Sie bekommen Ihr Geld nicht?

Finanzielles

Sie bekommen Ihr Geld nicht?

Gitte Härter •

21.11.2011 • email

Gerade Einzelunternehmer können es sich meist nicht leisten, auf die Bezahlung ihrer Leistung zu warten: Das Unternehmen ist klein, die Kapazitäten sind beschränkt - und die wenigsten, gerade am Beginn der Selbständigkeit - haben ein dickes Bankkonto, das über schlechte Zahlungsmoral locker hinweg hilft.

In meinen Selbstständigen-Coachings kamen immer wieder dieselben Fehler zum Vorschein:

die Rechnungen werden zu spät gestellt
das Fälligkeitsdatum wird großzügig angesetzt, wofür es keinen Grund gibt
es wird nicht oder erst sehr spät gemahnt
es werden unnötig viele Mahnungen verschickt
es wird Ausflüchten geglaubt

“Ich komme nicht dazu, den Bürokram zu erledigen.”

Gerade EinzelkämpferInnen haben dieses Problem: Wenn die Auftragslage gut ist, setzen sie ihr ganzes Engagement in das laufende Projekt, um den Kunden zufriedenzustellen. Die ungeliebte Büroarbeit wird oft vernachlässigt.

Abgesehen davon, dass Sie Ihr Geld sowieso erst bekommen, wenn Ihr Kunde eine Rechnung vorliegen hat, sollten Sie sich schleunigst angewöhnen, Ihre Rechnungen grundsätzlich regelmäßig zu stellen. Wenn Sie selbst tatsächlich ein Zeitproblem haben, rechnen Sie sich aus, ob es sich nicht vielleicht lohnt, für die Büroarbeit eine Aushilfe einzustellen. Die Personalkosten werden aufgewogen durch eine bessere Liquidität und ein wachsendes Bankkonto, was einen deutlichen Zuwachs an Lebensqualität bedeutet.

Achten Sie außerdem darauf, bei größeren Projekten Teilzahlungen zu vereinbaren: Stimmen Sie mit Ihrem Kunden ab, dass und wie Sie das Projekt in einzelnen Etappen abrechnen.

Das hat zwei Vorteile: Erstens arbeiten Sie nicht monatelang, ohne Geld überwiesen zu bekommen. Und zweitens brauchen Sie nicht zu fürchten, am Ende der Dumme zu sein, falls Ihr Kunde zahlungsunfähig werden sollte. Erst kürzlich hat mir wieder einer Freiberuflerin erzählt, dass sie sieben Monate fast ausschließlich für einen Kunden gearbeitet, nur um am Ende zu erfahren, dass er nicht zahlen konnte.

” ... fällig innerhalb von 30 Tagen”

Gewöhnen Sie sich an, Ihre Rechnungen sofort fällig zu machen. Sie haben Ihren Teil des Deals erledigt: Also haben Sie jetzt Anspruch auf Ihr Geld.
Eine Fälligkeit irgendwann in der Zukunft ist vollkommen unnötig. Denken Sie immer dran: Sie sind kein Riesenunternehmen! Viele Kleine verkraften Fälligkeitsspielräume zwischen vierzehn Tagen und vier Wochen (oder gar länger) nicht einfach so.

Wer ständig ängstlich auf seine Kontoauszüge starrt, verliert Energie, die er viel sinnvoller investieren sollte, nämlich in seine Arbeitsleistung und -qualität.
Ihre Rechnung ist sofort fällig. In der Regel ohne Abzug. Auch das sollten Sie auf der Rechnung erwähnen.

Tipp: Geben Sie statt eines “innerhalb von xx Tagen” ein konkretes Datum an.

“Ich mahne so ungern!”

Die Angst vor der Mahnung ist ein Problem, das viele Selbstständige haben. Die Spanne der unguten Gefühle reicht von “über Geld spricht man nicht” bis hin zu “der Kunde könnte böse werden”.

Bitte seien Sie realistisch: Mittlerweile ist es leider so gut wie üblich, dass viele Firmen prinzipiell erst nach der ersten oder gar zweiten Mahnung bezahlen. Sowohl im Business-to-Business, als auch im Geschäft mit Privatkunden. Leben ist teuer geworden. Geld ist überall knapp. Da werden dann eben zuerst die Rechnungen bezahlt, die lebenswichtig sind (Miete, Strom, ...) und gleich danach die von den Unternehmen, die sich aktiv um ihre Zahlungseingänge kümmern. Wer stumm wartet und hofft, kann lange warten und hoffen.

Drehen Sie den Spieß auch mal um: Überlegen Sie sich, wie so jemand mit seinen eigenen Rechnungen und der Zahlungsmoral anderer umgeht.

Wie steht es mit Ihnen: Waren Sie jemals mit jemandem böse, der Sie mahnte, weil SIE eine Rechnung nicht bezahlt hatten, obwohl sie fällig war?

Natürlich nicht!
Also keine falsche Scheu vor Mahnungen.

Schicken Sie nach einer angemessenen Zeit die Erinnerung hinterher. Um unsinniger Bürokratie à la “Ich habe die Rechnung nicht bekommen - schicken Sie mir bitte eine Kopie” vorzubeugen, schicken Sie als Erinnerung doch gleich eine Kopie der Rechnung mit einem Stempel oder Aufdruck “Erinnerung/1. Mahnung”.

“9. Mahnung” und anderer Unsinn

Ich kenne ein Unternehmen, das neun Mahnungen rausschickt. Wenn es nicht so tragisch wäre, könnte ich mich darüber kaputtlachen. Was soll das denn?

Denken Sie auch an Ihre Arbeitszeit und die damit verbundenen Kosten. Für Material, Porto, Ihre Zeit!

Tipp: Schicken Sie eine Erinnerung (erste Mahnung). Wenn diese nicht bezahlt wird, rufen Sie persönlich bei Ihrem Kunden an oder gehen Sie dort vorbei! Haben Sie bitte keine Angst davor: Ihr Kunde ist nicht böse. Im Gegenteil: Es wird im unangenehm sein, dass er noch nicht bezahlt hat. Außerdem haben Sie eine weitere Gelegenheit, persönlich mit Ihrem Kunden in Kontakt zu treten. Und das ist immer vorteilhaft. Weil Sie so auch nach Abschluss des Auftrages weiterhin präsent sind.

Bei Mahnungen ist es sehr wichtig, dass Sie sie möglichst persönlich formulieren. Distanzierte Businessfloskeln führen dazu, dass man denkt, die Mahnung ist ein Serienbrief. Wenn Ihr Auftraggeber jedoch sieht, dass er persönlich gemeint ist, wird er sich anders verhalten.

Gerade Einzelunternehmer haben auch oft eine engere persönliche Beziehung zu ihren Kunden. Nutzen Sie das! Ich beispielsweise bin immer sehr fix und erledige meine Arbeit hervorragend. Darum ist es mir aber auch wichtig, dass ich meinem Geld nicht hinterherlaufen muss. Genau das sage ich auch zu meinen Kunden und Geschäftspartnern, wenn es einmal zu einer Verzögerung kommt.

“Der Scheck ist in der Post.”

Sofern Ihnen ein Kunde erzählt, er habe einen Scheck losgeschickt oder das Geld überwiesen, fragen Sie nach Details der Zahlung. Bedanken Sie sich freundlich und fragen Sie nach der Schecknummer bzw. wann genau die Überweisung rausging (sofern Sie schon länger auf Ihr Geld warten, bitten Sie um Übersendung einer Kopie des Schecks bzw. Überweisungsträgers/Kopie des Auszugs, auf dem das Geld dem Kunden belastet wurde). Sie werden sehen, dass das für Kunden, die tatsächlich bezahlt haben, überhaupt kein Thema ist - und bei denen, die Sie angeschwindelt haben, zu plötzlicher Aktivität führt.

Wichtig ist: Bleiben Sie freundlich. Und gehen Sie im Zweifel davon aus, dass bezahlt wurde. Es kann tatsächlich einen Zahlendreher in der Überweisung gegeben haben. Doch auch dann kann Ihnen der Kunde die Zahlung zumindest nachweisen.

Hat Ihr Kunde Zahlungsprobleme?

Werden Sie von einem Kunden ewig hingehalten und müssen Sie befürchten - oder wissen es vielleicht sogar -, dass dieser Zahlungsengpässe hat, dann heißt es, einen Gang hochschalten und zeigen, dass Sie es Ernst meinen:

Schreiben Sie einen Brief, in dem Sie eine letzte Zahlungsfrist von wenigen Tagen (“auf meinem Konto eingehend”) setzen und sich andernfalls gezwungen sehen, einen Mahnbescheid zu beantragen. Schicken Sie diesen Brief per Einschreiben/Rückschein. Damit haben Sie nicht nur den Nachweis, dass er angekommen ist, sondern das Signal, dass Sie sich nicht hinhalten lassen, ist klar und deutlich.

Ist die Frist verstrichen, beantragen Sie sofort am nächsten Tag einen Mahnbescheid. Formulare dafür bekommen Sie im Schreibwarenladen, Ausfüllhinweise gibt es im Internet. Ein Mahnbescheid ist auch von Laien einfach auszufüllen und beim Zentralen Mahngericht einzureichen. Er kostet nicht viel. Eine Firma, die zahlen kann, es nur bislang nicht getan hat, wird nun zahlen, wenn es nichts an Ihrer Forderung auszusetzen gibt. Bekommen Sie Ihr Geld auch dann nicht, geht der Mahnbescheid seinen Weg, so dass Sie am Ende einen vollstreckbaren Titel haben.

Laxes Zahlungsmanagement schadet Ihrem eigenen Image

Denken Sie dran: Wenn Sie zu lax hinter Ihrem Geld her sind, geben Sie Ihren Kunden ein klares Signal: “Mit mir kann man es machen!” Außerdem mindern Sie den Wert Ihrer Leistung. Denn wenn es Ihnen nicht mal wichtig genug ist, Ihr Geld zu bekommen ...

Außerdem schaden Sie ganz allgemein Ihrem Image: Sind Sie ein professionelles Unternehmen - dann bitte rundum. Ein Projekt ist erst beendet, wenn beide Seiten zu aller Zufriedenheit ihre Leistungen erbracht haben. Und eine gute Zusammenarbeit mit Ihren Kunden sollte sich über das gesamte Projekt erstrecken, und das ist erst abgeschlossen, wenn die Rechnung beglichen ist.

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Ihre Zahlungsmoral

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Anmerkungen & Kommentare

Von: Moni am 21.11.2011

ich biete meinen kunden zahlung per vorkasse oder lastschrift mit 3% skonto an. und das klappt prima! mein geld ist immer pünktlich auf dem konto.

Von: Anne am 21.11.2011

Ein Tipp zum Einschreiben: Besser als Einwurfeinschreiben versenden. So kann die Annahme nicht verweigert werden und man hat trotzdem den Zugangsnachweis in den Hoheitsbereich des Empfängers. Mit einem zurück geschicktem Mahnbrief kann ich ja nix anfangen.

Von: Michaela Westphal am 21.11.2011

Noch ein Tipp
Jeder kann mal klam werden und einen Zahlungsaufschub benötigen. Grundsätzlich sollte dies auch kein Problem sein, allerdings nur gegen ein schriftliche Forderunganerkenntnis und einer verbindlichen Zahlungsvereinarung (Raten oder neuer Termin), denn dann hat man im Anschluß einen vollstreckbaren Titel und braucht den Weg Mahnbescheid inkl. evtl. möglicher Einwände plus Kosten nicht mehr gehen.

Von: Dieter Kirchner am 21.11.2011

Danke für diese (eigentlich bekannten) Hinweise; das Tagesgeschäft lässt einen allzu oft genau diesen so wichtigen Punkt übersehen.
Ab sofort werde ich sehr viel genauer hinsehen; herzlichen Dank für`s anstupsen.
Liebe Grüsse DIETER

Von: Angela Witt-Bartsch am 21.11.2011

Noch ein Tipp:
Jeden Auftrag als Projekt sehen: Vom Angebot (Projektanfang) bis zum Zahlungseingang (Projektende).
Erst dann ist der Auftrag für alle Beteiligten vollständig abgeschlossen und der Kopf frei für die nächsten Aufträge / Projekte.

Von: Susanne am 21.11.2011

Ich hab' mal für eine Agentur gearbeitet, die mein Geld nach 8-9 Wochen (!) und gefühlten 5 Mahnungen überwiesen hat - währenddessen wurden bei mir 2 Mal Miete, 2 Mal Strom etc. von meinem Konto abgebucht. Von Sollzinsen gar nicht zu reden. Ich denke, ein wichtiger Punkt ist hier, dass man auch Konsequenzen daraus ziehen sollte. Für diese Agentur habe ich nicht mehr gearbeitet.

Von: Nadine am 21.11.2011

Toller Artikel eindrucksvoll geschrieben!

99% meiner Kunden sind Angestellte im öffentlichen Dienst denen nicht klar ist, was es bedeutet mehrere Wochen auf sein Geld zu warten.

Erst kürzlich war ich längere Zeit krank und zwischen zwei Rechnungen waren 8 Wochen und ein verloreren Auftrag verstrichen.
Nach abgegebener Rechnung fiel der Kundin erst am Tage drauf spätnachmittags auf, dass ich mich verrechnet hatte und schickte mir, anstelle mich anzurufen, eine Email. Sie forderte mich auf eine neue Rechnung zu senden. Ich rief sie daraufhin an und fragte, ob sie den einen Posten nicht streichen und ich ihn beim nächsten Auftrag einfach wieder in die Rechnung setzen könnte. Hätte ich das nicht so geregelt, wäre eine weitere Woche verstrichen, da sie nur Teilzeit arbeitet :/

Von: Gitte Härter am 22.11.2011

Wunderbar! Vielen Dank für die zahlreichen ergänzenden Tipps, die in alle Richtungen gehen - das Thema ist praktisch endlos. Um so schöner, für die Komplexität zu sensiblisieren.

Das Problem, wenn man mit sehr großen Firmen oder Behörden arbeitet, ist, dass da oft die interne Bearbeitungszeit enorm lange ist. Eine Freundin von mir arbeitet an so einer Stelle, bei der sie mit kleinen Handwerksbetrieben zu tun hat, die oft mit Riesenbeträgen in Vorleistung gehen. Die haben intern so gut es ging den Ablauf vom Rechnungseingang zur Zahlung gestrafft, aber das Ding muss durch so viele Hände, dass es nicht kürzer als einen Monat geht. Unvorstellbar!