Mehr Zeit gewinnen (ohne dass man sich ändern muss)

Produktivität

Mehr Zeit gewinnen (ohne dass man sich ändern muss)

Ralf Senftleben •

22.10.2008 • email

Viele Selbstständige beschäftigen sich mit Zeitmanagement, wenn sie sich überlastet fühlen. Die Idee ist, dass ich nur herausfinden muss, wie ich mehr Aufgaben in weniger Zeit erledigen kann und dann wird alles gut.

Das ist auch grundsätzlich eine richtige Idee. Aber oft ist nicht unsere Arbeitsweise das Problem, sondern dass wir einfach zu viele Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben. Hier helfen uns Zeitmanagement-Techniken und Produktivitäts-Tipps nur bedingt weiter.

Was hier besser hilft, ist Ihre Arbeitslast systematisch zu verringern. Und dazu können Sie wie folgt vorgehen:

(1)

Machen Sie eine Liste mit all Ihren Verantwortungsbereichen, Projekte und Tätigkeitsfeldern. Untersuchen Sie jeden Punkt auf der Liste daraufhin, wie viel Freude, Spaß, Profit, Nutzen oder sonstige Vorteile Sie aus diesem Bereich bekommen.

Streichen Sie dann alle Projekte und Tätigkeitsfelder, die Ihnen gar nichts mehr bringen und die Sie nur noch aus Nostalgie, Angst vor verpassten Chancen oder purer Gewohnheit mit sich rumschleppen.

Wenn dazu schwierige Gespräche notwendig sind, trauen Sie sich diese zu führen. Sie haben dann einmal Stress und in Zukunft dauerhaft mehr Freiheit.

(2)

Tun Sie das gleiche auf Ebene Ihres Tagesgeschäfts: Machen Sie eine Liste mit allen Tätigkeiten, die typischerweise in Ihrem Arbeitsalltag anfallen und fragen Sie sich dann:

Was würde passieren, wenn ich das einfach nicht mehr tun würde?

Wenn Sie auf diese Frage keine überzeugende Antwort haben, dann streichen Sie diese Aufgabe einfach. Vielleicht müssen Sie noch jemanden informieren, dass Sie diese Aufgabe nicht mehr erledigen. Aber wenn Sie mutig streichen, können Sie in Zukunft pro Woche schnell einige Stunden einsparen, ohne Nachteile davon zu haben.

(3)

Vereinfachen Sie Routine-Tätigkeiten und fragen Sie sich dazu:

Welche Schritte sind unnötig?
Wie lässt sich diese Aufgabe noch reibungsloser und mit weniger Aufwand erledigen?
Wie kann man diese Aufgabe auf eine schlauere Art bewältigen?
Wie kann man diese Aufgabe automatisieren?
Welche Schritte der Aufgabe kann ich auslagern oder delegieren?
Oder kann ich vielleicht sogar die gesamte Aufgabe loswerden, indem ich sie auslagere oder delegiere?

Mit diesen 3 Vorgehensweisen können Sie Ihren Arbeitsalltag entschlacken und haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. Oder Sie haben mehr Zeit, um mal etwas Nettes zu tun, was nichts mit Arbeit zu tun hat. Soll ja auch mal ganz schön sein

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Anmerkungen & Kommentare

Von: Réka am 22.10.2008

„ohne dass man sich ändern muss“?
Ist es sicherlich so?
Ist das keine Veränderung, wenn ich einige Blogs nicht mehr lese, an einigen Veranstaltungen nicht mehr teilnehme? Wenn ich etwas nicht selbst erledigen werde, sondern auf die Arbeit eines Angestellten oder eines Buchhalters vertrauen werde?
Ich fürchte mich davor, dass man sich mehr oder weniger verändern soll, wenn man produktiver arbeiten will. Vor allem muss man anerkennen, dass seine aktuelle Arbeitsweise nicht die bestmöglichste, vollkommenste ist.

Von: Norbert am 22.10.2008

Hallo, Ralf!

Ich denke für den Einstieg in das Nachdenken darüber, was Du unter den Punkten (1) und (2) aufgeführt hast, könnte ein Reflektieren über das Thema von Gitte helfen:
Ablenkungen: Was ist Ihr "Schafbock"

Heute Mittag hatte ich ein Gespräch mit einer Unternehmerin, die in meinen Augen erfolgreich ist und in den letzten Jahren vieles erreicht hat. Ich hatte sie gefragt, was der "Motor" ihres Handelns und damit ihres Erfolges sei.
Antwort: Sie mache hauptsächlich Dinge, die ihr Spaß machten, ihr wirklich etwas bedeuteten und sie tatsächlich menschlich und beruflich weiterbrächten.

Den "Arbeitsalltag entschlacken"... - Eine schöne Metapher.

Herzliche Grüße
Norbert

Von: Ralf Senftleben am 23.10.2008

Reka, das mit dem sich nicht ändern ist vielleicht ein bisschen zweideutig.

Ich meinte eher, dass man dazu keine neuen Gewohnheiten etablieren muss, wie man es ja sonst muss, wenn man z. B. seine Arbeit nach dem GTD-Prinzip organisiert. Das funktioniert ja nur, wenn man es jeden Tag tut und dazu muss man sich und die eigenen Denk- und Handlungsweisen wirklich verändern.

Für die obigen Vorschläge muss man natürlich auch etwas tun und etwas ändern, aber man nicht so sehr sich selbst ändern. Man tut es einmal und hat einen Vorteil.

Von: Ralf Senftleben am 23.10.2008

Norbert,

<< Sie mache hauptsächlich Dinge, die ihr Spaß machten, ihr wirklich etwas bedeuteten und sie tatsächlich menschlich und beruflich weiterbrächten. >>

Das hätte auch von mir sein können. Das Spaß-Prinzip finde ich sehr wichtig. Ich suche mir meine neuen Projekte immer in der Schnittmenge

- zwischen dem was ich kann,
- dem was mir Freude macht
- und was der "Markt" will (oder was ich glaube, das der Markt will).

Von: Gitte Härter am 23.10.2008

Hallo Réka,

warum das denn:

---schnipp---
Ich fürchte mich davor, dass man sich mehr oder weniger verändern soll, wenn man produktiver arbeiten will. Vor allem muss man anerkennen, dass seine aktuelle Arbeitsweise nicht die bestmöglichste, vollkommenste ist.
---schnapp---

Wieso fürchtest Du Dich denn?
Alles ist doch idealerweise eine Entwicklung (das klingt jetzt so abstrakt, ich meine es aber ganz praktisch). Man probiert aus, man wird aufmerksam, man verändert ... und ehrlich: kann die Arbeitsweise jemals die BESTmöglichste und VOLLkommenste sein?

Ich mache gerade einen Selbsttest von einer spannenden Aktion, die wir Anfang des Jahres starten werden (heimlichtu) und dabei geht es eben auch unter anderem um die Arbeit. Augenöffnend, sag ich Dir. Aber wie bei allem in jeder Richtung: Beim Abklopfen fühlst Du Dich in manchen Dingen bestätigt und bei anderen erkennst Du: Oha, das ist "suboptimal" - immer wieder lustig, dieses Wort.

Und dann machst Du's ein wenig anders und mit besserem Resultat, das ist doch eher positiv - und nicht zum Fürchten? Oder welcher Teil ist potenziell grässlich für Dich?

Viele Grüße
Gitte

Von: Norbert am 23.10.2008

@Réka
@Gitte

Ich komme gerade vom Flughafen. Bei der Gelegenheit gehe ich immer ganz gerne in den Bücher- und Zeitschriftenshop, lasse meine Augen über die aktuellen Buchtitel und Zeitschriften huschen - und ziehe das eine oder andere Exemplar zur Schnelldurchsicht aus dem Regal...

Nicht erschrecken! Mann empfiehlt Frauenzeitschrift!

Bei dieser Schnelldurchsicht wurde ich an den Satz von Gitte erinnert: "...kann die Arbeitsweise jemals die BESTmöglichste und VOLLkommenste sein?"

In der aktuellen Ausgabe der "Shape" ( 11/2008 ) gibt es einen Artikel mit der Überschrift "Werden Sie Ihr eigener Glücks-Coach!" In diesem Artikel findet sich die Überschrift "Warum das Gute besser ist als das Beste".

Hier heißt es unter anderem, daß die stete Suche nach dem "Allerbesten" Zeit, Geld und Aufwand koste, da man ja eine Menge vergleichen müsse, um überhaupt zu wissen, was denn das Beste sei.

Den Artikel fand ich interessant. Er, der Artikel, geht auf das Buch "77 Wege zum Glück" von Wolff Horbach ein (gluecksnetz.de).

Ende der Zeitschriften- und Buchempfehlung.

Von: Réka am 24.10.2008

Hallo Alle,
Interessante Diskussion entstand aus diesem Artikel.

„Ich fürchte mich davor“ war eine schlechte Formulierung von mir. Ich wollte ausdrücken, dass es meiner Meinung nach nicht möglich ist, was der Titel „verspricht“: Zeit zu gewinnen, ohne sich selbst mindestens ein bisschen zu verändern, und ohne einen bisherigen „Fehler“ zu erkennen.
Obwohl es oft mit einem „oh, wie konnte ich so blöd sein“-Gefühl zusammengeht

, ist es etwas Positives. Denn ja, Gitte, dabei sind wir völlig einverstanden: Es gibt keinen „bestmöglichen“, „vollkommenen“ Weg.
@Ralf:
Es ist auch eine Gewohnheit, zu „zweifeln“, nach überflüssigen Tätigkeiten zu suchen. Wenn man es nur einmal tut, hat man nur einen kurzfristigen Vorteil; schnell werden andere „Zeitfresser“ ihren Platz nehmen.
Réka

Von: Norbert am 24.10.2008

Hallo, Ralf!

Du schreibst: "Ich suche mir meine neuen Projekte immer in der Schnittmenge

- zwischen dem, was ich kann,
- dem, was mir Freude macht
- und was der "Markt" will (oder was ich glaube, das der Markt will)."

Mich interessiert hier speziell das "...zwischen dem, was ich kann,..."

Wirklich nur, was Du kannst, oder auch was Du Dir zutraust? Will heißen: Du schreibst ja auch "...was mir Freude macht und was der 'Markt' will..." Wenn "der Markt" etwas will, was Dir Freude machen könnte, verstehst Du dann unter dem "was ich kann" auch etwas, was Du Dir zutraust und Dir deswegen als Wissen für diese neue Aufgabe, für das neue Angebot angeignen würdest?

Oder baust Du Dein Angebot nur auf dem auf, was Du bereits kannst?

Von: Heike Thormann am 24.10.2008

Hallo Norbert,

<< Oder baust Du Dein Angebot nur auf dem auf, was Du bereits kannst? >>

ich bin nicht Ralf, aber bei läuft es oft so, dass mich etwas interessiert, ich dazu etwas Halbwissen mitbringe, mit Muffensausen reinspringe (nach dem Motto "hoffentlich merkt das keiner, dass das nur Halbwissen ist"), merke, dass das aber doch oft genug ist, und mich dann reingrabe und immer mehr an Wissen ansammel.

Und warum ich Deine Frage gerade gut finde:

Weil ich finde, dass - zumindest hier in D - oft zu viel Wert auf "formelles (sprich geprüftes) Know-how" gelegt wird.

Ich sehe es auch bei meinen Teilnehmern immer wieder, dass sie etwas machen möchten, es aber dann doch lassen / sich nicht zutrauen, weil sie darin keine formelle Ausbildung / keinen Abschluss haben usw. usf.

Wenn man sie dann fragt, warum sie ihre Träume nicht leben, heißt es z.B.: Zu alt für eine Fortbildung / Studium, kein Geld für Studium usw. usf. Dabei gibt es sicher immer auch Schnittmengen / Alternativen.

Schade. Wieder die "Schere im Kopf" - die ich mich nach Kräften bemühe, sie beseitigen zu helfen.

LG Heike

Von: Gitte Härter am 24.10.2008

@Réka: Hab ich's mal wieder zu wörtlich genommen

@Norbert und Heike: Das "Halbwissen" hat mich gerade erinnert, wie Christine und ich zum Schreiben gekommen sind. Am Anfang unserer Selbstständigkeit war ich privat ganz viel in Internetforen aktiv und wollte unbedingt in Compuserve ein berufliches Forum leiten. Der zuständige Mensch dort meinte, als wir uns einig waren: "Ach, Frau Härter, wir bräuchten dann aber jede Woche zwei Artikel von Ihnen für unsere Website." - Die haben damit halt nebenbei ihren Content von den Forumsbetreuern schreiben lassen und gleichzeitig die Foren beworben.

Ich (heftig nickend): "Logo, kein Problem. Zwei Artikel pro Woche, machen wir doch."
(innerlich): AAAAAH, Artikel!!! Ich hab noch nie im Leben einen Artikel geschrieben und dann noch jede Woche zwei!!!!

Und so war das. Natürlich ging das.

Ich denke, wie Heike schon sagt, man hat schon ein gutes Gefühl dafür, was im Bereich des Möglichen liegt. Ich bin wirklich kein Freund von den Leuten, die irgendwas annehmen und von Tuten und Blasen keine Ahnung haben. Aber wenn sich etwas prinzipiell im eigenen Know-how-Gebiet bewegt, dann weiß man eigentlich schon sich einzuschätzen, ob man ein Stück weit springen kann, oder?

Von: Ralf Senftleben am 24.10.2008

Hallo Norbert,

ich bin ja hauptsächlich im Infoproduktgeschäft und da entwickele ich selbst tatsächlich nur Produkte, bei denen ich mich wirklich auskenne. Wir verkaufen aber natürlich auch Produke anderer Autoren. Und auch da würde ich das Kriterium anlegen, dass diese einigermaßen leben, was sie verkaufen.

D. h. ich würde keine Website über das Geld verdienen im Internet betreiben, wenn ich nicht wirklich wüsste, wie es funktioniert. Eine andere Sache wäre es, wenn ich mein Lernen oder meine Entwicklung dokumentiere.

Oder ich würde keinen Zeitmanagement-Kurs verkaufen, wenn ich mein Zeitmanagement nicht auch zu 80%+ im Griff hätte.

Das ist zumindest mein Anspruch, dem ich aber sicherlich auch nicht immer gerecht werde.

Aber ich mache natürlich auch Projekte, um dazu zu lernen und gehe in Bereiche, wo ich noch nicht so gut bin. Aber das sind dann meistens Spiel- oder Experimental-Projekte. Und ich habe natürlich auch schon mal in einem Projekt gemerkt, dass es über meine Fähigkeiten/ mein Können geht. Wissen tut man das immer erst hinterher.

Aber ich glaube, diese 3 Kreise von oben sind ein guter Start, um über das eigene Geschäftsfeld oder neue Produkte nachzudenken.

Tschüß,
Ralf

Von: Ralf Senftleben am 24.10.2008

Hallo Reka,

<< Es ist auch eine Gewohnheit, zu „zweifeln“, nach überflüssigen Tätigkeiten zu suchen. Wenn man es nur einmal tut, hat man nur einen kurzfristigen Vorteil; schnell werden andere „Zeitfresser“ ihren Platz nehmen. >>

Mmmhhh... ja, das macht Sinn für mich. Das ist bestimmt bei vielen Menschen so. Dann wäre das wieder etwas, wo ich als Mensch mich bzw. meine Gewohnheiten ändern muss.

Darauf läuft es ja sowieso hinaus: Will ich in meinem Leben etwas ändern, muss ich meine (Denk- und Verhaltens-)Gewohnheiten ändern.

Von: Heike Thormann am 24.10.2008

<< Ich (heftig nickend): "Logo, kein Problem. Zwei Artikel pro Woche, machen wir doch."
(innerlich): AAAAAH, Artikel!!! Ich hab noch nie im Leben einen Artikel geschrieben und dann noch jede Woche zwei!!!!

Und so war das. Natürlich ging das. >>

Genau, Gitte. So war das gemeint. Wenn ich mich z.B. mit dem Schreiben schwer tun würde, würde ich auch lieber die Finger davon lassen.

Wenn ich aber gut schreibe und mich ...

<< Oder ich würde keinen Zeitmanagement-Kurs verkaufen, wenn ich mein Zeitmanagement nicht auch zu 80%+ im Griff hätte. >>

... z.B. im Zeitmanagement auskenne, warum soll ich dann nicht ein eBook pp. dazu schreiben / verkaufen, obwohl ich vorher noch nie ein eBook verkauft habe?

Das wäre dann etwas, was man über einzelne Kurse, learning by doing usw. lernen kann, auch ohne etwa eine Verkaufsausbildung gemacht / entsprechende Berufserfahrung gesammelt zu haben.

LG Heike

Von: Norbert am 24.10.2008

@ Gitte, Heike und Ralf

Hallo, Ihr Drei!

Vielen Dank für Eure Antworten und Beispiele. Das hat mir schon mal geholfen, mein vier Fußballfelder umfassendes Fragethema auf ein Fußballfeld einzugrenzen. Dieses eine Fußballfeld repräsentiert meine Rest-Unsicherheit beim Betreten von Neuland. Ich denke, Unsicherheit erhöht die Aufmerksamkeit.

Ich will in meiner Angebotspalette etwas neues ausprobieren, bei dem ich "nur" ein einseitiger Fachmann bin.
Was heißt das? Ich habe vor Jahren beruflich etwas ausprobiert, mit dem und bei dem ich gescheitert bin. Hier konnte ich also viel Wissen und Erfahrungen sammeln, wie man es nicht macht. Und speziell dieses Wissen, aufbereitet in eine So-macht-man-es-richtig-Beratungsleistung, will ich entsprechend vermarkten.

Ich bleibe hier mal nach dem "geheimnisvolltu"-Prinzip nebulös, da ich hierfür noch keine Öffentlichkeit herstellen möchte.

Die Geschichte von Gittes Start als Autorin, hat mich jetzt darin bestärkt, dieses Projekt anzugehen. Und die Erläuterung von Heikes halbwissendem Muffensausen bestätigt mich in meiner Auffassung.

Und, ja, Heike, ich finde auch, daß in Deutschland viel zu viel Wert auf "formelles (sprich geprüftes) Know-how" gelegt wird. Ich habe so viele kluge und wissende Menschen in den letzten Jahren kennengelernt, die nur deswegen nicht für sie geeignete Jobs ausführen, weil ihnen ein Diplom oder sogar der Doktorgrad fehlen. Erst kürzlich hörte ich von jemandem, der sich als Geschäftsführer ein "Sabbatical Year" nahm und nun nicht wieder in eine vergleichbare Postition hineinkommt, weil inzwischen der Dr.-Titel für diesen Posten vorausgesetzt wird... Ja, geht's noch?

Ralf, Du schreibst als Antwort auf meine obige Frage: "Eine andere Sache wäre es, wenn ich mein Lernen oder meine Entwicklung dokumentiere." Und Du schreibst auch: "Aber ich mache natürlich auch Projekte, um dazu zu lernen und gehe in Bereiche, wo ich noch nicht so gut bin. Aber das sind dann meistens Spiel- oder Experimental-Projekte." Das gibt mir die Idee, meine Erfahrungen und die Weitergabe des daraus gewonnenen "So-macht-man-es-richtig"-Wissens zunächst einmal als Projekt anzusehen, aus dem ich selbst noch etwas lernen kann.

Vielen Dank an Euch!

Herzliche Grüße
Norbert

Von: Gitte Härter am 24.10.2008

Norbert: ohne zu wissen, worum es geht ... gerade, wenn man mit etwas mal selbst auf die Schnauze gefallen ist oder unter etwas gelitten hat, ist das häufig eine gute Sache, damit "hausieren" zu gehen.

"Ich habe selbst geraucht/hatte furchtbare Rückenschmerzen/bin mit der Selbstständigkeit gescheitert oder oder oder UND DARUM weiß ich genau, wie's Dir, Zielgruppe, geht oder gehen kann ..."

Mehr Glaubwürdigkeit. Und näher an den Leuten. Nur mal stichpunktartig gleich mit reingeworfen.

Von: Norbert am 24.10.2008

Hallo, Gitte!

Bingo! Du hast den Themenkreis schon sehr gut eingekreist...

Nur so viel: Um's Rauchen und um den Rücken geht's nicht. Auch nicht um oder, oder, oder...

Es geht um meine erste Selbstständigkeit Anfang der Neunziger Jahre. Für die Fehler habe ich sehr lange abzahlen "dürfen".

Herzliche Grüße
Norbert