Strukturierter und lockerer arbeiten: Gehen Sie bewusst von einer Aufgabe zur nächsten

Produktivität

Strukturierter und lockerer arbeiten: Gehen Sie bewusst von einer Aufgabe zur nächsten

Christine Öttl •

08.09.2008 • email

Vielleicht kennen Sie das auch: die Tendenz, jede Aufgabe nur als Vorstufe zur nächsten zu sehen, in Gedanken immer schon bei dem zu sein, was es noch zu erledigen gilt, und so von einer Tätigkeit zur nächsten zu hetzen – ganz besonders dann, wenn wirklich viel zu tun ist und man sich unter Druck fühlt.

Aus eigener (schmerzhafter) Erfahrung weiß ich, wie ermüdend, demotivierend und frustrierend diese innere Einstellung und Arbeitsweise auf die Dauer sein können. Aber ich weiß auch, dass es dazu gute Alternativen gibt und man sich selbst helfen kann, um dem sprichwörtlichen Hamsterrad zu entrinnen.

Was sich bei mir sehr gut bewährt, ist das: Ich halte zwischen den einzelnen Tätigkeiten kurz inne, um die Übergänge ganz bewusst wahrzunehmen und zu erleben, anstatt einfach nahtlos weiterzumachen und mich achtlos und Hals über Kopf in das Nächste zu stürzen.

Ich weiß, ich weiß: Der erste Gedanke, der den meisten dabei durch den Kopf schießt, ist: „Also dafür habe ich keine Zeit. Diesen Luxus kann ich mir einfach nicht leisten!“ Ich habe lange Zeit genauso gedacht und kann das deshalb sehr gut nachvollziehen. Doch aus eigener positiver Erfahrung möchte ich Sie von Herzen dazu animieren, sich durch das „Zeit-Argument“ nicht davon abhalten zu lassen, mal was anderes auszuprobieren.

Gerade wenn Sie unter starkem Druck stehen, sehr viel zu tun haben und für längere Zeit keine richtige Pause einlegen können, ist es umso wichtiger, nicht einfach zu „funktionieren“. Wenn Sie Ihren Energiepegel und Ihre Motivation hoch halten möchten, können Sie sich sehr gut selbst helfen, indem Sie sich nicht gewohnheitsmäßig von einer Tätigkeit zur nächsten hetzen, sondern die einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten gezielt als Taktgeber für sich nutzen.

Schließen Sie jede einzelne Tätigkeit bewusst ab

Sie können:

nach Erledigung einer Aufgabe ganz kurz innehalten, ein paarmal tief durchatmen und diese Sache innerlich abschließen,
einen hilfreichen und animierenden inneren Dialog mit sich führen
(zum Beispiel „Jetzt habe ich das erledigt und wieder etwas geschafft. Super!“),
die erledigte Aufgabe abhaken – und zwar ganz bewusst, nicht rein mechanisch.
Machen Sie sich wirklich klar, dass Sie etwas geschafft haben und einen Schritt weitergekommen sind. Haken Sie mental oder auf dem Papier ab, wenn Sie eine Aufgabe – und sei sie auch noch so klein – erledigt haben. Zum Beispiel: einen Stapel Unterlagen einsortiert, xy Kontierungen gemacht, fünf Seiten fertig geschrieben und so weiter. Genießen Sie diese kurze Pause und Ihren kleinen Erfolg und machen Sie erst dann weiter.

Beginnen Sie die nächste Tätigkeit ganz bewusst

Sie können:

sich innerlich auf die nächste Aufgabe einstimmen und sich dieser ganz bewusst zuwenden. Um den Übergang intensiver zu erleben, können Sie beispielsweise zwei- oder dreimal tief durchatmen und Ihre Sitzposition verändern, aufstehen und ein paar Schritte am Platz machen oder die Hände und Schultern auslockern.
positiv mit sich selbst sprechen – in Gedanken oder auch laut, wenn das geht (zum Beispiel „Und jetzt kommt der nächste Vorgang an die Reihe! Mal sehen, was da drinsteht.“).

Auch wenn Sie mit Menschen zu tun haben – sei es persönlich oder am Telefon – ist es sehr hilfreich, nach jedem Gespräch eine kleine innere Pause einzulegen. Und sich dann bewusst dem neuen Gegenüber (Kunden, Patienten, Kollegen und so weiter) zuzuwenden. Stürzen Sie sich nicht gleich auf das Telefon, wenn es klingelt, und greifen Sie nicht mechanisch zum Hörer. Sondern atmen Sie einmal tief durch, stimmen Sie sich auf das Gespräch ein und nehmen Sie erst dann ab. Das dauert nicht länger als zwei bis drei Klingeltöne!

Ich kann Ihnen wirklich empfehlen, einen solchen Rhythmus in Ihr Schaffen zu bringen, weil sich das sehr positiv auswirkt:

Sie bringen so eine klare Struktur in Ihren Arbeitstag.
Sie erleben mehr Abwechslung, was einfach motivierender ist.
Sie kommen zwischendurch immer mal kurz zur Ruhe und können sich so besser regenerieren.
Sie fühlen sich lockerer und lebendiger und senken die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich verkrampfen und verbissen arbeiten.
Sie erleben das Gefühl von Kontrolle und Selbstbestimmtheit.

Probieren Sie es doch mal eine Zeit lang aus!

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Anmerkungen & Kommentare

Von: Maria Manitta am 14.09.2008

Hallo Frau Öttl,

das kenne ich auch gut. Früher habe ich mich vor lauter "Stress" und "viel zu tun haben" verzettelt. So dass, ich andern am hetzen, arbeiten und rennen war. Alles musste perfekt sein. Aber eigentlich hatte ich den Blick fürs Wesentliche schon lange verloren.

Irgendwann habe ich mit Pilates begonnen. Meine dortige Trainerin, Renate, eine tolle Frau übrigens, hat mich dann auf den Gedanken gebracht, einfach mal einen Schritt zurück zu treten. Zuerst richtig körperlich, später dann bildlich. Das äussert sich heute oftmals so, dass ich mich in meinem Bürostuhl zurücklehne und erst mal meinen Schreibtisch betrachte und Ordnung schaffe, das gilt auch für den PC, und meine Mails. Denn... wer sagt denn, dass ich in der Früh als erstes meine Emails abfragen muss? KEINER! Und genau das ist der springende Punkt.

Heute mache ich mir oftmals To-Do-Listen für den Tag, die ich abhaken kann. Wenn ich eilige Dinge zu machen habe, dann bitte ich jemanden, mein Telefon abzunehmen und ich mache meine Mailbox eben nicht auf.

Wenn ich dann merke, dass ich vor lauter Hamsterrad in Hektik gerate, dann verlasse ich das Büro und gehe zu befreundeten Kollegen und bitte drum, dass sie mir was nettes erzählen. Das hat den Abstandseffekt. Oder ich gehe einfach auf auf die Toilette, setze mich auf den geschlossenen Deckel und mache autogenes Training oder Focusing. Auch das schafft Abstand. Und das wichtigste für mich ist ein leerer Schreibtisch.

Nichts stresst mehr, als ein sich biegender Schreibtisch und jegliche Art von Unordnung. Ich habe die Kollegen nie verstanden, die nur im Chaos richtig arbeiten können - aber ich denke, hier sind die Gemüter einfach verschieden. Aber bei diesen Menschen habe ich bemerkt, dass das in der Hauptsache tatsächlich oftmals hektische und gehetze Leute sind, die nie Zeit haben. Irre, nicht?

Seit ich meine Gewohnheiten so umgestellt habe, geht es mir sehr viel besser. Meine Energiepegel ist konstanter, meine Konzentration auch.

Heute höre ich von sehr vielen Leuten, dass sie sich wundern, wie ich mein Riesenpensum, sei es privat oder beruflich schaffe. Es ist sogar so, dass ich oft nicht mal mehr meinen Tagesablauf oder meine Wochentätigkeiten erzähle, weil es so viel ist, dass es für viele Menschen unbegreiflich ist.

Aber ich habe durch diese Methode tatsächlich auch gelernt, mir Ruheinseln zu schaffen. Es gelingt mir natürlich nicht immer, aber doch ziemlich sehr oft.

Viele Grüße
Maria Manitta

Von: Christine Öttl am 15.09.2008

Hallo Frau Manitta,

herzlichen Dank für Ihre Nachricht und die vielen Anregungen.

Ja, das kann ich mir gut vorstellen, dass Sie mit dieser Art zu arbeiten sehr viel voranbringen und schaffen. Außerdem klingt es für mich nach einem sehr lebendigen und reichen Alltag, kombiniert mit innerer Ruhe und Balance, das finde ich super!

Viele Grüße und alles Beste

Christine Öttl

Von: veritas68 am 05.05.2009

Rastlos vorwärts mußt du streben
Nie ermüdet stille stehn
Willst du die Vollendung sehn
Mußt ins Breite dich entfalten
Soll sich dir die Welt gestalten
In die Tiefe muß du steigen
Soll sich dir das Wesen zeigen

Nur Beharrung führt zum Ziel
Nur die Fülle führt zur Klarheit
Und im Abgrund wohnt die Wahrheit