Was sind eigentlich Ihre 3 liebsten Organisationswerkzeuge?
Gitte Härter • Wie ist das eigentlich? Welche Top 3 der Organisationsmittel sind für Sie unentbehrlich, vielleicht sogar die beste Erfindung des Jahrhunderts? Also nicht irgendeine Methode, sondern ein Teil oder eine Software (damit wir alle uns das auch zulegen können, wenn’s so praktisch ist). Das muss gar nichts Spektakuläres sein ...
Bei mir sind es:
1. Haftzettel
Warum, das habe ich hier beschrieben. Haftzettel kleben überall: sie erinnern mich an Ideen, einen wichtigen Anruf. Sie kleben am Wecker, wenn ich aufstehen muss, weil ich mich in aller Hergottsfrühe im Fitnessstudio treffe ... und das vielleicht als orientierungsloser Maulwurf beim Aufwachen nicht mehr weiß. Wenn ich mein silbernes Espressoachteckteil oder die Milch auf dem Herd stehen habe, klebt ein leeres Post-it als Signal auf dem Telefon, seitdem ich einmal die Milch aufgestellt und dann unter’m Telefonieren und Weiterarbeiten den Topf verdrängt und zwei Stunden überkochen ließ! Kleine Haftzettel markieren Seminarunterlagen oder Buchseiten. Und wenn ich unbedingt Briefmarken oder Kuverts oder sowas brauche, klebt ein Haftzettel in meinem Geldbeutel. Ohne Haftzettel könnte ich offenbar gar nicht existieren.
2. Klemmbrett
Meine To-Do-Liste habe ich auf einem blauen Klemmbrett, das aufgestellt neben mir an der Wand lehnt. So habe ich immer alles im Blick. Da ich die ToDo-Liste auch ständig in Arbeit habe, um neue Sachen zu notieren oder bestehende sofort zu verschieben oder wegzuradieren, wenn sich eine Änderung ergibt, kann ich durch die feste Unterlage besser drauf schreiben. Und wenn sie mal auf dem Schreibtisch liegt, sehe ich sie sofort. Wenn ein zweiteres großes Projekt ansteht, kommt ein rotes in Paralleleinsatz.
Klemmbretter sind toll, wenn man unterwegs ist oder wenn man ein Seminar hält und den Teilnehmern eine gute Unterlage bieten kann, wenn diese mal wieder keinen Tisch haben, weil der Stuhlkreis „in“ ist. Und mit einem Overall, Klemmbrett und einem wichtigen Gesichtsausdruck können Sie sich überall einschmuggeln. 
3. Bleistift & Radierer
Lange Zeit fand ich Bleistifte blöd. Sind sie aber gar nicht. Der Bleistift ist genial: die ToDo-Liste ist übersichtlich, die Aufgaben verschwinden vor meinen Augen. Das lästige Übertragen fällt weg. – Im Kalender ist ebenfalls mehr Übersicht: Es gibt keine ausgekrakelten verschobenen, ausgefallenen oder falsch eingetragenen Termin“batzen“ mehr. Man kann sich auf einer Unterlage oder in einem Buch Notizen machen, die wieder weggehen. Man kann sich bei einer Präsentation, was ich mal gesehen habe, mit Bleistift auf der Flipchart fein etwas vorzeichnen, etwa eine Grafik oder die Aufteilung einer durchgeplanten Flipchartseite – wenn man einige Meter weiter weg sitzt, sieht das kein Mensch. Und selbst wenn: Auch nicht schlimm.
Das wurde eine Ode an das Banale. Vielleicht haben Sie ja etwas Spektukläreres oder gar einen Geheimtipp? Raus damit: Was sind Ihre Büro- und/oder Softwareschätzchen? – Und warum?
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Anmerkungen & Kommentare
noch ein einfaches, aber nützliches Tool.
doodle.de
Es ist ganz einfach einen Termin abzustimmen. Man erstellt eine Seite mit Terminvorschlägen, versendet den Link an die gewünschten Teilnehmer und jeder Teilnehmer kann kurz angeben, welche Termine für ihn möglich sind.
So können zwischen vielen verschiedenen Beteiligten ziemlich zeitsparend Terminabsprachen getroffen werden.
Auch, wenn diese im Stuhlkreis stattfinden sollen
Und die Bedienung ist einfach! Welch ein Segen!
Schönen Gruß
-Heiko Veit
Vielen Dank für die Tipps (Collegeblöcke liebe ich auch, Norbert - die gibt's auch mit farbigem "eingebauten" Register).
Herr Veit: Das sieht ja wirklich nach einem coolen Tool aus, das ewiges E-Mail-Hin-und-Herkoordiniere obsolet macht. Werde ich gleich mal testen.
Schönen Nachmittag zusammen
Gitte
eine große Hilfe im Alltag ist für mich 1) das Mind-Mapping®, und zwar mit einer speziellen Software. Ich kann damit schnell und übersichtlich ( und ästhetisch) planen, Ideen sammeln, Ideen zusammenführen; wobei ich den Vorteil habe, dass ich nicht so viel herumstreichen muss, wenn ich z.B. auf Papier mind-mappe. Ich nutze eine einfache Software, die nur so viele Funktionen hat, wie ich auch wirklich brauche, und die sehr schnell ist.
(Creative Mindmap von Data Becker)
2) mein digitales Diktiergerät. Überall, wo ich gute Ideen habe, aber nicht schreiben kann, vor allem beim Autofahren, zücke ich mein Dictaphon und sprudele die Idee einfach hinein. Daheim höre ich es mir alles noch mal an und übertrage es in meine Ideen-Mind-Maps® oder schreibe das Wichtige in mein
3) Ideenbuch. Das ist eine witzige, bunte, kleinformatige Kladde, ohne Linien ( wichtig für mich, da die Linien meine Ideen „zersägen“ bzw. einengen) und dort fertige ich oft kleine Skizzen oder Bilder, die ich aus den Ideen des Tages oder der Woche entstehen lasse.
Vieles meiner nützlichen Werkzeuge hat also mit Ideenmanagement zu tun. Und die eine oder andere Idee wird dann zu einer kleinen Glosse oder einer (illustrierten) Kurzgeschichte oder auch mal zu einem Lernkonzert. ( Eine spezielle Form, Lernstoff für Seminarteilnehmer zu verpacken)
Schöne Grüße, und danke für die tollen Tipps von Dir und den anderen Schreibern!
Dagmar von Consolati ( auch ein Post It Fan..)
vielen Dank für die Ideen-Tipps (jaaa: Diktiergerät! Tolle Sache.) und wie Du mit den Werkzeugen umgehst. Besonders der direkte Tipp zur Software, sowas ist ja immer Gold Wert, wenn man eine richtige Produktempfehlung bekommt.
Schön, dass Dir die Tipps so gut gefallen - ich habe den Kommentar jetzt auch direkt zum Anlass genommen, die Blogroll zu ergänzen und Dein interessantes Blog mit aufzuführen, das ich mir schon gebookmarked (gebookmarkt?/verlesezeichent?) hatte.
Einen schönen Abend
Gitte
einige Hits sind ja schon genannt - und auch wenn es kein fertiges Tool ist, muss ich dennoch als erstes sagen, dass für mich das Aller- allerwichtigste für meine gesamte Organisation Mind Maps® sind, sowohl am PC (Mindjet) für Seminarplanung, Checklisten meiner Poster und Flipcharts, Seminarmaterial usw.
Aber viel lieber und schöner sind mir die handgemalten mit meinem "Zauberstift" (ein Kalligraphie- Filzstift, der von selbst wunderschön schreibt) und bunten Textmarkern.
Damit mache ich meine Monatsplanung, Wochenplanung, Tagesplanung, Planung aller Projekte usw. - und es leuchtet mich bunt an...
Damit kombiniert ist mein 2. Geheim- Tipp: Classei-Mappen und Orga-Boxen (gibt es auch von Mappei).
Dieses sind Stehregistraturen, die viel schmaler sind als Hängeregistraturen, und daher viel feiner zu unterteilen. Die bunten Reiter klebt man selbst auf und kann sich so sein eigenes System basteln.
Die Farben korrespondieren mit den auf meinen Mind Maps®.
Da habe ich alle Projekte drin, alle Seminarplanungen, alle Orga- und Verwaltungssachen, einfach alles!!!!
Es ist die absolute Alternativ zu Ordnern, wo man immer Berge umblättern muss, um ein Blatt an die richtige Stelle zu bringen.
In die Mappen kann ich es "schwupps" einordnen, kein Lochen, Blättern etc.
Vor allem finde ich noch nach Jahren mit einem Handgriff die Unterlagen zu einem konkreten Seminar oder was auch immer. Einfach genial!
Und zuletzt:
nach jahrelanger Abneigung habe ich mich doch mal zu einer Ablagemappe "beschwatzen" lassen bei einer Büro-Beratung (Danke Monika!!!) und seit ich sie (fast) regelmäßig nutze, ist sie eine wunderbare Gedächtnisstütze und viel simpler, als ich dachte. Und man kann richtig dicke Sachen reinlegen - die ich unbeding in 5 Tagen bearbeiten muss...
Das wärs erst mal ... und Post its liebe ich natürlich auch, aber auch die kleinen schmalen Marker, die man in Bücher kleben kann mit einem Stichwort drauf...
Eine Zeitlang habe ich auch viel mit den Pits (von Carmen Thomas- Vistem) gearbeitet, das sind Mini- Post its. Aber das war mir dann doch zu fummelig, die Dinger flogen überall rum, klebten an meinen Kleidern und das Geschriebene ist mir auch mit Brille zu winzig...
Auf schönes Ordnen!
Zamyat
dann kannst Du wohl auch nicht an einer Schreibwarenabteilung vorbeigehen ... Stifte machen so einen Unterschied, ob man gerne schreibt und wie schön die Handschrift aussieht (das ist auch immer eine tolle Sache in Korrespondenz und Akquise: handschriftlich ein Zusatz oder die Anrede handschriftlich in einer tollen Schrift und hübschem Stift. Macht Spaß und sind echte Hingucker.
Bei der Ablagemappe musste ich grinsen, weil ich Ablagemappen eher als "Papiergräber" kenne. Aber wie immer: Es ist nicht das Werkzeug, sondern der Nutzer. Ich finde die nämlich auch sehr praktisch und hab die als Angestellter sehr geliebt.
Ein schönes Wochenende
Gitte
*
@Dagmar: Gerne
1) Things (culturedcode.com): Meine digitale Aufgabenliste. Simpel und doch mächtig. Ein geniales Programm, allerdings nur für Mac (und das iPhone).
2) Evernote (evernote.com): Zum Verwalten von Notizen. Gibt's als Web-Anwendung, für PC oder Mac und für das Mobiltelefon (iPhone, Windows Mobile). Das Beste: Synchronisiert automatisch zwischen den Plattformen. Unterwegs sammle ich Notizen auf dem iPhone und kann sie später auf dem Mac weiter bearbeiten.
3) iPhone: Mein Lieblingstool: Meine Zentrale unterwegs für alle Kontakte, Termine, Notizen, E-Mails, Aufgabenliste und vieles mehr. Ach ja: Und auch mein Spielzeug für Zwischendurch.
...und dann doch noch etwas Analoges: Classei-Mappen (classei.de). Was ich auf Papier aufheben muss, ist hier abgelegt. Der Rest ist eingescannt und auf meinem Computer.
vielen Dank für den Tippmit doodle.de Ich habe es gleich mal ausprobiert - und es "fühlt" sich sehr gut an. Wie schön, wenn es die Lösung wäre, um unendliches Hin-und-Her-Gemaile wegen eines Termins vermeiden zu können! - Sie sehen, ich bin noch etwas skeptisch, lasse mich aber durchaus gerne von der Praktikabilität überzeugen durch meinen momentan laufenden Test.
Herzliche Grüße,
Julia Hayn
Einfach mal probieren ist das Beste. Ich habe sogar mit Nicht-IT-affinen Leuten gute Erfahrungen gemacht.
Ich bin gespannt auf das Ergebnis Ihres Testes!
Schönes Wochenende
-Heiko Veit
@Ivan Blatter
Evernote sieht mir für meine Bedürfnisse aber sehr vielversprechend aus. Danke für den tollen Tipp.
Mein größter Favorit in Sachen Organisastionswerkzeug sind seit fast 20 Jahren die DIN A 6 - Karten, die es in mehreren Farben, blanko, liniert und kariert gibt. Im Laufe der Jahre hat sich ein Ablagesystem bei mir entwickelt, bei dem ich die Farben bewusst nach bestimmten Bereichen einsetze. Während ich am Anfang Karteikästen benutzt habe, habe ich inzwischen aufgrund der Menge und auch wegen der Praktikabilität von USM ein Ablagesystem speziell für DIN A 6-Karten. Mit Metallreitern können größere Themengruppen voneinander getrennt werden und innerhalb dieser kann mit herkömmlichen Reitersystemen weiter untergruppiert werden. Das besonders praktische daran ist, dass diese Karten in alle Jackentaschen und auch Handtaschen passen. Selbst in meiner Bauchtasche beim walken habe ich stets welche dabei. Darauf notiere ich mit Geistesblitze unterwegs, mache Skizzen oder notiere mir To-Do's bezüglich einer bestimmten Sache.
Ich arbeite als Trainerin, Coach und Künstlerin und habe daher unterschiedliche Bereiche zu bearbeiten und auch themenmäßig handhaben.
Elektronisch habe ich mir ein Layout angelegt in DIN A 6 -Format, so dass ich auch vieles im PC auf diese Kartengröße bringe und dann auf die Karten ausdrucke. Dann passen auch diese in mein Ablagesystem und sind praktisch für unterwegs.
Bei Einsätzen in meinen Seminaren habe ich für jede Übung eine eigene Karte. Früher hatte ich meine Agenda auf DIN A 4-Seiten geschrieben - mit dem Nachteil, dass ich bei mehrtätigen Seminaren wenn ich die Reihenfolge spontan geändert habe, manchmal den Überlick verloren habe.
Seit einigen Jahren arbeite ich erfolgreich mit diesen bunten Karten und kann diese pro Tag sortieren und wenn sie behandelt sind, weglegen. Am Ende des Seminars habe ich dann ein Päckchen von diesen bunten Karten, aus dem klar erkennbar ist, in welcher Reihenfolge ich welche Themen behandelt habe.
Diese Karten können auch laminiert werden, so dass sie nachhaltig sauber bleiben. Das mache ich mit den Karten, die ich als Lernmaterial an meine Teilnehmer gebe. Alle Teilnehmer sind bislang von diesen praktischen Kärtchen - zum lernen für unterwegs - begeistert und ich bin übrigens von den kleinen Kärtchen auch begeistert.
Herzliche Grüße aus Frankfurt
und allen Beteiligten alles Gute
Claudia Steiger
mir hat der Umstieg von "Zettelwirtschaft" auf einen A4-Collegeblock (Schreibtisch) und A5 für unterwegs enorm viel gebracht. Ich schreibe alle Notizen, bei Telefonaten, beim Kunden oder Gedanken beim Arbeiten in loser Reihenfolge in die Ringbücher. Das hatte immerhin zur Folge, dass mir keine Infos mehr verloren gehen - mit vertretbarem Suchaufwand.
Zur Zeit teste ich Microsoft One Note - da kann man auch kurze Ausschnitte von Websites einfach reinkopieren. Es gibt auch eine Erweiterung für PDAs, für Notizen unterwegs. Allerdings finde ich es unterwegs eher mühsam, mit einem Stift auf dem PDA zu schreiben. Da ist mir mein College-Block echt lieber.
Ich teste einfach weiter!
VG Brita
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meistens danebenliegen
Da ich die von Dir schon beschriebenen Organisationsmittel ebenfalls stark nutze, füge ich einfach noch zwei andere Organisationsmittel an, die ich ebenfalls gern einsetze:
1. "Collegeblöcke" in DIN A4 und DIN A5.
Hier habe ich zu unterschiedlichen Themen und Anlässen verschiedene Spiralblöcke mit karrierten Blättern in variierenden Größen.
In diesen Blöcken notiere ich alles zu einem Themen- oder Besprechungskomplex. Es werden auch die oben genannten gelben Haftzettel in verschiedenen Größen hineingeklebt, wenn sich ein Gedanke erst noch entwickeln soll. Ebenfalls hefte oder klebe ich Zeitungsausschnitte oder andere Hinweise in Papierform in diese Hefte, wenn sie zu dem Hauptthema gehören.
Zumeist nutze ich DIN A4 Blöcke, da ich die dann vom Format her passend in einem Ordner ablegen kann, wenn eine vorübergehende Archivierung Sinn macht oder die Inhalte für eine umfangreichere Materialsammlung genutzt werden sollen.
Das gute bei diesen seitlich spiralgebundenen Blöcken ist, daß ich eine gedankliche Chronologie habe (oben rechts notiere ich das jeweilige Datum) und alle Seiten jeweils ganz nach hinten umklappen kann. Zudem bilden diese Blöcke eine relativ stabile Schreibunterlage, wenn Tische gerade mal wieder unmodern oder einfach nicht vorhanden sind...
(Anmerkung: Da ich aber bei den letztgenannten Anlässen zumeist auch ein Klemmbrett in der mitgeführten Tasche habe, "...sind Stuhlkreise schon ganz okay, du.")
2. Mein kleines "Moleskine"(R)-Buch
Dieses 14 cm x 9 cm große und 192 karrierte Seite starke Taschen-Notizbuch mit festem Einband und Gummizugband drumherum trage ich eigentlich immer bei mir.
Kommt mir eine Idee in den Sinn, sehe ich etwas Notierenswertes oder will ich unterwegs ein paar gedankliche Zusammenhänge festhalten, zücke ich diese Buch, um dies zu notieren.
Aus vielen kurz notierten Gedankensplittern wurden auf diese Weise schon später neue oder verbessernde Ideen geboren.
Herzliche Grüße
Norbert