Eliminieren Sie das Grab! Am besten jetzt sofort.

Gut organisiert

Eliminieren Sie das Grab! Am besten jetzt sofort.

Gitte Härter •

29.07.2009 • email

Seit ich vor einiger Zeit zum Leertischler mutiert bin, gibt es bei mir keine unmotivierten Stapel mehr ... bis auf diesen einen. Ich hatte mir seit Jahren zur Gewohnheit gemacht, aufzuhebende Briefe (Versicherungen, Strom etc.) nicht gleich abzuheften, sondern einfach hinter mich auf’s Regal zu legen und dann mal in einem Aufwasch abzulegen.

Meistens kam der Aufwasch dann immer nur am Jahresende in einer größeren Sortieraktion. Das war mir aber egal, denn in diesem Stapel war nichts, bei dem man mal eben was nachschauen müsste. Darum habe ich ihm auch nicht weiter Beachtung geschenkt. Kürzlich las ich dann „The Power of Less“, über das ich schon geschrieben habe, und war danach so inspiriert, noch ein paar Änderungen einzuführen – unter anderem: den Stapel zu eliminieren.

Also Stapel abgearbeitet, Regalfläche seitdem komplett leer gelassen. Wie schön.

Vorgestern kommt ein Brief von der Krankenversicherung. Schon auf der Treppe aufgemacht und gelesen. Reingegangen und in einer eleganten Doppelbewegung das Kuvert in den Papiermüll und gleichzeitig den Brief hingelegt.

Und in diesem Moment sehe ich: Aaaaaaah! Der Stapel kehrt zurück!!
Ich hatte es noch nicht mal gemerkt, dass da bereits zwei Briefe lagen und jetzt war ich dabei, den nächsten draufzulegen.

Wie von der Tarantel gestochen, heftete ich die drei Briefe in die entsprechenden Ordner. Puh!

Schauen Sie mal, ob Sie auch so ein „Grab“ haben ... das kann ein Ablagestapel sein wie es meiner war. Es kann eine Unterschriften- oder Wiedervorlagemappe sein. Es kann eine Nische sein, in der Sie alte Schachteln sammeln. Es kann IN einem Schrank oder einer Schublade irgendein Lager sein. Oder es kann sogar eine Stelle in einem Ladenlokal sein.

Die unnötige schreckliche Ecke

Gestern beispielsweise war ich in einer Apotheke, die im ohnehin schon bedrängten Eingangsbereich einen kleinen runden Tisch stehen hatte. Auf diesem Tisch war:

das alte, zu 90 % leere Buchgestell eines Verlages
diverse Fremdprospekte, die alle durcheinander lagen
ein Stück Abziehpapier von einem Pflaster
und ... Trommelwirbel: ein Stück Dreck!

Dieser Tisch steht unmittelbar neben den Kassen, ist also nicht in irgendeiner Ecke versteckt und in Vergessenheit geraten.

Der Witz ist: Dieser gesamte Tisch mit allem was drauf ist, ist nicht nur ein einziger Verhau, sondern er erfüllt für die Apotheke überhaupt keinen Zweck. Insofern wäre am besten: Gar nicht groß überlegen, wie man soetwas sauber halten kann, sondern gleich weg damit!

Gehen Sie mal ganz gezielt auf die Suche, was bei Ihnen so eine Stelle ist und eliminieren Sie sie jetzt gleich. Übrigens: Auch die aufgeräumtesten Leute haben irgendwo in Wohnung oder Büro so einen Platz (vielleicht ist es ja „im PC“), also gehen Sie nicht einfach leichtfertig drüber weg!

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Anmerkungen & Kommentare

Von: Norbert Jothann am 29.07.2009

...eliminiert!

Mehr schreib ich jetzt nicht.

Ich bin schon seit langem ein überzeugter "Frei-Tischler". Und dennoch... Ich hatte da vor kurzem von einem Bekannten so einen praktischen (?) Korb "nur zum Testen" bekommen, den man in ein offenes Büroregal stellen kann, um...
Voll!
Ja, wer hat denn da die Ablage...?

Nächstes Ziel: "Frei-Regaler" werden.

Herzliche Grüße aus Hamburg
Norbert

Von: Angela am 29.07.2009

"Gehen Sie mal ganz gezielt auf die Suche, was bei Ihnen so eine Stelle ist und eliminieren Sie sie jetzt gleich."

Nee, besser nicht, da bin ich ja dann erstmal zwei Wochen mit beschäftigt

Dieses spezielle "irgendwann mal abheften"-Grab kenne ich (neben einigen anderen Gräbern) auch, das ist bei mir eine große, dekorative Ex-Lebkuchen-Kiste. Da schlummern noch alte Studentenausweise drin - und das Studium ist inzwischen wirklich ne ganze Ecke her. Oh je...

Von: Ralf Senftleben am 29.07.2009

Gitte, ich habe mir heute gerade ein Classei-Starterpaket bestellt - von nun an nie mehr Stapel - Yeah!

Von: Norbert Jothann am 29.07.2009

Hallo, Ralf!

Was genau ist das Besondere an diesen Classei-Registraturen. Irgendwie kann ich mich seit Jahren nicht damit anfreunden. Ich hatte ja auch schon so ein Starter-Paket. Vor vielen Jahren. Schnell habe ich wieder den Weg zur gelochten Ablage gefunden; später wieder zur traditionellen Hängeregistratur. Aber diese nimmt zu schnell räumliche Ausmaße an, die mich abschließend wieder zum Hochkantordner haben zurückkehren lassen.

Könntest Du (oder könnte einer Eurer Leser) vielleicht ein paar nachvollziehbare Argumente für diese Classei-Registraturen geben...

Von: Ralf Senftleben am 29.07.2009

Hallo Norbert, ne, kann ich noch nicht, ich probiere es ja gerade das erste mal aus.

Aber ich glaube, der Clou ist, dass es sehr Platzsparend ist und dass man Dinge sehr schnell findet.

Von: Norbert Jothann am 29.07.2009

Hallo, Ralf!

Danke für Deine schnelle Antwort.

Vielleicht magst Du ja bald von Deinen Erfahrungen mit diesem System in unternehmenskick.de berichten, wenn Du die Einsatzmöglichkeiten für Dich ausgelotet hast.

Von: Barbara Geyer-Hayden am 29.07.2009

Hallo,

ja es ist sehr platzsparend. Für mich hat es daneben vor allem noch zwei große Vorteile:
- das Ablegen geht schneller (Kein lochen, da die Ablage weniger Platz braucht kann sie in Reichweite stehen und die Dokumente können im "sitzen" eingeordnet werden. Weil es schnell geht wird dann auch viel eher eingeordnet.)
- das (wieder)finden geht schneller (da für thematisch neues neue Mappen mit beschrifteten Reitern angelegt werden - d.h. nicht verschiedene Themen in einer Mappe wie das sonst schnell passiert -, die Mappen zu einem Gebiet z.B. Kunden werden dann nach einem Ordnungsprinzip - meist alphabetisch aber auch nummerisch oder thematisch - geordnet. So findet man schnell die richtige Mappe in der das Dokument liegt das man sucht. Innerhalb der einzelnen Mappe herrscht eine klare chronologische Ordnung und wenn zu einem Thema zu viel zusammengekommen ist ist die Mappe voll und mann muss eine neue bzw. ein neues Thema anlegen).

Das Umsortieren bzw. Neusortieren geht auch sehr schnell.

Ich habe damit sehr gute Erfahrungen für meine Arbeitssituation gemacht

Aber ich lege die meisten Dinge in einem digitalen System ab (scan2find) und nutze Classei "nur" für die Dinge die ich in Papier aufheben muss oder nicht einscannen will. Der Nachteil ist leider ganz klar der Preis und das man das System nur bei einem Hersteller beziehen kann.

Von: Norbert Jothann am 29.07.2009

Hallo, Frau Barbara Geyer-Hayden!

Vielen Dank für Ihren Erfahrungsbericht. Jetzt kann ich mir schon ein erstes Bild vom Nutzen dieses Systems machen.

Interessant fand ich Ihren Hinweis darauf, daß Sie viele Dokumente scannen. Diesen "Ablagebereich" nutze ich noch zu wenig, um Stapel zu eliminieren. Danke für den Hinweis.

Von: Barbara Geyer-Hayden am 29.07.2009

Hallo Herr Jothann,

beim scannen hab ich mich aber auch schon "verrannt" d.h. ich wollte ein Zeit lang alles scannen - mit dem Ergebnis das ich Stapel mit Dokumenten angelegt habe die ich "bald" scannen wollte.

Jetzt mische ich beide Systeme. Das heißt das ich mich bei Dokumenten in meiner Inbox gleich entscheide ob ich sie wegschmeiße, scanne & digital einordne, scanne & digital einordne & analog einordne (in Classei) oder nur analog in Classei einordne (wenn möglich mit Verweis im digitalen System). Wichtig ist für mich das ich das Dokument gleich aus der Inbox und vom Schreibtisch schaffe. Seit ich für mich akzeptiert habe das ich vieles auch nicht einscanne funktioniert es.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist auch mein Tischscanner denn das ist wie mit dem Einordnen: Wenn es schnell geht und man nicht vom Schreibtisch aufstehen muss macht man es viel eher. Außerdem ist ein digitales Ablagesystem wichtig das zu einem selbst passt (d.h. in meinem Fall für eine Einzelunternehmerin, außerdem bin ich ein Fan von klaren und einfachen Systemen).

Ich hab jetzt viele unterschiedliche digitale und analoge "Selbstorganisationssysteme" probiert und bin zu dem Schluss gekommen das es für eine "Arbeitsweise" jeweils individuell sinnvolle Kombinationen von Systemen bzw. Tools gibt. Wenn sich die eigene Arbeit ändert ändert man dann normalerweise auch diese unterstützenden Systeme.

Von: Barbara Geyer-Hayden am 29.07.2009

Hallo,

wird in diesem Forum eigentlich geduzt? Wenn ja würde ich das vorziehen

Sonnige Grüße,
Barbara

Von: Norbert Jothann am 29.07.2009

Hallo, Barbara,

wenn ich Deine Erläuterungen zum Thema Scannen für mich zuspitze, dann ziehe ich daraus folgende Punkte:

1. Es muß einfach durchzuführen sein, sonst wachsen doch nur wieder die Papierstapel.

2. Es muß sinnvoll sein, sonst entsteht "Scanneritis", die zum erhöhten Verwaltungsaufwand im digitalen Bereich führt.

3. Das Ablagesystem (Mischung aus Papier [analog] und digital) muß auf die Einzelperson beziehungsweise auf die einzelne Unternehmung abgestimmt sein.

4. Man muß es einfach tun.

Von: Barbara Geyer-Hayden am 29.07.2009

Hallo Norbert,

da kann ich mich nur anschließen
1. da hilft ein guter Scanner der auch mehrere Blatt gemeinsam scannen kann und/oder in "griffweite" ist
2. genau, auch Dinge wegschmeißen und nicht alles scannen
3. das ist auch wichtig aber da gibt es sehr viele Systeme die das unterstützen. Einfach verschiedene ausprobieren - die meisten Systeme kann man für einen gewissen Zeitraum umsonst testen. Bei mir hat es sich auch bewährt unterschiedliche Systeme zu kombinieren.
4. das ist das schwierigste

Was mir da vor allem hilft: einfach immer wieder neu anfangen wenn es mal nicht geklappt hat

Von: Jürgen Tesch am 29.07.2009

Liebe Gitte Härter,

ein ganz großes DANKESCHÖN fürs Anstubsen. Seit Wochen sind die Ordner gekauft - und der Container bestellt

Ihr Beitrag hat mich nun endlich aufgerüttelt und motiviert, endlich zum "Leerkörbler" zu werden. War gar nicht so schlimm. Wie alles, was man anpackt. Hinterher wundert man sich immer, warum man Dinge manchmal monatelang vor sich herschob.

Das Chi fließt wieder und die Gedanken auch. DANKE!

Hier die Beweisfotos, vorher und nachher:
vorher
nachher

Liebe Grüße,
Jürgen Tesch

Von: Ralf Senftleben am 29.07.2009

Und hier noch ein Artikel zu Mappei / Classei:
imgriff.com/Mappei Classai

Von: Gitte Härter am 30.07.2009

Hallo zusammen,

wie schön, dass da gleich ein paar "Gräber" eliminiert worden sind. Gratuliere!

Besonders eindrucksvoll natürlich die Vorher-Nachher-Fotos von Herrn Tesch. Dankeschön: Es ist immer noch viel einprägsamer, wenn man das sieht - vorher nachher sind nur ein paar Ordner und eine Kiste, die nicht großartig stören, aber wenn sie WEG sind, ist es tausend Mal besser. Das wird einem gleich noch klarer, wenn man zwischen Ihren Bildern hin- und herklickt!

Vielen Dank für die näheren Hinweise zu den Mappei/Classei-Systemen (die Namen hört man ja tatsächlich immer wieder) und die ausführlichen Scan-Tipps.

Und Angela: Ja, das kann ganz schön viel sein, wenn man mehrere solche Stellen hat. Aber gerade darum ist es gut, sich mal EINS rauszugreifen. Heute ist ein guter Tag, der Lebkuchenkiste den Garaus zu machen!

Einen schönen Tag zusammen
Gitte

Von: Sonja M. Berndl am 30.07.2009

Hallo Angela, hallo Gitte,

wenn es zu viel ist, die ganze Lebkuchenkiste auf einmal durchzugehen, dann könnte man ja mit einem einzigen Blatt oder Ausweis oder was auch immer da drin ist, anfangen.

Liebe Grüße,

Sonja

Von: Jürgen Tesch am 30.07.2009

Hallo Gitte,

ich sag jetzt auch einfach mal "Du". Ich glaube, soweit waren wir auch schon mal, als ich objektiv. und Euren Kurs "Die ersten 100 Tage im Job" auf meiner Website präsentiert hatte. Ist aber schon eine Weile her.

Danke für die positive Rückmeldung und fürs Editieren. Ich war nicht sicher, ob hier in den Kommentaren HTML funktioniert, deshalb habe ich die Links vorsichtshalber in ihrer kompletten Länge reingestellt. So ist das natürlich viel übersichtlicher und AUFGERÄUMTER

Liebe Grüße,
Jürgen

--- lebe gut - lerne viel - liebe alles ---

Von: Gitte Härter am 30.07.2009

Huhu Jürgen,

selbstverständlich können wir uns duzen. Ich sag immer Du, wenn jemand Du sagt und Sie wenn jemand eher formell kommentiert - sorry, wenn ich vergessen habe, dass wir uns schonmal geduzt haben. Manchmal fällt mir das aus dem Kopf

Auf wiederlesen
Gitte

Von: Holger Altwein am 30.07.2009

Ich bin zwar überzeugter "Freitischler" nur an der Umsetzung habert es noch gewaltig. Da bin ich richtig neidisch auf die hier beschriebenen Erfolge...

Von: Zamyat M. Klein am 30.07.2009

* Freitischler

Liebe Gitte, wie schaffst du das? Vor zwei Tagen habe ich auch mal wieder die Ärmel hochgekrempelt und meine besonderst krasse Schlafstörung dazu genztzt, etliche Gräber zu beseitigen- und auch der Tisch war schön leer- und schwupps, heute morgen....

* Classei

Das System ist absolut genial und ich nutze es schon seit Jahren.
Man kann schneller abheften, weil man eben nicht heften und Ordner durchwühlen muss, sondern mit einem Handgriff es richtig einordnen kann.

Ich finde Sachen nach Jahren (bei Telefonanrufen- zupf, habe ich einen Seminarplan von 2003 in der Hand)

Ich habe es mir auch hübsch gemacht, indem ich zerschnittene Kalenderblätter draufgeklebt habe (so ergeben immer vier Boxen ein Bild) - natürlich von der Sahara.

Warum bei mir trotz tollem Ablagesystem Stapel entstehen?
Es sind keine laufenden Dinge wie Post etc., sondern ich mache zum einen immer Haufen für best. Projekte (Buch schreiben beispielsweise), wo ich dann alles Material in eine Kiste packe, damit ich es nicht aus den verschiedenen Ordnern zusammen suchen muss).

Eine andere Klippe ist für mich, wenn ich aus Seminar nach Hause komme, schnell auspacke und schnell was Neues anfangen muss. Dann nehme ich mir oft nicht die Zeit, das ausgepackte Material ordentlich weg zu packen.

Erkenntnis ist der 1. Schritt zur Besserung, daher werde ich dafür zukünftig auch Zeit einplanen- direkt nach dem Seminar.

Liebe Grüße
Zamyat

Von: Gitte Härter am 30.07.2009

Hallo Herr Altwein,

schauen sie mal: Der Artikel hier von Dezember ist von mir -> Es ist ok, ein Volltischler zu sein!

Das war ich immer schon in meinem Leben und fand es perfekt so wie es ist (finde es auch nach wie vor total in Ordnung, wenn man damit gut arbeiten kann - ich bin allen Unkenrufen zum Trotz immer sehr gut mit meiner Stapelei klargekommen. Es geht ja nicht um Chaos pur, sondern darum, dass der wahre Stapler weiß, was in diesem Stapel im oberen Drittel drin ist ... hihi).

Damals hielt ich leere Tischplatten für völlig absurd!

Nichtsdestotrotz bin ich - tatsächlich unbeabsichtigt - kürzlich einer geworden. Ich habe dieses kleine Büchlein gelesen: Ordnung ins Chaos ... nur zum Rezensieren, gar nicht für mich selbst. Aber das hat dann ein Eigenleben entwickelt.

*

huhu Zamyat,

ich halte es aufrecht, indem ich das beherzige, was eigentlich logisch ist (was ich aber nie vorher gemacht habe): Ich räume die Dinge gleich weg an ihren Platz.

Anfangs hat das nicht gehalten, aber dann habe ich mich - wie oben beschrieben - ertappt und zurückgepfiffen. Dann wurde es Gewohnheit (man muss sich, wie immer, am Anfang nur anhalten, das auch zu machen).

Aber bekomme keine falschen Vorstellungen. Ich habe nach wie vor genug Baustellen. Das Seminarmaterial auspacken brachte mich gleich zum Lachen. Da bin ich nämlich noch schlimmmer als Du: Ich stelle beim Heimkommen die Tasche ab und da steht sie dann ... tage- oder wochenlang!

Und zwar nicht, weil ich, wie Du, so schnell was machen müsste, sondern weil ich keinen Bock habe, heimzukommen und Zeug auszupacken. Wäh.

Viele Grüße
Gitte

Von: Angela am 30.07.2009

Danke für die Aufmunterung

Die Lebkuchenkiste ist es heute dann doch nicht geworden, aber der Tisch im Wohnzimmer, auf dem Unterlagen für mehrere Projekte durcheinandergestapelt waren, der hat dran glauben müssen. Jetzt sieht die Welt schon wieder ganz anders aus.

Von: Gitte Härter am 30.07.2009

Hallo Angela,

gratuliere! Das ist ja super, dass Sie direkt EINS eliminiert haben. Wunderbar!

Viele Grüße
Gitte

@Sonja: Danke für die wichtige Ergänzung, dass es nicht gleich die ganze Kiste sein muss, sondern Blatt für Blatt ebenfalls "die Chose" ins Laufen bringt

Von: Simone am 31.07.2009

Danke für diese Aufmunterung.

Ich habe eine Schublade, da kommt auch so alle mögliche an Post rein, die nicht als 'sofort abzuarbeiten' gilt. Zu gemacht und... ja...vergessen! Wie heißt es so schön: Aus den Augen, aus dem Sinn! Aber sobald der nächste Brief reinsoll und sie schon überquilt, kommt das schlechte Gewissen und ich nehme mir jedes mal vor, sie am Wochenende abzuarbeiten! Aber sobald sie wieder zu ist...

Ihr seht das Dilemma! Aber dieses WE wird es passieren! Versprochen!

Vielleicht sollte ich einen Termin mit mir selbst machen!

Von: Gitte Härter am 31.07.2009

Hallo Simone,

ja: weg mit der Schublade am Wochenende!

Am besten melden Sie gleich am Montag hier Vollzug, dann ist es noch sicherer.

Ein schönes Wochenende
Gitte

---

Hier noch eine allgemeine Ergänzung zu meinem Artikel oben: Heute war ich wieder in der Apotheke. Mal sehen, ob das Tischdurcheinander aufgeräumt ist. Ja, tatsächlich hat jemand aufgeräumt.

Am Dienstag war ja drauf:

- das alte, zu 90 % leere Buchgestell eines Verlages
- diverse Fremdprospekte, die alle durcheinander lagen
- ein Stück Abziehpapier von einem Pflaster
- und ... Trommelwirbel: ein Stück Dreck!

Heute war das Abziehpapier vom Pflaster weg - alles andere (inklusive des Stück Drecks) war unverändert!!

Vorhin wäre mir fast der Kopf geplatzt, als ich das gesehen habe. Aber jetzt denke ich mir: Vermutlich war's nur der Wind, der das Pflasterpapier weggeweht hat. Ich hoffe wirklich, es war der Wind.

Von: Gabriele Knapp am 03.08.2009

Hallo zusammen,
wichtig ist, das richtige System für sich selbst und für sein Aufgabengebiet zu finden. Sollte das irgendwann nicht mehr passen - ändern Sie's. Zweiter Punkt ist wirklich, seine Gewohnheiten zu ändern, denn ohne Routine geht hier gar nichts voran. Und Ausreißer verzeihen und akzeptieren. Ich habe auch immer wieder kleine Stapelchen, die dann allerdings weggeräumt werden bevor sie groß und bedrohlich werden (z.B. wenn so ein Newsletter ins Postfach flattert

)

Und wenn jemand nicht alleine klarkommt gibt es auch noch Dienstleister die sich darauf spezialisiert haben, Ordnung zu machen und Systeme zu schaffen, die funktionieren.

Frohes Schaffen,
Gabriele