Das Dilemma mit der Vertretung
Gitte Härter • Wenn Sie Einzelunternehmer/in sind, dann kommen Sie – gerade in den ersten Aufbaujahren – schnell in die Bredouille, wenn es um Freizeit, Urlaub und Krankheiten geht. Es ist also wichtig, vorzubauen und sich um eine verlässliche Unterstützung und Vertretung zu kümmern. Aber woher nehmen?
Das Schöne an der Selbstständigkeit ist ja, dass Sie für alles selbst verantwortlich sind – das ist auch manchmal nicht so schön, ich weiß es ja auch. Doch wenn alles gut läuft und Sie einsatzfähig sind, dann können Sie selbst bestimmen, was Sie wie machen.
Das Blöde ist aber auch, dass bei einem kleinen Unternehmen praktisch alles an Ihrer Person hängt. Gerade in der Aufbauphase denkt man oft gar nicht daran, dass man auch Unterstützung braucht, die einen mal entlastet. Denn man hat keine Zeit oder weiß nicht, wo anfangen oder man will oder kann kein Geld ausgeben.
Als Einzelunternehmer/in ist es jedoch sehr wichtig, dass Sie sich rechtzeitig darum kümmern, wie Sie eine Abwesenheit regeln können: eine geplante Abwesenheit, die es Ihnen erlaubt, auch mal in Urlaub zu gehen, oder aber natürlich die ungeplanten Ausfallzeiten wie der Blinddarmdurchbruch, mit dem niemand rechnen konnte.
Hier einige Tipps:
Das Aufgabengebiet durchleuchten:
Ich weiß, wie es ist, wenn man alles selbst macht. Auch mir geht es so, dass mir manchmal Freunde Hilfe anbieten möchten, wenn gerade sehr viel zu tun ist, und ich dann spontan immer antworte: „Danke, aber es ist gar nicht möglich, dass Du mir hilfst – das kann nur ich.“
Näher betrachtet stimmt das so aber nicht, denn alles, was wir One-Man-Shows tun, besteht ja aus den unterschiedlichsten Tätigkeiten, und natürlich ist es möglich, einen Teil davon zu delegieren.
Sehen Sie sich also „Ihre Stellenbeschreibung“ mal näher an: Je nachdem, wie Ihr Business beschaffen ist, ergeben sich möglicherweise verschiedene Aspekte, die Sie für den Fall der Fälle durchaus delegieren können (siehe auch „Vertretung light“ weiter unten), und das zum Teil sogar an Menschen, die nicht Ihren fachlichen Hintergrund haben.
Andere Einzelunternehmer „abchecken“:
Für Ihre Kernkompetenzen können Sie natürlich nicht einfach irgendeinen Laien einspannen, das ist klar. Umso wichtiger ist es, dass Sie auch Kontakte zu Leuten Ihres Fachs knüpfen. Das ist bei Netzwerk- und besonders auch bei Fachveranstaltungen (wie Messen oder Treffen von Berufsverbänden) besonders einfach. Das Gute: In der Regel können Sie davon ausgehen, dass andere Einzelunternehmer Ihres Faches die gleiche Thematik haben, also auch darauf angewiesen sind, gute und verlässliche Kontakte zu haben, die sie unterstützen können.
Das Gute ist: Wenn Sie sich JETZT aufmachen und Kontakte knüpfen, dann haben Sie auch direkt die Möglichkeit, sich zu beschnuppern und ohne den sofortigen Anspruch auf „Das könnte ein Vertreter für mich sein“ den anderen näher abzuchecken. Denn natürlich muss gerade Ihre fachliche Vertretung ein würdiger 1A-Ersatz sein, bei dem Sie auch ein gutes Gefühl haben, wenn er sich um einen Auftrag in Ihrem Namen kümmert.
Übrigens ist das auch eine gute Sache für die Akquise: Denn manchmal kommt man als Einzelunternehmer gar nicht an einen schönen großen Auftrag ran, wenn man alleine agiert – hat man jedoch noch jemanden an der Hand, mit dem man sich zusammentut, ergibt sich da oft sehr viel mehr.
Sprechen Sie bei Vertretungen mit Fachleuten ganz offen über diese Thematik und gegenseitige Aushilfe und treffen Sie auch eine Regelung zur finanziellen Abgeltung und auch in Sachen Loyalität – so dass nicht die Angst besteht, dass Kunden abgeworben werden.
Vertretung „light“:
... das heißt, dass Sie einen gewissen Grad an Erreichbarkeit aufrecht erhalten können. Vielleicht ist es Ihnen nicht möglich, dass jemand Ihre Aufträge übernimmt, während Sie nicht da sind, aber zumindest geht jemand an Ihr Telefon und nimmt sympathisch und gekonnt Anfragen und neue Aufträge entgegen. Gerade neue Interessenten verliert man schnell, weil sie bei Nichtmelden gleich jemand anderen fragen.
Wenn Sie unvorhergesehen ausfallen, muss jemand zumindest sofort alle Mitteilungskanäle entsprechend bestücken: Also bei einem Ladengeschäft einen informativen Zettel hinhängen, warum und wie lange geschlossen ist, dass etwaige Bestellungen in der Zwischenzeit gerne telefonisch durchgegeben werden können o. Ä. – den Anrufbeantworter entsprechend besprechen und eine Abwesenheitsnachricht für Ihre Mailadresse einrichten.
Vielleicht können Sie in Ihrem Laden oder Ihrer Praxis einen Teil des Business aufrecht erhalten. So kann ein Elektronikladen vielleicht keine Reparaturen annehmen oder keine intensive Fachberatung durchführen, aber der Verkauf kann in der Zwischenzeit weiterlaufen und bei spezielleren Fragen kann die Vertretung die Antwort nachreichen und so Kunden dennoch gewinnen und binden.
JETZT drum kümmern und einarbeiten
Was immer Sie in welchem Umfang abgeben können, wenn Sie für einen bestimmten Zeitrahmen nicht da sind: Es ist wichtig, dass Sie sich jetzt darum kümmern und nicht erst, wenn es so weit ist!
Gerade wenn Ihr Unternehmen laufende Fixkosten hat, zum Beispiel ein Ladengeschäft, kommt es einer Katastrophe gleich, wenn Sie für längere Zeit schließen müssen und damit nicht nur das laufende Geschäft verpassen, sondern auch noch Gefahr laufen, dass bisherige Stammkunden sich anders orientieren.
Und natürlich ist es wichtig, dass Sie für unvorhergesehene Ausfälle auch sinnvolle Versicherungen abschließen, damit ein Unfall oder eine Krankheit Ihrem Unternehmen nicht gleich das Genick bricht.
Wie regeln Sie geplante und ungeplante Auszeiten in Ihrem kleinen Unternehmen?
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Anmerkungen & Kommentare
Für mich ein ganz haaaaaaaaaariges Thema. Auf den 1. Blick gibt es momentan niemanden, der mich vertreten könnte. Sicher Telefon könnte man umleiten, aber alles andere??
Aber ich trage für mich auch einen Urlaub ein, das muss einfach sein. Und dafür haben die Kunden auch Verständnis. Aber es ist ja nicht nur der Urlaub.. wenn ich mal krank werde, starte ich eine Telefonkette.
hallo Rena,
ja, das ist völlig richtig: Abwesenheitszeiten sind natürlich jederzeit drin - und wenn man in einem Bereich arbeitet, wo man seinen Kunden einfach rechtzeitig Bescheid gibt und dann alle um den Urlaub rumplanen können, ist das wunderbar.
Aber es gibt auch Branchen, wo das nicht einfach so geht ... jemand, der die Computer bei einer Firma betreut beispielsweise: die Technik richtet sich nicht nach geplanten Urlauben
Wichtig ist, dass jeder für sich und seine Firma überlegt: Wie gehe ich in solchen Momenten vor? Wie kann ich meine Abwesenheitszeit gut vorbereiten, was kann ich für mich selbst tun, um das Ganze zu entzerren (vor und nach dem Urlaub) - und was mache ich in Zeiten, wo meine Kunden einen dringenden ungeplanten Bedarf haben.
Ein Arzt beispielsweise hat meistens eine vertretende Praxis für Notfälle, die er angibt. Das ist wichtig für die Patienten - und sie fühlen sich auch doppelt gut betreut, dass ihr Arzt ihnen eine Anlaufstelle empfiehlt. Auch wenn sie vielleicht lieber warten, bis er zurückkommt.
Oh, und von wegen "von Kollegen vertreten", Zamyat: ein Kollege muss keineswegs alle E-Mails lesen. Alleine das Einrichten eines Abwesenheitsassistenten mit dem Hinweis auf Abwesenheit und Kontaktmöglichkeit eines Kollegen (kann ja auch nur ein Telefondienst sein), hilft schon viel.
Auch so "Notfallpläne" wie die Telefonkette will mal durchdacht und vielleicht vorbereitet sein (wichtige Telefonnummern gleich weitergeben oder bereitlegen).
Gerade bei Krankheiten oder Spontanausfällen wegen familiärer Geschichten, kann man solche Planungen schlecht nachholen. Und wer weiß, ob der Ausfall so ist, dass man problemlos noch Anweisungen geben oder Passwörter nennen kann.
Auch mittlere und große Firmen planen leider oft nicht solche Abwesenheiten richtig gut ... da sollten wir Kleinen, bei denen das noch viel drastischer ins Gewicht fällt, nicht den gleichen Fehler machen.
Einen guten Start in die neue Woche!
Gitte
Es war für meine Kollegin sehr entspannend, da sie Ihr Business in guten Händen wusste. Und ich konnte auf zwei konkrete Anfragen sofort reagieren und mich bei den potentiellen Interessenten melden. Die widerum haben sich über die prompte Rückmeldung sehr gefreut.
Für alle Beteiligten eine Win-Win-Situation.
Schöne Grüße
Elke Brunner
das ist das perfekte Beispiel wie alle etwas davon haben - die Entspannung für Ihre Kollegin, die Regelung mit Telefondienst und Ihr Engagement auf Anfrage und das prompte Reagieren.
Toll!
Viele Grüße
Gitte Härter
Da ich als persönliche Ordnungs- und Organisationsberaterin arbeite und die Interessenten meistens schon etwas länger mit Ihrer zu ordnenden Situation gelebt haben, sehe ich es nicht als Beinbruch, wenn ich mich selbst erst nach dem Urlaub melde (was ich aber auf jeden Fall tun will, auch wenn die Freundin schon vorgearbeitet hat, die persönliche Ansprache finde ich in diesem Business sehr wichtig!)) Bisher waren mir meine Kunden auch nicht böse, wenn ich ihnen wegen vieler Aufträge erst nach 2-3 Wochen einen Termin anbieten konnte, ich denke und hoffe, dass das in der Urlaubszeit auch so sein wird. "Unordnung" läuft ja meistens doch nicht weg:-)
Viele aufgeräumte Grüße,
Susanne Küpper
Das mit der Freundin, die die Mails checkt und sich um den AB kümmert, ist eine wunderbare Lösung. Gar nicht mal wegen der prompten Reaktion (die natürlich auch toll ist), sondern auch, weil Sie dadurch auch wirklich relaxt Urlaub machen können.
Einen schönen Abend
Gitte Härter
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Die Idee, frühzeitig mit Kollegen eine Vertretung zu regeln finde ich bedenkenswert, wenn sich mir auf Anhieb auch noch die erschließt, wie das konkret aussehen könnte.
Denn das würde ja bedeuten dass sie oder er alle meine E-Mails durchforsten müsste (und Anrufe), ob da wichtige Kundenanfragen dabei sind....
Für mich habe ich da momentan eine ganz andere Haltung entwickelt. Gestern bei einem Telefonat mit meiner besten Freundin (die auch Trainerin ist) meinte sie auch, sie habe ein ganz schlechtes Gewissen, dass sie fast 4 Wochen in Urlaub war. Früher sei das mal ganz normal gewesen.
Ich sehe das inzwischen so:
für mich ist es ein Zeichen von Erfolg, wenn ich mir ausreichend Urlaub oder andere Auszeiten gönne(n kann)- wie jetzt zwei Wochen Meditationscamp, das ich eher unter Fortbildung einordne als unter Urlaub, da mit vollem Programm und vielen Anstrengungen verbunden, aber etwas völlig anderes als mein normaler Alltag!.
Ich habe in den letzten Jahren "hart" daran gearbeitet, das, was ich anderen "predige" über Work Life Balance, auch auf mich selbst anzuwenden.
Dazu gehört und verhilft auch, sich mal mit größerer Distanz klar zu werden, was die Werte in meinem Leben sind. Defininiere ich mir nur über meine Arbeit? Die Gefahr ist groß, wenn einem der Job so viel Spaß macht wie mir und so viel Anerkennung bringt.
Und gerade für ein solches Geraderücken der Sicht ist so etwas wie ich jetzt zwei Wochen hinter mir habe ein ungeheuer kostbares Geschenk. In der Natur, fern ab von E-Mails und Telefon sein Leben zu betrachten und das, was mir wirklich wichtig ist.
Im Alltag heißt das auch für mich, dass ich nicht der Meinung bin, dass ich immer und jederzeit erreichbar sein muss. Da mache ich schlicht nicht mit. Nichts ist so wichtig, dass ich es zeitgleich in der Sekunde erfahren muss. Wenn Auftraggeber nicht einen Tag warten können, bis ich zurück rufe, dann sind es nicht die richtigen Kunden für mich.
Natürlich informiere ich meine Kunden, wann ich wie erreichbar bin, damit sie einen Hinweis haben. Das finde ich allerdings auch sehr wichtig.
So habe ich das Datum auf den AB gesprochen, ab wann ich wieder erreichbar bin und ebenso in meinen Autoresponder für die E-Mails geschrieben.
Kunden, mit denen ich vorher in einen Prozess des Verhandelns war, habe ich vorher informiert, dass ich nur bis dann und dann noch erreichbar bin und dann erst wieder ab 19.08. Fertig!
Dazu gehört natürlich auch, dass ich für mich die Entscheidung getroffen habe: für mich ist eine solche Auszeit oder im Oktober mein Urlaub so wichtig, dass ich auch riskiere, einen Auftrag nicht zu bekommen. Was allerdings wohl noch nie passiert ist. Aber für mich ist es kein Urlaub, wenn ich jeden Tag die Mailbox auf meinem Handy abhöre und so gedanklich immer wieder im Geschäft bin. Urlaub bedeutet für mich vor allem auch mental abschalten, den Geist frei machen - damit ich anschließend um so produktiver und kreativer wieder an die Arbeit gehe.
Wie sehr ihr das?