Na, nu kaizen Sie schon!

Erfolgsprinzipien

Na, nu kaizen Sie schon!

Gitte Härter •

18.06.2009 • email

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Haha: wahrscheinlich darf man Kaizen (Wiki) gar nicht als Verb benutzen

Sie lesen hier und lesen und nicken hoffentlich hin und wieder, manche schreiben einen Kommentar, vielleicht haben Sie schon einen Selbstlernkurs durchgearbeitet – doch die relevante Frage ist: Tun Sie auch was?

Worum geht’s da nochmal genau?

Ralf hat im Artikel Business auf Autopilot beschrieben, dass er sich neue, feste Gewohnheiten angeeignet hat, unter anderem schreibt er:

Meine zweite Gewohnheit, ist 5 Mal die Woche jeweils eine Stunde “Kaizen” zu betreiben. Kaizen ist das japanische Wort für kontinuierliche Verbesserung und in meinem Fall bedeutet das, dass ich in der Woche jeweils eine Stunde pro Tag damit verbringe, irgendeinen Teilbereich unseres Geschäfts in kleinen Schritten zu verbessern.

Dann führt Ralf einige Beispiele auf:

Also zum Beispiel Marketing-Materialien zu überarbeiten,
unser Marketing noch mehr mit Nutzen für potenzielle Interessenten anzureichern,
Anzeigentexte zu optimieren,
Abläufe zu vereinfachen usw.

Das ist der Zeitpunkt, wo Sie normalerweise nicken. Aber heute tun Sie mehr, Sie kommen nämlich in die Pötte und setzen eine Kleinigkeit jetzt sofort in Gang. Nein, nein, keine Ausreden: Das dauert nicht lange! Dafür haben Sie auch Zeit, wenn Sie einen vollen Tag haben.

Ihre Aufgabe für heute lautet:

Nehmen Sie sich 10 Minuten Zeit.

Tun Sie so, als ob Sie Ihr Kunde wären.

Denken Sie an die Kommunikationswege, auf denen Sie Ihren Dienstleister (das sind in Wirklichkeit Sie, falls ich Sie gerade komplett verwirre) erreichen: also Telefon, Telefax, E-Mail, falls es ein Ladenlokal o. Ä. gibt auch persönlich.

Picken Sie einen dieser Kommunikationswege heraus und fragen Sie sich: Was wäre aus Kundenperspektive eine kleine Sache, die diesen Kommunikationsweg verbessern würde?

Das könnte das Abschaffen eines dieser Abtörner beim Anrufbeantworter sein.
Das könnte das feste Integrieren Ihrer E-Mail-Signatur sein, damit ich als Kunde immer alle Kontaktdaten in jeder E-Mail habe (was ansich eh Pflicht ist, aber oft nicht gemacht wird – ich vergess es auch hin und wieder, wenn ich öfter mit jemandem maile).
Das könnte eine promptere Reaktionszeit sein.
Das könnte ein Ausweiten oder kundenfreundliches Verändern der Büro- oder Ladenzeiten sein.
Das könnte ein E-Mail-Link auf Ihrer Website statt des umständlichen Formulars sein.
Das könnte ein langsameres und deutliches Melden am Telefon sein.
Das könnte nach einem Telefongespräch eine Zusammenfassung des Dienstleisters sein, was vereinbart wurde – so dass alle auf demselben Stand sind und die nächsten Schritte verlässlich festgeklopft sind.
Das könnte ein freundlicheres Gesicht sein, wenn Sie mit einem Kunden sprechen.

Irgendwas Kleines, das die Kommunikation aus Kundensicht verbessert. Das überlegen Sie sich in dieser Viertelstunde. Wenn es was ist wie „langsamer reden“, „meinen Anrufbeantworter besprechen“, dann setzen Sie es natürlich auch sofort um.

Wenn es etwas Größeres ist, Sie also beispielsweise ein neues Faxgerät kaufen wollen, weil das alte mit so vielen Maschinen nicht kompatibel ist, oder Sie tatsächlich Ihre Bürozeiten ändern und das aber erst mit jemandem absprechen müssen, setzen Sie es auf Ihre To Do-Liste. Aber nicht auf die Treibsand-To-Do-Liste, auf der rätselhafterweise die Projekte nach einiger Zeit versacken, sondern auf die echte To Do-Liste, auf der sich künftig vielleicht auch eine „Kaizen“-Rubrik befindet.

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Anmerkungen & Kommentare

Von: Alexandra Graßler am 19.06.2009

Schön, dass Kaizen wieder mehr in den Blick gerät

Eine generelle Anmerkung dazu: Kaizen bedeutet natürlich die tägliche (kleine) Verbesserung. Es gibt jedoch zudem auch viele Gedankenmodelle, die Kaizen so wertvoll machen.

Dazu gehört z.B. in der Selbstorganisation (ob privat oder im Beruf) der Ansatz:

"Jedes Ding hat einen Ort und jedes Ding hat seinen Ort."

Will heißen, Kaizen bedeutet auch Routinen zu etablieren, die einfach und sofort nützlich sind. Kaizen will in Frage stellen, Situationen und Prozesse beurteilungsfrei wahrnehmen und ganz neu überdenken.

Wer zu dem Merksatz von oben einen praktischen Anwendungsbericht lesen möchte, findet diesen hier:
Jedes Ding hat einen Ort und jedes Ding hat seinen Ort. Hm, bloß welchen???

Alexandra Graßler

Von: Norbert Jothann am 20.06.2009

Hallo, Gitte!

Schön, dass Du Kaizen in den Mittelpunkt einer Deiner Artikel hebst.

KVP = Kontinuierlicher Veränderungs-Prozess.

Wunderbar.

Ich habe gerade an einem neuen Wirkungsort nach und nach Veränderungen vorgenommen. Zunächst waren sie für außenstehende Betrachter unmerklich, aber dann (scheinbar plötzlich) offenbar und wahrnehmbar.

Letzte Woche kamen die ersten Reaktionen: "Haben Sie reduziert?" - "Sie haben optimiert?" - "Sieht besser aus!" - "Mensch, Sie kann man ja jetzt jederzeit erreichen!" – „Sie haben Veränderungen vorgenommen?!“ Einer ging sogar an dem Bereich vorbei, weil er ihn nicht wiedererkannte. Erst ein Blick auf das Organisationsschild im Gang ließ ihn zurückkehren – und positiv staunen.

Es wurde nichts Wichtiges weggeworfen. Auch wurden keine Möbel aus dem Bereich entfernt. Es wurde nur komprimiert, optimiert und einiges anders arrangiert. Viele Informationen wurden an die Stellen verschickt, weitergeleitet und zurückgeschickt, wo sie hingehören. Versteckte Außenlager für andere Bereiche wurden auf diese Weise abgeschafft. Für die Arbeit dort genügen Einblicke in gescannte Dateien. Also bedurfte es nur des Stauraumes, der dort schon vorhanden war. Das „Kundenbüro“ (Personal) sieht jetzt wirklich einladend und nicht mehr so abweisend aus. Der "Kunde" Mitarbeiter ist willkommen und fühlt sich auch so. Die halbhohen Schränke, die bisher dort zur Tür hin als Barriere aufgestellt wurden, wurden als "Arbeitsplattform im Stehen" zu einem Quadrat zusammen zusammengeschoben. Jetzt kann mit dem „Kunden“ Mitarbeiter auf Augenhöhe und Seite an Seite im Stehen kurz und zielgerichtet über seine Anliegen gesprochen werden. Kein Schreibtisch als zweite Barriere. Kein unnötiges langes Verweilen. Es gibt zwar noch die klassischen zwei Stühle vor dem Schreibtisch, die werden aber nur bei längeren Besprechungen genutzt, bei denen es wirklich vonnöten ist. Der Mitarbeiter soll schließlich schnell wieder an seinen Arbeitsplatz und zu seinen eigentlichen Aufgaben zurückkehren. Auch können jetzt mehr Mitarbeiter in vergleichbarer Zeit bedient werden, als vorher mit der „Bitte nehmen Sie doch Platz. Was wünschen Sie?“-Methode. Zudem können Mitarbeiter ihr Anliegen vorher in Stichworten per Telefon anmelden. So können Dokumente vorbereitet und bei anderen Bereichen vorab Informationen eingeholt werden.

Gespräche, bei denen die ganz persönliche Situation eines Mitarbeiters besprochen werden muß, bekommen jedoch weiterhin die Chance, ausführlich (und im sitzen) behandelt zu werden. Aber auch hier – also beim Gespür für den „Kunden“ Mitarbeiter – kann Kaizen angewandt werden: Sich jeden Tag mehr und mehr darin zu üben, Gesprächspartner wirklich wahrzunehmen.

Herzliche Grüße aus Hamburg

Norbert

Von: Gitte Härter am 21.06.2009

Hallo Alexandra,

herzlichen Dank für die schöne Ergänzung und den link auf Ihren gehaltvollen Artikel.

... und Norbert:

auch Dir vielen Dank für den praktischen Verbesserungsbericht: Da wird einmal mehr deutlich, wie mit wirklich kleinen Veränderungen sich alles kolossal ändert. Einfach auch mal den Blick auf die Wirkung zu richten, wie etwa, dass Schränke auch als Barriere wirken (und sich das auch auf die Kommunikation ausdehnen kann).

Oder der Zusatznutzen mit der Arbeitsplattform im Stehen, damit es gar nicht zu unnötig in die Länge gezogenen Besprechungen kommt - gleichzeitig aber mit der Alternative, sich auch hinzusetzen und vertraulich zu reden, wenn es die Situation erfordert.

--

Toll! Bei diesen ganz praktischen Beispielen (in Alexandras Artikel auch mit Fotos) ist man so richtig inspiriert, mit offenen Augen bei sich selbst zu gucken.

Viele Grüße
Gitte

Von: Gisela Fischer am 22.06.2009

Hallo Gitte,

manchmal genügt es (bzw. ich finde, dass das Voraussetzung ist), dass man innerlich etwas umstellt. Das ist allerdings keine Hilfe für Faule, die das Tun, das Tatsachen schafft, aus Bequemlichkeit sein lassen wollen.
Wenn man innen etwas nicht will, wird keine Methode der Welt helfen (egal, was man glaubt, zu sein oder zu wollen).
Sich auf die Schliche zu kommen, zu erkennen, was man tut und was das für Folgen hat, ist zwar schmerzhaft, doch meistens hilfreich.

Herzliche Grüße

Gisela

Von: Gitte Härter am 22.06.2009

Hallo Gisela,

das stimmt: Wenn man etwas gar nicht will oder nicht wichtig genug erscheint, nutzt die beste Methode nichts.

Doch gerade auch dafür ist es ein guter Anreiz, mit so klitzekleinen Dingen anzufangen, die eben keine große Mühe darstellen: die kann dann auch der "Faule" oder Veränderungsresistente besser integrieren.

Einen schönen Nachmittag
Gitte

Von: Alexandra Graßler am 22.06.2009

Hallo Gitte,

das freut mich, dass der Artikel und die Fotos anregen zum Loslegen. Das mit den Fotos ist überhaupt eine Idee, die sich immer wieder mal lohnt zu machen.

Bei mir heißt das die "Fotosafari". Wenn ich von Unternehmen beauftragt werde, dann ist meine erste Aktion immer unangekündigt vorbeizukommen und dann wird fotografiert, was das Zeug hält. Auf Schreibtische, darunter, in Schränke und auf Schränke usw.

Denn man sieht seinen Arbeitsplatz ohne zu sehen. Will heißen, das eigene Chaos wird meist überhaupt nicht mehr wahrgenommen. Fotos (vor allem mit Beamer riesengroß an die Wand geworfen) kehren dieses Effekt wieder um.

Lässt sich auch gut im eigenen Büro machen und dann vielleicht mal am Fernseher ansehen...? Allein das mal aus einer Besucherperspektive zu sehen, macht oft den großen Unterschied und gibt einem die Antriebskraft was zu ändern. Einfach mal ausprobieren

Eine gute Woche,
Alexandra