Pseudo-Effizienz rächt sich
Gitte Härter • Pseudo-Effizienz beginnt meistens mit dem Gedanken “Das geht jetzt einfach schneller, wenn ich ...”.
- Sie machen ein Mailing, haben es aber bisher versäumt, Ihre Kundenadressen in eine Datei einzugeben. Darum können Sie die praktische Serienbrieffunktion nicht nutzen. Jetzt stehen Sie vor der Wahl: lieber alles gerade schnell manuell eintippen und “so machen” oder sich erstmal hinsetzen und nachlesen, wie die Datei aussehen muss und dann alle Adressen eingeben. Ach was! Geht viel schneller, wenn Sie es heute eben nochmal manuell machen ...
- Sie müssen total viel schreiben und denken sich immer mal, irgendwann entweder mit dem Zehn-Finger-schreiben anzufangen oder sich mit Spracherkennungssoftware auseinanderzusetzen. Ach was. Geht zwar gerade langsamer im Adlersuchsystem, aber unterm Strich doch wieder schneller als jetzt mit dem anderen anzufangen ...
- Sie wollten schon seit Monaten Ihre Produktinformationen zusammenstellen, die Sie auch dringend für die nächste Messe brauchen, aber weil irgendwie nie die Zeit dafür da ist, rufen Sie Interessenten einfach immer kurz an und erklären das Produkt gleich.
Kommt Ihnen bekannt vor? Ich erlebe das besonders oft im Zusammenhang mit dem Computer: Schon einige Kunden haben mir erzählt, dass sie teilweise mehrere Stunden für einen einzigen Brief brauchen, nur weil sie sich mit dem PC nicht gut genug auskennen. Dabei birgt gerade der Computer jede Menge Erleichterungen. Das Blöde: Erstmal heißt es, sich damit auseinanderzusetzen und die Funktionen zu erlernen. Das kostet seine Zeit und manchmal rauft man sich die Haare. Unterm Strich aber lohnt es sich.
Pseudo-Effizienz ist etwas, das Ihnen heute etwas Zeit spart, für das Sie jedoch künftig wieder und wieder zu viel Zeit aufwenden müssen.
Oft kann man jedoch erst künftig Zeit einsparen, wenn man zunächst einmal Zeit investiert.
... um etwas zu lernen.
Zum Beispiel die wichtigsten Funktionen Ihrer Textverarbeitungssoftware, Texte schreiben, Ihre Website selbst pflegen (um nicht immer erst alles an den Externen schicken zu müssen und dann zu warten bis es erledigt ist) ...
... um etwas anzuschaffen.
Vielleicht wollten Sie schon lange Mal die Reisezeiten besser nutzen und sich ein mobiles Gerät anschaffen, ein Netbook oder einen E-Book-Reader. Vielleicht ist Ihr Büromobiliar nicht optimal, um sich wirklich gut zu organisieren. Oder Sie haben schon länger vor, regelmäßig die Datensicherung auf eine externe Festplatte zu machen. Aber die Zeit, sich umzusehen und einzukaufen haben Sie sich bisher einfach nie genommen.
... um etwas neu aufzusetzen.
Ob es die angesprochene Kundendatenbank ist, ob es Textbausteine sind, die Sie für Ihre Angebote brauchen, oder ob Sie endlich mal diverse Vordrucke elektronisch hinterlegen wollen. Vielleicht braucht es einfach auch eine Hängemappen-Struktur, um Ihre Buchhaltungsbelege besser vorzusortieren.
... um etwas zu ordnen.
Den Stapel an Fachzeitschriften endlich durchzusehen oder wegzuwerfen. Endlich wieder mehr Regalplatz schaffen, indem Sie die uralten Ordner ausmisten oder Ablageboxen für den Keller besorgen.
... um eine neue Gewohnheit zu etablieren.
Sie wollen das Mailpostfach abends leer haben? Mit der Steuer up-to-date sein? Regelmäßig akquirieren? Damit das zu einer Gewohnheit werden kann - besonders wenn es etwas ist, das Sie bisher eher schleifen haben lassen -, heißt es, sich regelmäßig fest die Zeit dafür zu nehmen.
... um eine frische Fähigkeit einzuüben und schneller + besser zu werden.
Als wir den Verbesserungsmarathon gemacht haben, haben einige angefangen mit dem Zehn-Finger-System. Das ist ein sehr schönes Beispiel dafür, dass etwas wenn man es ganz frisch lernt, tatsächlich erstmal verlangsamt. Die Gefahr ist groß, es dann doch wieder so wie vorher zu machen. Doch jede neue Fähigkeit will erst geübt werden bis man besser werden kann. Und nur, wenn man dranbleibt, kann das überhaupt funktionieren.
... um etwas abzugeben.
Ja! Oft ist es sehr viel zeiteffizienter, gerade nicht alles selbst zu machen. Das bedeutet, erst einmal jemanden zu finden, dem man vertraut, und die Person einzulernen oder die künftige Zusammenarbeit anzuleiern.
Schauen Sie sich gleich jetzt an Ihrem Arbeitsplatz um:
- Lassen Sie den Blick über Ihre Regale und Schränke schweifen, über Ihren Computer ... über den Zustand Ihres Fensterbrettes oder sonstiger typischer Papierhalden ... und bestimmt fällt Ihnen auch gleich etwas ein, das Sie schon länger effizienter gestalten wollten, aber über eine der genannten Hürden gestolpert sind.
- Schreiben Sie einen Zettel mit allem, was Sie wichtig und gut fänden – egal, wie klein oder groß. Halten Sie es einfach erstmal fest.
- Und dann überlegen Sie sich einmal, was Sie langfristig jeweils von dieser Sache gewinnen würden. Das ist die beste Methode, Prioritäten zu setzen und sich zu motivieren, endlich etwas Zeit zu investieren um davon auf lange Zeit profitieren zu können.
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Anmerkungen & Kommentare
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von Gitte: Huhu, bitte, wie im Kommentarfeld erbeten, keine Firmennamen als Absender.
Das Thema Pseudo-Effizienz hängt ja direkt mit dem Thema "Zeit haben" zusammen.
Und ich habe festgestellt, dass Zeitprobleme meist mit der Zeit an sich gar nichts zu tun haben.
Vielmehr haben Zeitprobleme zu tun mit:
- nicht genau wissen, was man will und deshalb 1000 Sachen ausprobieren, ohne sie zu Ende zu bringen
- nicht nein sagen können
- sich selbst überschätzen (zu viel in den Tag packen)
- nicht hinterfragen von Gewohnheiten (das macht man halt so)
- nicht an einer Aufgabe dranbleiben, sondern Multi-Tasking betreiben
u.v.m.
Mit meinen Kunden packe ich als erstes den Punkt an, dass sie andere wichtiger nehmen als sich selbst, sich selbst immer zuletzt einreihen und oftmals feststellen, dass am Schluss keine Zeit mehr für sich selbst übrig ist.
Mein Motto: Zeit ist nicht das Problem!
Liebe Grüsse
Angela Braun
Rumschusseln ist sicher keine Lösung - ich finde die Tipps in dem Artikel deshalb super. Sie machen Lust, der Aufschieberitis ein Ende zu setzen und die Dinge ordentlich anzupacken. Und dazu gehört nun mal: Sich selbst Zeit geben und nehmen.
"Akzeptiere nie eine kurzfristige Lösung für ein langfristiges Problem."
Dieser Spruch hat mir schon oft den nötigen Tritt versetzt, sich nicht mit zwar schnellen, aber oberflächlichen Lösungen zufrieden zu geben.
Das ist häufig das Problem beim Zeitmanagement: Ich muss heute Zeit investieren, damit ich morgen Zeit spare. Leider habe ich aber grad heute keine Zeit...
Gut, dass da jemand ist, der doch immer mal wieder an solch eigentlich selbstverständliche Dinge erinnert. Danke Gitte, für Deinen Newsletter.
Viele Grüße - Martin
ich engagiere dazu Experten. Die laufen einfach im vorhandenen Betrieb mit und schauen sich das einfach an.
Und dann zeigen die was man besser machen kann. Kostet zwar etwas (zb. für unsere Warenwirtschaft, Stundensatz 250 Euro). Schaue ich das Ergebnis an, das der Experte 10 min pro Tag mit einfachen Sachen gespart hat, dann sind das bei uns 300 Arbeitstage a 10 min 3000 minuten, sind 50 Stunden. Und mit einem kalk . Stundensatz von 75 Euro 3.750 Euro. Der Experte hat 2.000 Euro gekostet. Unterm Strich: 1750 Euro mehr. Und dazu noch 50 Stunden zusätzlich für andere Sachen
Gruss
Tim
der Artikel bringt auf den Punkt, was derzeit (und noch bis zum Jahresende) mein Hauptaugenmerk ist: Effizienter in meinen Abläufen werden.
Passend dazu habe ich heute morgen einen ersten Schritt gemacht und mir Unterstützung für einen wichtigen Punkt - meinen Newsletter - geholt. Jetzt habe ich eine To-Do-Liste, die ich nach und nach umsetze.
Viele Grüße
Ulrike
Dein aktueller Artikel trifft genau meine aktuelle Situation:
Nachdem ich Ende August einen PC-Gau hatte (Viren!) und nichts mehr ging (dachte es wäre ein Hardware-Problem und brachte den PC in eine Werkstatt)und war 14 Tage OHNE PC*heul...
geht garnicht, zumal der PC ein wichtiges "Werkzeug" für mich als Selbständiger ist (wem sage ich das?) und dann auch zur Kommunikation (sonst könnte ich nicht mal diese Zeilen hier tippen, dazu kommt, daß ich auf dem Dorf lebe (nicht ironisch gemeint... idylisch und tatsächlich nur 320 Einwohner!*g*) -
aber etwas "große Welt" mag ich nicht missen...also geht es ohne PC und Internet für mich nicht -
deshalb bin gerade sehr motiviert, mein so geschätztes und wichtiges "Werkzeug" COMPUTER besser kennenzulernen, um nicht ständig auf externe (und teure) Experten angewiesen zu sein - ein paar Beispiele:
1. Website - bin jetzt selber der WEBMASTER
2.per Online-Turorials lerne ich effizienter mit meinen PC-Programmen umzugehen
3. BackUps pflegen!
4. auch bei der "Hardware" möchte ich besser durchblicken...und stöbere in Online-Tutorials...
und schließlich:
4. meine Info-Flyer mache ich inzwischen auch alle selber -was wiederum die effiziente Beherrschung der Software voraus setzt(diese Flyer sind dann zwar nicht so üblich "Hochglanz", dafür viel persönlicher und haben wirklich etwas mit mir zu tun!)
Kleine Auflagen drucke ich selber aus und für größere Auflagen finde ich immer gute und günstige Online-Druckereien...
undsoweiter...
und was gibt es besseres, als in auftragsarmen Zeiten fröhlich die Effizienz auszubauen, anstatt zu grübeln;-)
Grßle
Matthias
das finde ich ja super, dass der Artikel gut ankommt und für einige eine schöne Erinnerung ist. Am Wissen liegt es ja so gut wie nie, wenn wir etwas nicht machen, sondern tatsächlich "nur" am Tun - wenn ich da immer mal erinnern kann und sich was tut, ist das ideal!
Dankeschön auch für die praktischen Beispiele - vor allen Dingen auch das Rechenbeispiel von Tim mit dem externen Experten. Als Selbstständige denken wir ja doch oft auch in fremden Fachgebieten, dass wir uns wo großartig selbst einarbeiten müssten/sollten, auch wenn das Dinge sind, die viel zu komplex sind und wirklich auf Dauer nicht nötig sind, sie selbst zu machen.
Viele Grüße
Gitte
ich arbeite im Projektmanagement, wo ja Effizienz auch immer so ein Thema ist (deshalb gibts Projektmanagement ja eigentlich
) und wir haben in solchen Situationen immer den schönen Vergleich: Ich habe keine Zeit zum Segel setzen, ich muss rudern! Denn genauso ist es. Einfach mal kurz die Anstrengung aufbringen und die Segel straffen, dann kann man sich mit dem Wind dahin tragen lassen. Dieses Problem findet man immer wieder, sowohl intern als auch beim Kunden - einfach bewusst machen, durchdrücken und sich auf den Wind freuen! Viele liebe Grüße
Bianca
was für ein toller Spruch:
>>Ich habe keine Zeit zum Segel setzen, ich muss rudern!
Dankeschön!
Gitte
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meistens danebenliegen
das ist wieder mal ein Beitrag, in dem ich tausend interessante Punkte finde.
Zum einen mich erinnere, was ich in der Tat mal entsprechendes vorhatte.
- Tastaturschreiben (habe sogar ein Online-Lehrprogramm gebucht und mal angefangen- und nie fertig gemacht- wäre ja gerade eine gute Gelegenheit
- bestimmte Word-Vorlagen erstellen für Formulare oder Arbeitsblätter, die ich immer wieder brauche (und dazu muss ich mich tatsächlich erst einmal einarbeiten *schäm*)
Zum anderen aber auch sehe, was ich davon schon gemacht habe- und mich über die Ergebnisse und Effektivität freue:
- ein Kontaktmanagement-System eingerichtet und mich eingearbeitet, mit dem ich eben Serienmails schicken kann, alle Rechnungen und Seminaranbeldungen schreiben und verwalten kann etc.
- Mich in Typo3 eingearbeitet und damit meine Webseite, Weblog und vor allem auch Newsletter erstellen kann
- Mir auch endlich ein Netbook für unterwegs im Zug gekauft habe, weil mir da das Laptop doch zu schwer war
- das Mailpostfach ist jetzt immer abends leer- eine wunderbare Sache
Und natürlich gibt es immer weiter etwas zu optimieren. Danke mal wieder für den Impuls und schöne Grüße aus der im Moment verregneten Türkei (daher vergüge ich mich heute mit dem Laptop, ab übermorgen scheint wieder die Sonne
Zamyat