Crashkurs Konzepterstellung

Produktivität

Crashkurs Konzepterstellung

Gitte Härter •

24.06.2008 • email

Unsere Leserin Barbara schrieb uns per E-Mail: „Jetzt habe ich ein Problem: Ich soll ein Seminar halten und weiß nicht, wie ich ein Konzept erstelle. Es wäre schön, wenn Sie mir weiterhelfen können, vielleicht ist es ja auch für andere interessant.“
Hier kommt Hilfe.

Konzepte brauchen wir als Selbstständige immer in irgendeiner Form. Ob, wie bei Barbara, für ein Seminar, ob für eine Veranstaltung, die Ausarbeitung einer neuen Geschäftsidee oder für Ihre Medienarbeit: wenn Sie einen Artikel oder auch ein Buch vorschlagen. Je nachdem, welche Leistung Sie anbieten, fungieren auch Ihre Angebote als eine Art Konzept.

Konzeptionsstärke ist etwas, das manche Menschen von Haus aus haben. Aber es ist, wie so vieles, auch schlichtweg Übungs- und Erfahrungssache. Hier ein kleiner Crashkurs, was wichtig dafür ist, ein gutes Konzept erstellen zu können.

Damit die einzelnen Bausteine klarer werden, greife ich das Beispiel Seminarkonzept auf, reiße das aber aus Platzgründen jeweils nur kurz an.

Das Skelett: Bevor Sie sich an Details machen, brauchen Sie immer erst das Grundgerüst, quasi das Skelett. Für die Konzeption gilt der Grundsatz „Vom Großen ins Kleine“. Im Fall des Seminars geht es also um grundlegende Eckpfeiler, wie - Was soll vermittelt werden? Welche Ziele/Wünsche hat der Auftraggeber? Was sind meine Ziele/Vorstellungen dazu? - An wen? Wer sind die Teilnehmer? Welchen „Stand“ haben diese in Bezug auf das zu vermittelnde Thema? Wie viele sind es? - Wann/in welchem Zeitrahmen? Das Wann kann relevant dafür sein, was Sie machen können: Wenn jemand heute ein Seminar für übermorgen anfragt, wird es eventuell anders ausfallen, als wenn Sie noch zwei Monate Vorbereitungszeit haben. Es ist aber natürlich auch dafür maßgebend, was Sie realistisch machen können. Zusätzlich ist auch die Teilnehmerzahl relevant: 20 Leute für ein 1-Tages-Seminar brauchen andere Inhalte und eine andere Trainingsform als 12 Leute – oder wenn Sie mit nur 8 Personen ein halbes Jahr wöchentlich zwei Stunden zur Verfügung haben. Überlegen Sie in dieser ersten Phase noch keine Details. Barbara würde also nicht sofort an mögliche Übungen denken, die sie in petto hat, sondern erstmal alle Rahmenbedingungen aufschreiben. Der Startpunkt für ein gutes Konzept ist immer der Gesamtüberblick. Wenn Sie diesen haben, bekommen Sie zum einen bereits ein gutes Gefühl für das, was unbedingt rein muss, und auch für das, was machbar ist. Je mehr Erfahrung Sie haben, desto einfacher können Sie dann auf dieser Basis die Detailarbeit machen. Beim allerersten Seminar tut man sich oft schwerer, weil man noch kein Gefühl dafür hat, wie lange Übungen dauern, was besser funktioniert als anderes, wo man selbst besondere Stärken hat. Insofern tun Sie sich beim allerersten Konzipieren einer Sache immer etwas schwerer beziehungsweise brauchen etwas länger. Mit Übung und Erfahrung geht das immer fixer und bald können Sie diese hier vorgestellten Konzipierungsphasen ratzfatz, zum Teil sogar im Kopf, durchgehen.
Nötige Informationen einholen bzw. brainstormen: Manchmal merkt man erst, wenn man Phase 1 bearbeitet, dass wichtige Informationen fehlen. Um beim Seminarkonzept zu bleiben: Vielleicht wissen Sie, wie viele Leute dabei sind, aber Sie haben versäumt zu fragen, welche Funktion der jeweilige Teilnehmer hat. Wenn ich einen Telefonkurs mache, dann spielt es für mich eine große Rolle, ob die Teilnehmer täglich mehrere Stunden am Telefon tätig sind oder ob es sich um Neulinge handelt, die bisher noch gar keinen telefonischen Kundenkontakt hatten. Wenn mein Thema „Bewegung am Arbeitsplatz“ lautet und die Leute aus dem Seminar Übungen für ihren Alltag mitnehmen sollen, dann muss ich etwas mehr über deren Arbeitstag und vielleicht die Umgebung wissen, um auch wirklich machbare gute Übungen genau darauf abzustimmen. In dieser zweiten Phase brainstormen Sie außerdem Ihre Ideen zu den Inhalten. Bitte haben Sie nicht den Anspruch, hier schon „druckreif“ alles niederzulegen. Vielleicht haben Sie noch keine Idee, wie Sie einen bestimmten Trainingsinhalt behandeln möchten, aber Sie wissen, dass er rein muss. Dann halten Sie das erstmal genau so fest, z. B. ?bung, um eigene Wirkung zu erleben“, „irgendeine Gruppenarbeit zu Selbstsicherheit“. Hilfreich für diese Vor-Planung ist ein Mind Map. Dazu hat Ralf auf zeitzuleben.de eine hilfreiche Anleitung geschrieben: Ein Mind Map erstellen – Schritt für Schritt
Die Ausarbeitung unter Rücksicht auf Rahmenbedingungen: Und jetzt sind Sie in der dritten Phase - Sie sortieren Ihre bisherigen Erkenntnisse und Ideen und konkretisieren diese weiter. In dieser Phase würden Sie spezielle Rücksicht auf Ihre Stärken und die Machbarkeit legen. Bei der Konzeption eines Seminars beispielsweise fallen bestimmte Möglichkeiten aufgrund Teilnehmerzahl oder Dauer weg. Auch kann es sein, dass Sie merken, dass Sie zu wenig Zeit haben, um wichtige Informationen zu vermitteln, und sich daher entscheiden, bei Ihrem Seminarkonzept als Extra zusätzliche schriftliche Unterlagen mitzugeben. Bei einem Telefon-Beschwerdehandling-Kurs beispielsweise möchten Sie vielleicht nochmal die Grundlagen für gutes Telefonieren schriftlich mitgeben. Bei einem Bewegungskurs Informationen zur Anatomie oder auch zum Nervensystem.
Feintuning: Das Feintuning dient einerseits dazu, letzte Ideen einzuarbeiten, aber vor allen Dingen dazu, Ihr bisheriges Konzept zu überprüfen. Egal, ob bei einem Seminar oder bei einer Projektarbeit: Schnell verschätzt man sich beispielsweise in der Zeit. Für eine Gruppenarbeit bei einem Seminar veranschlagen Sie in Ihrer Planung vielleicht zwanzig Minuten. In der Realität dauert diese Übung mit Erklärung, Gruppenbildung, Anlaufphase, Ausarbeitung, Besprechen der Ergebnisse doppelt so lange. Oder aber Sie machen einen straffen Projektplan für die Einführung einer Marketingstrategie, vergessen dabei aber, dass sich auf Kundenseite bestimmte Wartezeiten ergeben – und schon klappt Ihr theoretisch schöner Plan hinten und vorne nicht mehr, nur weil Sie in Ihrer Konzeption keine Rücksicht auf Blockier- und Wartefaktoren genommen haben. Sowas kann ganz schön nach hinten los gehen, besonders wenn es ein Konzept für einen Kunden ist. Denn wenn Sie statt der veranschlagten zwei Monate plötzlich sechs brauchen, dann interessieren die Hintergründe wenig, sondern man hat mit zwei Monaten gerechnet, so wie von Ihnen angeboten.

Aus diesem Konzept können Sie sich dann, je nachdem, was Sie vorhaben, eine interne und ein externe Version zimmern. So würde Barbara für ihr Seminar eine Ausschreibung machen, die sie ihrem Auftraggeber und den Teilnehmern gibt. Und sie würde für sich selbst eine Art Seminarleitfaden erstellen, in dem sie mehrere Details zum Ablauf des Seminars festhält (mit möglichen alternativen Kursinhalten oder Übungen, die sie einsetzen oder weglassen kann, wenn sich der Zeitplan verschieben sollte).

Strukturiertes Vorgehen ist der Schlüssel
Sie sehen: Relevant ist immer das strukturierte Vorgehen

Überblick verschaffen
Ideen und Informationen sammeln
sortieren
und konkretisieren.

Das gleiche Prinzip bei der Planung gilt auch für Checklisten:
Wir basteln uns eine Checkliste

Für alle, die Trainings abhalten, empfehle ich gerne die Weiterbildungsreihe des Beltz-Verlages: sehr hilfreiche, gute und praktische Bücher für den Trainer-Alltag.

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Anmerkungen & Kommentare

Von: Norbert Jothann am 25.06.2008

Guten Morgen, Gitte!

Vielen Dank an Barbara, die Initiatorin dieses Artikels, und an Dich, die Verfasserin.

Danke für den Link zum Beltz-Verlag. Sehr interessant für mich.

In Deinem Artikel hast Du für mich gut nachvollziehbar und auf den Punkt gebracht beschrieben, wie ich mich vorbereiten kann.

Zum Stichwort Checkliste: Ich arbeite seit einigen Jahren mit einer "rollierenden Checkliste". Diese Checkliste erneuert sich gewissermaßen von selbst, bis sie "perfekt" ist.

Ich erstelle die Checkliste ein erstes Mal (Brainstorming). Danach konkretisiere ich diese Liste. Wenn das Projekt, die Tagung oder ähnliches nach Liste durchgeführt wurde, setze ich mich sofort wieder an die Checkliste(n), um zu prüfen, welche Schritte anfänglich von mir nicht berücksichtigt wurden. Diese fehlenden Punkte trage ich jetzt nach. Auf diese Weise habe ich eine "lernende Checkliste".

Bei umfangreicheren Projekten arbeite ich mit "Unterchecklisten", wenn bestimmte Abläufe immer wiederkehrend gleich sind, oder es zu umfangreich wäre, alles in eine Checkliste zu schreiben. Diese "Unterchecklisten" füge ich in der "Hauptcheckliste" nur noch mit dem Hinweis auf die jeweilge "Untercheckliste" an der gewünschten Bearbeitungsstelle ein. Das hält die aktuelle "Hauptcheckliste" für das neue Projekt übersichtlich(er).

Dein Hinweis (Link zur Checkliste), Gitte, daß man sich doch vor Beginn eines neuen Projektes (Seminar, Buch, Tagung, etc.) erst einmal brainstormingmäßig notierien sollte, was wie wann gemacht werden soll, bevor man sich mit einer schon bestehenden Checkliste befaßt, finde ich gut. So spult man seine Aufgaben nicht nur ab, sondern bringt auch wieder Kreativität in die Umsetzung.

Herzliche Grüße aus Hamburg

Norbert

Von: Ursula Kruck-Hantschel am 25.06.2008

Hallo Norbert,

Zitat:
"..Danach konkretisiere ich diese Liste. Wenn das Projekt, die Tagung oder ähnliches nach Liste durchgeführt wurde, setze ich mich sofort wieder an die Checkliste(n), um zu prüfen, welche Schritte anfänglich von mir nicht berücksichtigt wurden. Diese fehlenden Punkte trage ich jetzt nach. Auf diese Weise habe ich eine "lernende Checkliste"...."

-> Deine Handhabung zu Checklisten, diese nach den vollendenden Arbeitsgängen zu überdenken & anschließend zu optimieren machen sie zu einem wirklichen kreativen und sicheren Instrument, um eine Stütze darzustellen, auf die Verlass ist!

So ist das Wachstum/Entwicklung und die Qualität von Projekten ebenso gesichert. Gemachte Fehler & Lücken zu schließen = den Lerneffekt gezielt und konstruktiv um zu setzten.

Eine gute Anregung!

Grüße Ursula