Unbemerkter Ballast

Produktivität

Unbemerkter Ballast

Gitte Härter •

16.12.2008 • email

Ich bin noch ganz geschockt: Eben habe ich im Rahmen meiner Jahresendaufräumerei gedacht: „Ach, machste doch mal die Fleißarbeit und gehst Deine E-Mail-Ordner durch.“ Bei der Gelegenheit, so dachte ich, kann ich ja mal ein paar olle Mails löschen. Aaaaah, ich habe gerade locker über 1000 E-Mails gelöscht!
Nicht, dass Sie jetzt glauben, ich sei ein Horter, der eben alles aufhebt. Dem ist nicht so. Und wenn Sie, wie ich, fast nur übers Internet arbeiten, dann lauern auch in Ihren fein strukturierten Mailordnern ganz viele Mails, die Sie im Leben nicht mehr brauchen.

Papier-Altlasten - getarnt als Ordnung

Na? Wenn Sie sich so in Ihrem Büro umsehen: Haben Sie da ein Regal mit fein säuberlich beschrifteten Ordnern oder ein Hängemappensystem? Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass sich IN dieser schön aussehenden Ordnung lauter Papierschmarrn befindet.

Vor einigen Jahren habe ich jedes Teil in meiner Wohnung mal in die Hand genommen und radikal entschieden, es wegzuwerfen, zu verschenken, zu verscherbeln oder zu behalten. Der meiste Ballast fand sich zu meiner großen Überraschung in einem kleinen Regal ... Sie ahnen es: in den Ordnern. Das waren Kundenordner der letzten Jahre oder private Sachen oder Behördenzeug. Aber keineswegs Dinge, die man aufgrund irgendwelcher Verjährungsfristen noch aufheben müsste oder „es vielleicht doch nochmal braucht“. Ich habe säckeweise Papiermüll aus einigen harmlos aussehenden Ordnern rausgeholt!

Wenn Sie also ebenfalls am Jahresende klar Schiff machen, dann vergessen Sie nicht die Dokumente, die hübsch versortiert sind.

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Anmerkungen & Kommentare

Von: Monika Lanwer am 17.12.2008

Die Seele jeder Ordnung ist ein großer Papierkorb.
Kurt Tucholsky (1890 - 1935)

Es stimmt immer noch

Von: David Gerlach am 17.12.2008

Hallo Gitte,
danke für den Beitrag - das Problem kenne ich.

Das Feine ist zwar, dass durch das Ansammeln von E-Mails in (Unter-(Unter-))Ordnern von Outlook nicht wie auf dem Schreibtisch ein immer größerer Berg entsteht, sondern dass alles schön auf der schnuckeligen Festplatte ist - aber wenn man dann die wirklich wichtigen Sachen sucht, kämpft man sich (genauso wie im Papierstapel) durch mehrere virtuelle Blattsammlungen.
Gott-sei-Dank ist die Outlook-Suchfunktion nicht mehr so lahm wie früher, trotzdem hilft regelmäßiges Entrümpeln wirklich.
Und die wirklich *wichtigen* E-Mails, kommen pro Projektordner in den Unterordner "Wichtiges!!!" - so viel Sortierung muss sein.

Viele Grüße
David

Von: Zamyat M. Klein am 17.12.2008

Ha, mein Entrümpelungs- Lieblingsthema.
Habe ja auch vor nicht allzulanger Zeit wirklich einen riesigen Berg voller Papier entrümpelt. Aber ich bin längst nicht fertig - der Fußbruch unterbrach leider meine Großaktion in Keller und Dachkammer.

Mit den E-Mails habe ich jetzt zum Glück eine andere geniale Lösung. Seit ich ein Kontaktmanagement- System habe einrichten lassen, ist mein E-Mail Eingang und Ausgang sehr übersichtlich

. Denn die wichtigen Mails kommen in diese Adressverwaltung - und sind bei Outlook weg. Wunderbar!

Allerdings erinnerst du mich nun daran, dass ich die alten Outlook-Ordner daraufhin auch weiter durchwühlen - und dann löschen sollte.

Es hört also nie auf

.

Fröhliches Räumen
Zamyat

Von: Norbert Jothann am 17.12.2008

Ich habe mir für die mehr oder weniger fröhliche Jahresend-Ausmiste-Aktion die Zeit „Zwischen den Jahren“, also zwischen dem ersten Weihnachtstag und Neujahr, vorgenommen. Bin schon gespannt, was dieses Jahr so alles nicht mehr gebraucht und aus meinem Lebensraum entfernt wird.

Vorweihnachtliche Grüße
Norbert

Erläuterung:
Zeit zwischen den Jahren

Von: Gitte Härter am 18.12.2008

Guten Morgen zusammen!

*

Liebe Frau Lanwer,
das ist ja ein ganz wunderbares Zitat! Tucholsky war damals noch von E-Mail verschont

*

Hallo David,
je genau die vor allen Dingen immer größerer werdenden Festplatten. Vor ein paar Jahren musste man noch regelmäßig irgendwo dringend Platz machen und ist auch virtuell eher ans Entrümpeln gegangen - aber mittlerweile sind das ja unendliche Weiten. Wie ein Kellerraumm mit Hunderten von qm ... muss man sich mal bildlich vorstellen!

*

Genau, Zamyat: die Outlook-Ordner dann regelmäßig mal durchschauen. Genau so ist das nämlich bei mir auch gewesen. Postein- und -ausgang sind ständig im Fluss und gewartet und gelöscht und alles gut, aber diese fein säuberlichen Wegordner-und-später-mal-nachschau-Ordner waren voller altem Zeug.

Viel Spaß beim Entrümpeln.

*

... und den wünsche ich auch Dir, Norbert. Es macht schon Spaß. Ich bin ja auch mittendrin - jede Minute könnte der Sperrmüll klingeln. Das ist ja auch so ein toller Service: Man bestellt Sperrmüll und dann kommt ein Pulk netter Männer in den vierten Stock gestapft und trägt schwere Sachen raus und weg ... kann ich nur empfehlen!

Wenn schon, denn schon ...

*

Einen schönen Tag allerseits
Gitte

Von: Heike Thormann am 22.12.2008

Hallo Gitte,

<< dann lauern auch in Ihren fein strukturierten Mailordnern ganz viele Mails, die Sie im Leben nicht mehr brauchen. >>

kleiner Tipp: Am besten immer sofort löschen. *schmunzel*

Nein, im Ernst, das geht gut. Was man eh nicht beantworten / lesen will / muss, kommt sofort weg. Was sofort beantwortet werden kann, wird sofort beantwortet. Der Rest binnen (meist) 24 Stunden. Nur sehr wenige Dinge kommen ins Archiv. Und dann wird gelöscht.

Software oder Web-Angebote mit viel Speicherplatz für noch mehr Mails brauche ich jedenfalls nicht. Ich liebe es, wenn alles schön übersichtlich und leer ist.

LG Heike

Von: Gitte Härter am 22.12.2008

Hallo Heike,

ja: gleich löschen ist natürlich immer das Beste!

Ich habe Ordner für meine Bücher, für die Pressekontakte und natürlich für meine Kunden. Und da sammelt sich nach und nach ganz schön was an und dann ist es wie mit Papierablage: Wenn man nicht IN den Ordnern regelmäßig schaut, was weg kann, dann läppert sich's.

Das mit dem vielen Speicherplatz ist wirklich eine Falle. Früher wurde der Computer lahm oder das Installieren eines neuen Programms ging erst nach einer Löschaktion, weil die Festplatte am Ende war

Das waren noch Zeiten DAMALS. Hihi.

Viele Grüße
Gitte

Von: Brita Dose am 30.01.2009

Hallo Gitte,
auch ich kenne das Problem mit der Sammelwut bei E-Mails. Die Festplatte ist ja so geduldig.
Aber bei der Löschaktion bitte immer daran Denken: seit dem 01.01.2007 gelten alle geschäftlichen E-Mails als "Geschäftsbriefe" und als solche müssen sie 6 Jahre aufbewahrt werden.
Da hilft die Auto-Archiv-Funktion von Outlook, kontrolliert eingesetzt. Alles was älter als z.B. 6 Monate ist, wandert ins Archiv, dort wird automatisch die gleiche Ordner-Struktur angelegt wie im Posteingang, so dass man alles gut wieder findet. Den Archiv-Ordner kann man sich in der Outlook-Ordner-Liste anzeigen lassen, so dass das "Wiederfinden" auch ganz einfach ist.
VG
Brita

Von: Gitte Härter am 31.01.2009

Hallo Brita,

danke für den Hinweis mit der Aufbewahrungsfrist!

Ich habe - wie hoffentlich alle Mitleser auch - meine regelmäßigen Sicherungskopien, so dass sich Altes dann zur Not wiederbeschaffen lässt, aber mit der Auto-Archiv-Funktion ist der Zugriff dann offenbar wirklich sehr viel leichter - die hab ich bislang noch nicht genutzt. Danke für den Tipp.

Ein schönes Wochenende
Gitte