Sind E-Mails eine Pest?

Internet

Sind E-Mails eine Pest?

Ralf Senftleben •

18.09.2008 • email

Fragen Sie sich auch manchmal, wie die Leute früher ohne bestimmte Dinge ausgekommen sind? Ohne Kühlschränke, ohne Fernseher, ohne Telefon, ohne Handys und ohne E-Mail?

Gerade ohne E-Mail? für mich als Internetunternehmer ist das nur schwer vorstellbar. Wobei ich E-Mails auch manchmal wie eine Plage empfinde. Gerade in großen Unternehmen sind die Mitarbeiter teilweise 2-3 Stunden pro Tag damit beschäftigt, ihre E-Mails zu bearbeiten. Ich frage mich, wann die Leute da eigentlich arbeiten

E-Mails sind sicherlich sehr praktisch, aber sie können auch unsere Produktivität stark einschränken. Denn ich wage mal zu behaupten, dass 95% der Arbeit, die wir mit E-Mails haben, nicht direkt in Umsatz, besseren Kundennutzen, Arbeitsersparnis oder anderen wünschenswerten Dingen münden.

Wenn wir nicht aufpassen, können E-Mails unsere Schaffenskraft massiv torpedieren, deswegen habe ich hier einige Ideen für Sie, wie man trotz E-Mails produktiv bleiben kann.

(1) Niemals, niemals, niemals E-Mails als Erstes am Tag bearbeiten

Die ersten Stunden des Tages sind meistens unsere produktivsten. Unser Geist ist noch frisch und das ist genau die richtige Zeit, um an den Dingen zu arbeiten, die Ihr Business wirklich voranbringen.

Aber viele Leute verbringen die ersten Stunden des Tages damit E-Mails zu bearbeiten. Und dann sind sie so erschöpft, dass die wichtigen Aufgaben auf später verschoben werden.

Deswegen: Lassen Sie das E-Mail-Programm am Morgen zu und arbeiten Sie zuerst an Dingen, die heute oder in naher Zukunft Profit reinbringen.

Ich weiß, es ist kniffelig, das E-Mail-Programm zuzulassen. Wer es mal versucht hat, erlebt wie süchtig wir mittlerweile nach E-Mails sind. Wir Menschen jiepern nach Neuigkeiten und wollen wissen, was los ist. Aber seien wir ehrlich: Welche Neuigkeit kann nicht noch 2 Stunden warten.

Versuchen Sie es einmal, das E-Mail-Programm in den ersten 2 Stunden Ihres Arbeitstags zuzulassen. Ich persönlich habe ein bisschen gebraucht, bis ich es hinbekommen habe. Betrachten Sie es als Schulung Ihrer Willensstärke

Und Sie können ihren Kunden auch sagen, dass Sie sie bei wirklich wichtigen und zeitkritischen Dingen lieber anrufen sollen, weil Sie Ihre E-Mails nicht sofort am Morgen lesen. Man darf seine Kunden auch ruhig erziehen

(2) Checken Sie E-Mails nur 2-3 mal pro Tag

In unserer hektischen Zeit gibt es genug Unterbrechungen, die uns von der wirklich wichtigen Arbeit abhalten. Z. B. Kollegen, die auf ein Schwätzchen ins Büro kommen, die Kinder (wenn wir von zuhause arbeiten) oder unerwünschte Werbeanrufe. Da müssen wir uns auch nicht selbst zusätzlich unterbrechen und von der Arbeit ablenken. Und Unterbrechungen - egal ob von außen oder von innen - sind tödlich, wenn Sie konzentriert arbeiten wollen. Deswegen nutzen Sie E-Mails nicht als kleine Unterbrechung oder als Pause.

Definieren Sie sich lieber 2-3 feste Zeitblöcke am Tag und arbeiten Sie dann konzentriert Ihre E-Mails ab. Zwischenzeitlich machen Sie Ihr E-Mail-Programm am besten zu. Und schalten Sie bloß alle Arten von Benachrichtigungen ab, wenn neue Nachrichten da sind.

(3) Machen Sie die Inbox leer

Sorgen Sie dafür, dass Sie am Ende eines dieser Zeitblöcke, in denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten, immer eine leere Inbox (Posteingang) haben. Ich habe Leute kennengelernt, die hatten mehr als 1000 Nachrichten in ihrer Inbox. Und da hat man natürlich keinerlei Überblick, muss immer Angst haben, etwas zu vergessen und diese Nachrichtenflut erzeugt ständig latenten Stress. Machen Sie also Ihre Inbox grundsätzlich leer.

Dazu arbeiten Sie sie alle E-Mails weg, indem Sie sie einfach gleich beantworten oder indem Sie sie in einen anderen Ordner im E-Mail-Programm schieben. Ich habe z. B. die folgenden Ordner angelegt:

Morgen antworten (wenn ich`s heute nicht mehr schaffe, zu antworten)
Bearbeiten (wenn ich nicht antworten muss oder schon geantwortet habe, aber die Informationen aus der E-Mail noch brauche, um etwas damit zu tun)
Gelegentlich antworten (für E-Mails, die ich nicht sofort beantworten brauche oder will)
Aufheben (Dinge, die ich aufheben will)
Später lesen (Für Newsletter oder andere E-Mails, die ich später mal lesen will - also nie )

Die Herausforderung ist natürlich, dass der "Morgen antworten"-Ordner nicht auf mehr als 10 Nachrichten anwächst Dazu können Sie es sich angewöhnen, auf Nachrichten, deren Beantwortung nicht mehr als 2-3 Minuten dauert, sofort zu reagieren.

Ich hoffe, die Tipps helfen Ihnen, mit der E-Mail-Informationsflut besser umzugehen.

Sie können diesen Beitrag kommentieren oder ihn an einen Freund oder Bekannten email weiterempfehlen oder Ich lese: Sind E-Mails eine Pest?Twitter den Beitrag.

Anmerkungen & Kommentare

Von: Uwe Püschmann am 19.09.2008

gefällt mir. Ich habe auch eine Masse e-mails im Container... und weis nicht wie ich das suber halten kann. Der Tip gefällt mir und ich werde das ganze jetzt sofort umsetzen. Danke

Von: Norbert am 20.09.2008

Hallo, Ralf!

Nein, nein, genau genommen sind E-Mails keine "Pest". Das trifft vielleicht auf SPAMs zu, aber nicht auf normale Mails.

Mails sind der moderne Kontakt nach außen und in alle Welt. Das ist die Realität von heute.

Ich habe für meinen Mail-Eingang eine ähnliche Einteilung wie Du sie für Dich beschrieben hast. Bei der Gliederung habe ich mich einfach an meinen Eingangskörben aus Kunststoff neben meinem Schreibtisch orientiert. Hier gibt es auch "Eingang", "Heute", "Morgen", "Später lesen", "Später bearbeiten". Es gibt dann noch den Ordner "Weiß-noch-nicht-wohin-Sammler", den ich in regelmäßigen Abständen durchschaue.

Mein Posteingangsordner ist somit vorwiegend leer. Dadurch behalte ich den Überblick.

Ein ganz wichtiger Ordner ist der mit dem Mülleimersymbol.
"Leitzordner 'P' ", wie dieser in meiner Zeit beim Bund damals genannt wurde. Wobei "P" für "Papiermüll" stand.

Mein E-Mail-Programm nur zu bestimmten Zeiten zu öffnen, fällt mir nicht so wirklich leicht, da ich dort auch meine elektronischen Erinnerungen und meine elektronische Aufgabenliste verwalte.

Allerdings: Wenn ich konzentriert an einem Thema arbeite oder mich in den morgendlichen 60 bis 90 Minuten mit Fragen und Gedanken zu meinem Unternehmen beschäftige, bleibt das E-Mail-Programm geschlossen.

Von: BodoHL am 20.09.2008

Vielen Dank für die Tipps bezüglich der Emails. Als problematisch sehe ich die Spam- Schwemme an. Immer mehr Werbe- Mails und Blödsinniges im Postfach. Ohne Email- Verkehr gehts heute wirklich nicht mehr.

Von: Norbert am 21.09.2008

Guten Morgen, Ralf!

Habe gerade gesehen, daß im Hamburger Abendblatt ein interessanter Artikel mit der Überschrift "Und täglich grüßt die E-Mail-Flut - Leistungsbremse: Elektronische Post verhindert konzentriertes Arbeiten" erschienen ist, der Deinen Beitrag - aus meiner Sicht - wunderbar ergänzt:

Link zum Abendblatt-Artikel vom 20.09.2008

Ich wünsche Dir einen angenehmen Sonntag.

Herzliche Grüße
Norbert

Von: Maria Manitta am 21.09.2008

Hallo, ich habe es auch lernen müssen, als ich über ein Jahr ein Riesenbereich alleine bearbeiten musste. E-Mails zu gewichten gehört zum Thema Zeitmanagement.

Da ich ein sehr neugieriger Mensch bin, bin ich früher regelmässig in die "Mail-Schauen-weil-Meldung-aufgepoppt-Falle" gelaufen.

Dann habe ich mir als erstes angewöhnt, keine Mailbox offen zu haben, bevor ich nicht die wirklich wichtigen To Dos erledigt hatte, dann habe ich auch, wie oben geraten, die Benachrichtigungen so eingestellt, dass nur unten ein kleiner Umschlag kommt, so dass sich die "Mail-Ist-Da-Meldung" nicht durch sämtliche
Programme durchdrücken kann.

Was ich noch zusätzlich gemacht habe, ist die Taskleiste, die unten am Computer ist, die die offenen Programme anzeigt, variabel eingestellt, d. h. sie erschein nur, wenn ich die Maus drauf habe, sonst nicht. Damit stören mich auch keine eingehenden Emails, wenn ich das Programm noch offen habe, ich aber an etwas anderes arbeite.

Genauso die Geschichte mit Eingang sauber halten.

Es ist ja auch so, dass ein enormer psychischer Druck entsteht, wenn viele Emails im Eingang sind. So was wie: huuuuuuuuh, habe ich viel Arbeit, wie kriege ich das nur bewältigt. Das ist so, als ob der Schreibtisch über und über mit Papier gefüllt wäre. Das stört unwahrscheinlich die Konzentration und den Atemfluss. Oder anders ausgedrückt, es stressed enorm, weil es mir eine Unfähigkeit impliziert, die gar nicht vorhanden ist.

Heute handhabe ich es so, dass meine Mailbox genauso sauber ist, wie mein Schreibtisch.

Im Eingang sind nur noch Sachen, die zu bearbeiten sind, Sachen zum Lesen oder Ablegen oder so, lege ich auch sofort ab bzw. in die sogenannte "zu Lesen" Mappe für später.

Und auf dem Schreibtisch habe ich auch nur den Vorgang, den ich aktuell bearbeite.

Ich habe dadurch nicht weniger Arbeit, aber sie ist strukturierter, in kleinere Portionen eingeteilt und damit überschaubar und auch erfüllbar. Der Unfähigkeits-oder Überforderungsstress fällt damit weg.

Eine sehr große Erleichterung, wie ich finde.

Viele Grüße
Maria Manitta

Von: Ralf Senftleben am 22.09.2008

Hallo an Sie/Euch alle und danke für Eure Gedanken zu den E-Mail-Tipps.

Norbert, danke für den Abendblatt-Artikel. Genau das meinte ich.

Ja, mit E-Mails ist das, wie mit einem Messer. Wenn man weiß, wie man damit umgeht, verletzt man sich oder andere nicht damit. Oder wie mit Meetings. Wenn man ein Meeting richtig anpackt (Mit Agenda, straffer Organisation, etc.), sind sie nützlich. Aber wie viele Meetings sind denn in der Wirklichkeit straff organisiert und nützlich? So ist das mit E-Mails auch

Oder es ist so, wie mit Rotwein. Ein Glas ist gut für die Gesundheit und nach 10 Gläsern ...

Und Spam ist in meinen Augen das geringste Problem, dazu gibts ja mittlerweile wirklich gute Filter, so dass Spam mich heutzutage vielleicht noch 1-2 Minuten pro Tag kostet, um falsch als Spam erkannte E-Mails zu finden.

@Marita, ich gratuliere Ihnen zu Ihrer Mail-Diszipin und das schöne Beispiel. So ähnlich mache ich es auch.

Schöne Grüße,
Ralf

Von: Marius Furche am 23.09.2008

Und nochmal Danke für diese Tipps. Und jetzt muss der Computer erstmal aus!!!