Helfer zur Zeiterfassung sind hier empfohlen.

Fremdbestimmt?

Nicht immer haben Sie Ihre Termine selbst im Griff.

Ein Freund von mir war als fester Freier in einer Softwarefirma. Dort war es Programm, dass die Vertriebsabteilung jedem Kunden Phantasie-Termine versprochen hat. Das Motto dort war: „Die Konkurrenten versprechen auch alle, dass sie die Software schneller entwickeln, also sagen wir das auch zu. Wenn wir den Auftrag dann fest im Sack haben, können wir immer noch aufschieben.“

Sowas ist frustrierend. In diesen Fällen ist es wichtig, dass Sie schauen

Was/welche Teilbereiche davon, kann ich selbst bestimmen? In jedem Auftrag gibt es Handlungsspielräume, die Sie selbst kontrollieren können – alleine oder mit Kollegen, mit denen Sie im Projekt arbeiten: Finden Sie gemeinsam diese Teilbereiche heraus.
Finden Sie „Verhandlungsspielraum“: Wenn etwas wirklich nicht haltbar ist, dann nutzen Sie Ihr Fachwissen, um dem Auftraggeber (extern oder intern) das Projekt in Stufen zu verkaufen. Finden Sie heraus, welche Teile ihm besonders wichtig sind. Gerade bei komplexen Projekten ist dem Kunden nicht alles gleich wichtig.
Schauen Sie, wie Sie Ihre Zeit am effektivsten einsetzen: Gerade wenn Sie mit einem Team arbeiten, hat nicht jeder das gleiche Fachwissen. Je enger ein Termin gesetzt ist, desto strenger müssen „Blödsinnsaufgaben“ auf Eis gelegt werden und jeder streng nach Fähigkeiten eingesetzt werden. Das klingt banal, gell? Dennoch wird es oft nicht beherzigt, sondern in den üblichen Projektrollen mit den üblichen Alltagsaufgaben weitergemacht. Ein Terminproblem ist aber eine Ausnahmesituation, die einen strafferen Schlachtplan erfordert.
Wenn Sie ein Kontrollfreak sind: Lernen Sie delegieren. Auch das klingt zu einfach, gell? Aber wenn Sie zu den Leuten gehören, die nichts aus der Hand geben, dann sind Sie jetzt ertappt und wissen genau, was ich meine! Finden Sie keine Gründe, warum es nicht geht, sondern sorgen Sie sich lieber darum, wie es gehen könnte – mit Blick auf die Realität! Sie können sich nicht klonen.

Wenn Sie in der Situation wie dieser Freund von mir sind und sich auch nichts ändert, wenn Sie es ansprechen, dann kann es natürlich auch sein, dass Sie sich schlichtweg von diesem Kunden trennen müssen. Das geht nicht immer ad-hoc, denn Sie wollen den Kunden ja nicht im Projekt hängen lassen und Sie wollen auch nicht plötzlich ohne Auftrag dastehen. Doch Akquise dauert in der Regel einige Zeit. Strecken Sie also die Fühler aus und suchen Sie sich Auftraggeber mit realistischen Zeitvorgaben. Ihre Lebensqualität – und vermutlich auch die Qualität Ihrer Arbeit – wird sprunghaft steigen.

Wie ist das bei Ihnen mit Terminen? Haben Sie hohen Termindruck? Sind Sie selbst- oder eher fremdbestimmt, wenn es um Termine geht?

Sie können diesen Beitrag kommentieren oder ihn an einen Freund oder Bekannten email weiterempfehlen oder Twitter den Beitrag.

Anmerkungen & Kommentare

Von: Brita Dose am 01.07.2009

Hallo Gitte,
die Idee mit dem Wandkalender finde ich schön, auch mit der Übersicht über die neuen Angewohnheiten :o)
Das werde ich auch ausprobieren, allerdings muss ich noch Platz an der Bürowand finden.
Im Allgemeinen bin ich in meiner Arbeit eher fremdbestimmt, durch Aufträge und regelmäßige Seminare bei einem Bildungsträger (2x pro Woche). Dabei kommen meine eigenen Projekte immer zu kurz. Das finde ich frustrierend. Außerdem bin ich recht impulsiv bei der Auswahl meiner Tätigkeiten, das ist nicht wirklich effektiv.
Ich habe vorhin auch das Timerle ausprobiert, tolles Teil, da erschreckt man so richtig und muss lachen. Dabei verschiebt man bestimmt keinen Termin mehr!
Also, ich arbeite daran, meine Zeit besser zu planen und nicht mehr so viele Aufträge auf ein Mal anzunehmen.
Ich freue mich auf vele gute Hinweise im Forum!

VG Brita

Von: Gitte Härter am 02.07.2009

Huhu nochmal Brita,

ja, probier's mal aus! Man muss ja immer das "System" finden bzw. was zurechtbiegen und's dann mal so ausprobieren, ob's einem liegt. Geh am besten in ein spezielles Schreibwarengeschäft (bei uns in München ist es der KautBullinger): die haben oft endlos viel Auswahl an Größen/Ausführung von Wandkalendern direkt da mit ausgeklappten Mustern, so dass sich sicherlich auch für Deine Bürowand das Passende findet.

"Je fremdbestimmter, desto blöd"

- jedenfalls, was dann die Zeiteinteilungen und, wie Du schreibst, die eigenen Projekte angeht. Hast Du Ralfs Artikel Business auf Autopilot gelesen? Der könnte genau das Richtige für Dich sein!

Auf wiederlesen
Gitte

Von: Brita Dose am 02.07.2009

Hallo Gitte,

guter Tipp, passt genau :o)

Viele Grüße

Brita

PS: Der Schreibwarenladen in München ist vielleicht ein wenig zu weit weg von "Bad-Schön-Reichardtswerben"!