Die Discokugel der Konzentration
Gitte Härter • Wenn Ihre To Do-Liste aus allen Nähten platzt und Sie nicht aufpassen, dann kommt es leicht zur Konzentrationsbrechung: der Gedanke an alles, was Sie noch zu erledigen haben, splittert auf und Ihre Konzentration verteilt sich wildflackernd im Raum.
Heute habe ich wieder einen Hang zur Dramatik, was? 
Aber genau so ist es: Wir machen uns verrückt und durch das „Das auch noch!“, „Die Zeit reicht nie!“, „Wie soll ich das denn schaffen?“ rauben wir uns nicht nur den letzten Nerv, sondern verlieren die jetzt besonders nötige Konzentration.
Darum heißt es: Konzentrationsbündelung statt Konzentrationsbrechung. Und die schaffen Sie sich durch:
Unbedingten Überblick
Wenn Sie viel auf der Platte haben und merken, dass Sie ins Rotieren kommen, werfen Sie sofort alles von sich und verschaffen Sie sich erstmal einen klaren Überblick. Vermutlich arbeiten Sie mit einer To-Do-Liste oder Aufgaben, die Sie im Kalender oder auf Zetteln notieren. Wenn nicht, wenn Sie eher eine chaotische Zettelwirtschaft oder viele Aufgaben „im Kopf“ haben, dann schreiben Sie sich einen Schlachtplan für den aktuellen Ausnahmezustand: Welche Aufgaben, die die momentane Panik verursachen, sind bis wann zu erledigen?
Das bezieht sich nicht nur auf einzelne Projekte, sondern auch auf die Details, die mit einer Aufgabe einhergehen. Nur wenn Sie näher aufsplitten, wie eine Aufgabe beschaffen ist, können Sie sie vom Umfang und Schwierigkeitsgrad besser einschätzen und sich entweder eine klare Zeitinsel dafür schaffen oder sie scheibchenweise zwischendrin wegarbeiten. Hier muss ich nochmal auf meine To-Do-Liste verweisen.
Der klare Überblick kann auch buchstäblich gemeint sein: Je mehr Sie sich bedrängt fühlen, desto mehr hilft Ordnung. Räumen Sie auf, wenn durch die aktuelle Vielbelastung Ihr Schreibtisch wie Kraut und Rüben aussieht. Das dauert nur wenige Minuten und sofort stellt sich auch für Ihren Kopf das gute Gefühl der Kontrolle wieder ein.
Klare Priorität und Reihenfolge
Je weniger Zeit für einzelne Aufgaben, desto besser muss die Planung sein. Nehmen Sie streng die Dinge raus, die problemlos verschoben werden können beziehungsweise diejenigen, wo Sie mit dem Kunden oder Kollegen einen späteren Termin vereinbaren können (oder etwas komplett delegieren). Alles, was Sie noch machen wollten, was aber jetzt wirklich nicht dringend ist, wird vertagt. Schreiben Sie es direkt auf einen späteren Zeitpunkt in Ihren Kalender oder auf Ihre Aufgabenliste. Das Lichten der aktuell abzuarbeitenden Liste gibt Konzentrationsressourcen frei.
Gehen Sie bei den anderen Aufgaben streng nach der vorher festgelegten Reihenfolge vor, wenn es dringliche Projekte sind.
Der Impuls, an allen anstehenden Aufgaben multitaskingmäßig irgendwas zu machen, um alles irgendwie voranzubringen, ist ein Trugschluss: Sie verteilen Leistung, Konzentration und verlieren durch ständiges Aufhören und wieder Reindenken sehr viel mehr Zeit.
Zeitinseln ohne jegliche Ablenkung
Auch wenn Sie viel am Tag arbeiten, so arbeiten Sie nicht jede Minute voll konzentriert. Wir haben Zeiten, in denen wir zu 100 Prozent auf die Aufgabe fokussiert sind, und wir haben sehr viele Stunden am Tag, wo dies nicht der Fall ist – vorrangig, weil wir unsere Konzentration zerfleddern. Nicht immer ist das selbst gewählt. Wenn ständig das Telefon läutet oder Mitarbeiter reinkommen, um Sie etwas zu fragen, dann wirkt das von außen ein.
Haben Sie nicht den Anspruch, dass Sie 8 oder 10 oder noch mehr Stunden die absolute Arbeitskraft bringen. Das tut niemand. Aber es ist natürlich wichtig, die Arbeit, die Sie leisten so qualitativ hochwertig wie möglich zu gestalten. Das ist übrigens auch der Schlüssel dafür, dass Sie ohne Abstriche mit weniger Arbeitszeit genauso viel oder gar mehr an Ergebnissen bringen können.
Zeitinseln ohne jegliche Ablenkung bedeutet:
- Vermeiden Sie Störungen. Hauen Sie für zwei Stunden oder den ganzen Vormittag den Anrufbeantworter rein oder sagen Sie Kollegen oder wenn Sie im Home-Office arbeiten Ihrer Familie, dass und wie lange Sie nicht ansprechbar sind. Sorgen Sie auch dafür, dass Sie Ihre Sinne nicht nebenbei beanspruchen. Wenn Sie nebenbei gern Musik hören, schalten Sie diese für diese Zeitinsel, in der Sie konzentriert an Aufgabe X arbeiten, ab. Denn auch wenn Sie das gerne mögen beschäftigt die Beschallung Ihr Gehirn und zieht Konzentration ab.
- Nehmen Sie sich für die entsprechende Zeitinsel eine Aufgabe aus Ihrer To-Do-Liste vor (die mit der höchsten Priorität) und schätzen Sie ab, wie lange Sie dafür brauchen werden. Manchmal hat man eine gute Vorstellung davon, dass etwas maximal eine Stunde dauert. Dann nehmen Sie sich genau das vor: „Ich mache jetzt den Brief an Firma Y fertig. Spätetens um 10 Uhr ist das erledigt.“ Sie kennen vielleicht das Parkinsonsche Gesetz, wonach sich die Arbeit so lange ausdehnt wie Zeit zur Verfügung steht. Also setzen Sie sich selbst dafür ein realistisches Zeitkontingent. Das muss nicht unbedingt in Minuten bemessen sein – Sie können sich bei komplexen Aufgaben auch Teile vornehmen: Ich mache jetzt Teil X, Y und Z nacheinander weg. Oder auch: Ich schreibe jetzt fünf Seiten.
Wichtig ist dann natürlich, dass Sie die Zeitinsel diszipliniert für genau diese Aufgabe nutzen!
Begünstigte Rahmenbedingungen
Schaffen Sie sich die besten Bedingungen, die Arbeit gut zu machen. Das kann beispielsweise die Vorbereitung der Aufgabe sein (anhand des Schreibens komplexer Sachen wie Selbstlernkursen oder Büchern habe ich hier schon einmal beschrieben, wie ich mich vorbereite, damit ich danach effektiv beim Schreiben bleiben kann).
Diese Bedingungen können also Vorgehensweisen sein, durch die Sie reibungslos arbeiten können. Es können aber auch Rahmenbedingungen sein, die Ihnen einfach gut tun. Vielleicht möchten Sie Ihre konzentrierte Zeitinsel damit beginnen, dass Sie sich eine dampfende Kanne Tee machen – weil Ihnen der gut tut und gleichzeitig auch für Konzentration und Ruhe steht.
Den Kopf in der Sache
Holen Sie Ihren Kopf ganz in die aktuelle Sache. Besonders wenn man viel um die Ohren hat, nützen zwar die schon angesprochenen Tipps eine ganze Menge, schützen aber nicht vor der Panik des „Das und das auch noch! ... AAAAAH!“. Mir helfen in diesem Fall neben der konzentrierten Zeitinsel Selbstgespräche, in denen ich mich in die Sache einstimme (siehe hier, letzter Absatz: Kommentator-Technik).
Wenn Ihr Kopf abwandert, und das kann bei viel Hektik schnell der Fall sein, pfeifen Sie ihn zurück. In Gedanken oder auch, indem Sie laut zu sich sagen: „Jetzt ist erstmal das hier dran.“ Durch das Priorisieren und Ihren Schlachtplan haben Sie dann ja die Gewähr, dass Sie alles unter Kontrolle haben.
Und: Handelt es sich um ein greres Projekt, stellen Sie sich das Ergebnis vor: Wie Sie das Ding von der To-Do-Liste streichen können, es Ihrem Kunden zeigen – oder wie erleichtert Sie selbst sind, wenn Sie es geschafft haben. Vor allen Dingen natürlich, wie sich mit der erledigten Aufgabe Ihre aktuelle Zeitpanik merklich entspannt.
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Anmerkungen & Kommentare
Dann gibt es die wunderbare Möglichkeit, Dinge plötzlich zusammenfassen zu können, zwei Fliegen mit einer Klappe erschlagen zu können - vorausgesetzt natürlich, man befolgt, den eigenen Rat.
Liebe Grüße
Maria
hab mir heute dein Muster für eine To-Do-Liste ausgedruckt. Frage: Wozu sind die Monate vorgesehen? Wo schreibst du die Details für eine Aktivität hin (z.B. das Beispiel Newsletter verschicken)?
Ich denke, ganz so optimal ist das angebotene Formular nicht.
Grüsse
Kurt
danke, Maria, für Deinen Erfahrungsbericht - ja, es ist ganz erstaunlich, wie man mit dem Blick von außen auch für sich selbst oft klarer sieht.
Kurt: Jede To Do-Liste soll immer den eigenen Arbeitsinhalten und Präferenzen entsprechen, das heißt, dass mein Formular nur eine Anregung dafür ist und nicht das generell Nonplusultra.
Die Monate rechts nutze ich, um kommende Projekte vorzumerken. So habe ich zum Beispiel im Blick, wenn ich im Februar drei Artikel abeben muss und im März Trainingsunterlagen X vorbereiten. Die will ich im Vorfeld schon sozusagen im Augenwinkel haben, weil mir das auch nützlich ist, wenn ich meine Zeit oder weitere Termine plane.
Ergeben sich dann Zeitinseln, die ich übrig habe, dann arbeite ich auch schonmal vor. Die Monate "wachsen" mit, weil ich alle paar Monate das Formular dann neu ausdrucke (und die Monate anpasse).
Zu den Details der Projekte: Wenn es kleinere Projekte sind, schreibe ich die Details in den jeweiligen Tag. Das Beispiel mit dem Newsletter wäre also so, dass ich es an den jeweiligen Tagen vormerke: am Montag stünde da "NL-Text 1", "NL-Text 2" dafür, dass ich die Artikel noch schreibe, am Donnerstag steht dann da "Webupdate" am Freitag dann "NL-Onlineversion" und "NL senden".
Für einzelne große Projekte, wo ich viele Einzelaufgaben habe, mache ich mir für die Projektphase ein einzelnes Übersichtsblatt. Zur Zeit schreibe ich beispielsweise ein neues Buch. Das bekommt seine eigene Übersicht, was dazu alles zu tun ist, so dass ich das dann parallel im Blick habe.
Je nachdem, wie Dein Arbeitsalltag aussieht und wie sich die Projekte aufsplitten, ergeben sich möglicherweise ganz andere Bedürfnisse. Wie das Formular dann aussieht, ist zweitrangig. Das Wichtige ist das Prinzip des Konkretisierens und Fest im Blick habens (und, wie ich finde, des Bleistift-Radierens, -sofortigen Übertragens), damit die To Do Liste nicht ein Verwaltungsakt für sich wird
Viele Grüße
Gitte
also - ich schwöre ja auf Mind Maps. To Do Listen sind für mich zu unübersichtlich.
Ich ordne alle Projekte auf ein Mind Map - so dass ich den großen Überblick habe. Dann habe ich für jeden Monat eine Classei-Mappe, auch hier ein Mind Map, wo ich schon mal alles notieren, was ich für einen späteren Monat plane.
Dann pro Woche und oft auch pro Tag eins.
Der Vorteil für mich:
ich kann ähnliche Aufgaben unter einem Oberbegriff oder Symbol bündeln: ein Telefon, E-Mail Zeichen und andere Abkürzungen, die ich mir ausgedacht habe.
Ich kann zudem durch Farben noch deutlich machen, worum es geht oder auch die Prioritäten.
Wenn ich eine Sache erledigt habe, wird das in grün markiert und strahlt mich an "erledigt"! Das finde ich schöner als durchstreichen oder Häkchen.
Aber ich mache überhaupt alles mit Mind Maps. Vor allem alle Planungen. Ich schreibe ja auch gerade wieder ein Buch (eigentlich sogar an zweien
, da habe ich die Gliederung per Mind Map, die verschiedenen Schwerpunkte etc.Wenn man einmal den Dreh raus hat, dann ist das (für mich) sehr viel übersichtlicher- auch gerade die verschiedenen Ebenen und Unterbereiche.
Liebe Grüße
Zamyat
das ist doch ein wunderbares Beispiel, wie unterschiedlich das Werkzeug aussehen kann und was ich mit eigene Bedürfnisse und Präferenzen ansprach.
Vielen Dank für die Schilderung und den Anstoß!
Ein schönes Wochenende
Gitte
PS: Wem Mind Maps nicht soviel sagen -> Ralf hat einen nützlichen Artikel dazu geschrieben:
Ein Mind map erstellen – Schritt für Schritt
zwei Dinge noch zur Ergänzung:
- bei dem Begriff "Discokugel" hatte ich sofort Mind Maps im Sinn - denn eine Kugel ist ja rund und hat ein Zentrum (der Konzentration) - und das genau ist ja auch beim Mind Map der Aufbau. Daher fand ich die Assoziation sehr naheliegend
- Und du hast natürlich Recht: wie gut dass es verschiedene Werkzeuge gibt, da es verschiedene Menschen gibt. Das Wichtige bei dem Thema ist es, überhaupt ALLES aufzuschreiben. Siehe auch "Things Getting Done" - oder die abgespecktere Form "Zen tO Done".
Das Aufschreiben ist das A und O, um das Gehirn zu entlasten und sich wirklich entspannen zu können, ohne Angst, irgendetwas Wichtiges aus dem Blick zu verlieren.
Und ob ich es in Listen oder Mind Maps schreibe ist dann eine persönliche Vorliebe.
Dir auch ein schönes Wochenende
Zamyat
Wo ich Deine Namen gerade in der "Letzte Kommentare"-Spalte entdecke...
...wie geht es Deinem Fuß und Dir heute / jetzt?
Herzliche Grüße
Norbert
Schön zu lesen, daß es Dir und speziell Deinem Fuß wieder besser geht. Da wird bestimmt eine Herausforderung, wenn Du in der beschriebenen Art Dein Seminar halten wirst.
Alles Gute!
Norbert
das ist ja jeck: habe dir just in dieser Sekunde eine private Mail geschickt.
Fuß- Situtationsbeschreibung habe ich drei Minuten vorher in einen anderen Kommentar zum Beitrag "Nachhaken..." geschrieben. Danke herzlich der Nachfrage - ich humpele mich halt so durchs Leben
Eine Mit- Dorfbewohnerin fragte gestern schon, ob ich nicht langsam einen Hüttenkoller bekomme, drei Wochen in der Bude.Und wollte mich einladen ihr beim Bügeln zuzuschauen
. Ideen haben die Menschen Liebe Grüße
Zamyat
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meistens danebenliegen
diese Erfahrung habe ich auch schon mehrmals machen können.
Ich habe etwa eineinhalb Jahre lang sehr unter Zeitdruck arbeiten müssen, weil wir kein qualifiziertes Personal bekommen haben. Da die Kunden nichts für die Situation konnten, habe ich mich bemüht trotzdem, die wichtisten Dinge zeitnah zu erledigen.
Ich habe nach dem Feuerwehrprinzip gearbeitet - sprich, nur die Feuer gelöscht, aber nichts wirklich gelöst.
Irgendwann kam ich auf den Trichter mit der To-Do-Liste. Ich war sehr erfolgreich damit. Vor allem, als ich noch begann, die Dinge zu gewichten.
Ich arbeite auch heute noch nach diesem Prinzip. Und habe auch in Stoßzeiten meistens ziemlich viel "Zeit" zur Verfügung, um auch mal ein tröstendes Kundentelefonat zu führen, oder einfach auch mal Zeit für eine "Therapiestunde" mit dem Kunden zu haben. Die Kunden freuen sich, ich arbeite im Vertrieb, und ich bin befriedigt, weil ich etwas Positives hinterlassen konnte.
Irgendwann in meinem privaten und beruflichen Dasein habe ich für mich entschieden, dass es nichts wichtigeres gibt als der Mensch. Für mich hat das immer absolute Priorität. Also, wenn ein Kunde am Telefon "heult", dann habe ich auch Zeit für ihn - egal, ob es 10.000 wichtigere Dinge gibt.
Ich habe festgestellt, dass die Kollegen und Vorgesetzten das tatsächlich verstehen und nachvollziehen können, wenn deshalb andere Aufgaben einfach mal später erledigt werden.
Also, ich bin einfach überzeugt, dass es auch eine frage der eigenen Einstellungen zu den Prioritäten ist.
Ich wünsche allen einen sonnigen Sonntag.
Maria