Die Evolution meiner To-Do-Liste
Gitte Härter • Vor einiger Zeit habe ich beschrieben, wie meine To-Do-Liste funktioniert. Ich arbeite mit einem Klemmbrett, das rechts neben mir lehnt, so dass ich es immer im Blick habe. Darauf ein Formular mit Wochenübersicht, auf das ich nur mit Bleistift schreibe. Sobald ich eine Aufgabe erledigt habe, radiere ich sie sofort weg. Auf diese Weise habe ich immer die totale Übersicht und bin motiviert, weil die Aufgaben vor meinen Augen nach und nach verschwinden.
Das Formular ist durchlaufend, das heißt, ich nutze es bis es unansehnlich wird. Danach kommt ein neuer Ausdruck aufs Klemmbrett. (Details und das Formular in diesem früheren Beitrag).
Im Laufe der Jahre habe ich das Layout meines Formulars geringfügig angepasst und festgestellt, wie mir diese kleinen Änderungen bei der Organisation helfen.
Version 1
Am Anfang hatte ich für jeden Tag eine Vielzahl von Zeilen. Das Wochenende war ebenfalls fest eingeplant. Zum einen habe ich damals am Wochenende meist ganz normal gearbeitet, zum anderen empfand ich es auch als entzerrend, dann am Wochenende „in Ruhe“ Dinge fertigzumachen. Auf meiner To-Do-Liste waren also sieben Tage vorgesehen:
Version 2
Nachdem ich Weniger bringt mehr gelesen hatte, änderte ich das Layout, indem ich mir jeden Tag zwei Hauptaufgaben eingeplant hatte. Das waren die wichtigsten Dinge, die ich auf jeden Fall an diesem Tag erledigen würde:
Das war nicht nur eine gestalterische Änderung, sondern ich habe diese „zwei wichtigsten Dinge“ auch insofern ernst genommen, als ich eben nicht nur die übliche Alltagsarbeit dafür eingeplant hatte (die habe ich ja auch in meiner regulären To-Do-Liste früher immer erledigt), sondern indem ich bei diesen „zwei wichtigsten Dingen“ eben auch die Aufgaben einbezogen habe, die sonst oft eher liegenbleiben: Gerade wenn ständig viel zu tun ist, beansprucht das Alltagsgeschäft die ganze Zeit, aber wichtige andere Dinge, die beispielsweise das Unternehmen weiterbringen, bleiben liegen.
Die Änderung des Layouts hat mir hier also gerade diese strategischen Dinge und das Weiterarbeiten an wichtigen Ideen dringender ins tägliche Blickfeld gerückt.
Außerdem habe ich die Anzahl der möglichen Aufgaben pro Tag verringert, indem ich weniger Zeilen zur Verfügung hatte. Diese simple Änderung hatte zur Folge, dass ich meine Tage nicht immer so vollgeplant habe. Ich habe da auch das abends arbeiten abgeschafft.
Version 3
Die letzte Version, mit der ich nun seit einigen Monaten arbeite, ist noch mal stark vereinfacht. Ich habe pro Tag nur noch vier Zeilen und nehme mir damit noch weniger vor.
Das führt bei mir zu mehr Disziplin, weniger zu arbeiten 
. Meine Kunden wissen, dass ich in der Regel superschnell bin, und das bin ich noch immer. Aber ich mache nicht, wie sonst, immer alles sofort, sondern plane meine Tage nun entspannter:
Oft arbeite ich, wenn ich mit einem Tag fertig bin, natürlich an anderen für den nächsten Tag geplanten Aufgaben weiter. Es ist jedoch ein großer Unterschied, ob man mehr macht als geplant oder ob man mit zu viel geplanten Dingen nicht fertig wird und dann entweder rumrödelt oder ständig Aufgaben weiter mitzieht.
Ist es nicht interessant, wie sich das Layout einer To-Do-Liste nicht nur auf die Übersicht auswirkt, sondern auch auf das Planungsverhalten? Ein Ziel - wie bei mir -, die Aufgabenlast zu entzerren, gelang mir alleine durch das Eliminieren der Linien (und damit Aufgabenfülle pro Tag) und das Rauslassen des Wochenende-Kastens.
Schauen Sie doch mal, wie Sie Ihr System nutzen – oder sich eines schaffen möchten -, um Ihre Ziele zur Selbstorganisation besser zu stützen.
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Anmerkungen & Kommentare
dass da vier Zeilen stehen heißt natürlich nicht, dass ich täglich nur vier Dinge mache. Natürlich bewegt sich diese Liste: ich habe sie ständig in Gebrauch.
Momentan stehen da für heute beispielsweise drei Dinge, zwei weitere stehen für morgen und Montag fest drin - wenn ich was erledige, radiere ich es weg; gleichzeitig schreitet aber natürlich der Alltag voran: wenn ich gleich die Mails abrufe, kann es sein, dass ich zwei neue Sachen drin habe, die es dann einzuplanen gilt. Wenn das Telefon nachher klingelt, schiebt sich - wie bei jedem - eine andere Aufgabe dazwischen. Und ja: das sind natürlich kleine und große Projekte - die großen splitten sich dann nach Sichtung weiter auf.
So mache ich täglich natürlich sehr viel mehr als nur vier Dinge, aber ich plane nicht von Haus aus den Tag voll, sondern teile immer schon für die nächsten paar Tage auf.
Auch das Prinzip der zwei wichtigsten Dinge heißt ja nicht, dass man ausschließlich diese zwei Dinge tut oder nur dafür Zeit hat. Es garantiert nur, dass sie nicht immer hintenanstehen und damit wochen- oder gar monatelang ins Land ziehen. Gerade das, was das Weiterbringen des eigenen Business angeht, bleibt ja oft leider außen vor, weil der Alltag drückt.
Das Beschränken meiner Liste oben auf die vier Zeilen pro Tag schützt mich davor, mir von Haus aus zu viel vorzunehmen - und da ich jemand bin, der die Dinge lieber zackig fertig macht, habe ich viele Jahre abends und am Wochenende noch einige Stunden drangehängt. Das wurde so eine Gewohnheit (zumal ich meine Arbeit ja gerne mache!), dass ich mir von Haus aus die Planung so entzerrt habe und auch, wenn ich wesentlich mehr schaffen könnte, es einfach nicht mehr tue.
Viele Grüße
Gitte
jetzt hab's ich gerafft. Bei Dir stehen also 2 Dinge im Fokus:
- wichtige Dinge, die Dein Business voranbringen, immer wieder im Visier zu haben.
- nicht zu viel in einen Tag packen.
Viele Grüße
Heike
PS: Da bin ich beruhigt, denn so ähnlich mache ich es im Grunde auch, nur wegradieren tue ich nicht, ich bevorzuge das befreiende Streichen!
Bloß das Radieren - hm, also, das finde ich streng. Ich streich lieber durch, da seh ich hinterher noch, was ich erledigt habe
Lustig, wie unterschiedlich man auf so Sachen reagiert.
Ein schönes Wochenende
Gitte
ich hab bis jetut das ausstreichen auch favorisiert, weil ich da im nachhinein noch sehe, was schon erledigt ist. Aber das ausradieren hat natürlich den Vorteil, dass die Aufgaben sich buchstäblich vor Augen auflösen. Der Gedanke hat so eine Leichtigkeit. Ich werds mal ausprobieren.
Meine Todo-Liste hat eine Wochenform u. zwar "Heute",also das täglich aktuelle. Dann "Diese Woche", was alles so anliegt, darunter die lfd. "Projekte" mit ihren Aufgaben und die Rubrik "Außerdem noch" für alles, was sonst noch so darauf wartet erledigt zu werden wie wöchentl. Pc cleanen oder den Spirikater weiterschreiben.
Nach der Woche sieht das Blatt dann sehr bunt aus, weil Notizen dazwischen oder daneben landen in unterschiedlichen Farben damit ich´s auch sehe. Ich bin sehr visuell.
liebe Grüße
Barbara
gedacht? Und wie sieht jetzt Dein aktuelles Formular konkret aus ("Die wichtigsten 2 Dinge gibt es da dann nicht mehr, richtig?) - will heißen, könntest Du es als Worddokument zur Verfügung stellen. Mir ist schon klar, dass jeder sein "Eigenes" finden muss, aber als Grundlage wäre es einfach toll, denn ich bin so eine, die gleichzeitig auf vielen Zetteln herum-schreibt u. das hat sich nicht als hiflreich erwiesen. Liebe Grüße Beatrice
ja, so hat jeder sein System - das unterschiedliche Vor- und Nachteile hat und unterschiedlich gut läuft.
Darum finde ich das Stichwort "Evolution" so wichtig: Dass man sein eigenes System verfeinert, Neues ausprobiert und so dann solche guten Werkzeuge wie eine To-Do-Liste zu einem immer stärker nützenden Werkzeug macht.
Zu Deiner Frage, Beatrice: Ja, früher hatte ich noch ein paar Monate rechts stehen - das habe ich auch zusammengestaucht auf ein kleineres Kasterl "demnächst". Wichtig ist mir, dass ich Dinge, die demnächst anstehen, fest im Blick habe - ohne auf eine weitere Liste woanders oder Zettelchen ausweichen zu müssen.
Wie Barbara habe ich zudem noch ein paar Kasterl für laufende Projekte (das war in meiner alten Version auch so): bei mir heißt das für die einzelnen Websites selbstmarketing.de, unternehmenskick.de und schreibnudel.de - dort trage ich Dinge ein, die ich demnächst dort tun sollte, die aber nicht sofort sein müssen (also nicht in meine Wochenliste gehören).
Mein aktuelles Formular sieht so aus, dass ich die Tage Montag - Freitag wie oben gezeigt - untereinanderstehen habe, darunter dann ein Kasterl für Notizen/"demnächst" und darunter noch Platz für Sachen pro Website.
Word-Formular zur Verfügung stellen: mache ich gerne in naher Zukunft - momentan habe ich nicht so viel Zeit.
Viele Grüße
Gitte
jeder hat so sein individuelles System. Ich bin einfach ein bisserl faul und schreib net so viel: Mein Wochenplan auf dem Tisch bekommt "Fixtermin" verpasst = Besuche und zugesagte Anrufe bei Kunden, dazu noch 1-3 "nichts zu vergessendes".
Abends setze ich mich für so zehn Minuten hin und schreib mein Tagespensum für morgen auf (kunterbunt nacheinander runtergeschrieben - nie mehr als ein Blatt).
Am neuen Tag wird alles erledigte durchgestrichen und abgehakt - einfach ein befreiendes Gefühl.
So eine Woche hebe ich diese Notizen auf, dann landen sie spätestens im Papierkorb - dies soll mir nur für die Fälle helfen, wo an einem Tag absolut nichts zu Laufen scheint; ein Rückblick hilft dann meist.
Daneben setze ich noch Pultordner 1-31, 1-12, A-Z und Hängeregister ein.
Ganz wichtig: Nur zwei Eingangskörbchen - eins für privates und eins für geschäftliches - da landet einfach alles erst einmal - so geht nichts verloren und es gibt nicht so viele Findeorte, wo was sein kann
)Nur ein klitzekleines Problem hab ich - dies sind die großen "platzfressenden" Postsachen (über DIN B 4) - wie verfahrt Ihr damit?
Netter Gruss
von Horst R.
zu großen Postsachen kann ich leider nichts sagen, weil ich so gut wie nie überhaupt Post bekomme und wenn, dann "kleine".
Vielleicht weiß sonst wer was. Wir haben ja auch einige Ordnungs-Organisier-Fachleute unter unseren Lesern: vielleicht haben die ja auch noch einen guten Tipp dazu.
Viele Grüße
Gitte
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auf Deine Buchempfehlung "Mehr ist weniger" habe ich mir das Buch auch reingezogen. Eine für mich ebenso wichtige Erkenntnis waren die 2-3 wichtigsten Aufgaben. Auch ich habe meinen Tagesplan dahingehend umgestellt, dass ich meine Projektaufgaben, die ich als wichtig erachte, in die ersten Morgenstunden verlagert habe.
Allerdings gelingt es mir nicht, es bei diesen 2-3 Aufgaben zu belassen. Durch mein Tagesgeschäft lagern sich viele kleine Aufgaben zwischen diese wichtigen Aufgabenblocks. Und damit bin ich letztendlich doch wieder bei mehr als 4 Aufgaben, wenn auch kleinere To-Dos.
Und jetzt kommt's Du mit Deinen maximal 4 Aufgaben. Ich gehe mal davon aus, dass sich hinter diesen Aufgaben auch größere Projekte verbergen. Aber was macht's Du mit kleineren Dingen, die zwischenrein rutschen, bekommen die einen eigenen Aufgabenblock "Sonstiges" oder wie geht's Du damit um?
Viele Grüße
Heike