Bei offenen Rechnungen: Zahlungserinnerungen sind ein probates Mittel

Finanzielles

Bei offenen Rechnungen: Zahlungserinnerungen sind ein probates Mittel

Christine Öttl •

02.02.2009 • email

Heute möchte ich auf ein Thema zu sprechen kommen, das wahrscheinlich für die meisten von Ihnen einen recht unangenehmen Beigeschmack hat: säumige Zahler und offene Rechnungen. Das kann ich gut nachvollziehen, denn natürlich wäre es toll und würde administrative Arbeit ersparen, wenn alle Kunden immer fristgerecht bezahlen würden. Andererseits habe ich die Erfahrung gemacht, dass ein gut organisierter Mahnprozess echt Spaß machen kann und sich positiv auf das eigene Unternehmen auswirkt: Zum einen, weil man einfach schneller an sein Geld kommt. Zum anderen, weil man mit den Kunden in Kontakt kommt und somit einen Anlass und eine Gelegenheit hat, sich in Erinnerung zu rufen und einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Aus eigener positiver Erfahrung kann ich empfehlen:

auf offene Rechnungen zügig zu reagieren und sich innerhalb von einer Woche nach Ablauf der Zahlungsfrist bei den betroffenen Kunden zu meldenIn den allermeisten Fällen ist die Rechnung schlicht und einfach übersehen worden oder im Alltagsgeschäft untergegangen. Je früher Sie Ihre Kunden erinnern, umso früher werden diese die Überweisung tätigen, und umso schneller bekommen Sie Ihr Geld.
als Erstes eine Zahlungserinnerung zu verschicken statt einer Mahnung Ich finde, dass „Mahnung“ viel strenger klingt und viel unangenehmere Gefühle im Empfänger auslöst als „Zahlungserinnerung“. Gerade wenn man sich zeitnah bei säumigen Kunden meldet, ist es meiner Erfahrung nach am angebrachtesten und zielführendsten, freundlich an die offene Rechnung zu erinnern und auf nette Art zur Zahlung zu animieren.

Hier ein paar Anregungen, wie Sie die Zahlungserinnerungen inhaltlich gestalten können, damit sie möglichst gut bei den Empfängern ankommen:

Machen Sie ganz klar, worum es geht – Erwähnen Sie im Betreff und im Text, dass es sich um eine Zahlungserinnerung handelt und wofür, und geben Sie die Bestell- oder Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und den Betrag an. Sie können auch die Rechnung gleich nochmal mitschicken, um dem Empfänger das Leben so leicht wie möglich zu machen und Ihre Kundenorientierung einmal mehr unter Beweis zu stellen.

Schaffen Sie eine positive Atmosphäre – Sie können die E-Mail oder den Brief beginnen, indem Sie sich für die Bestellung, den Auftrag und/oder die gute Zusammenarbeit nochmal bedanken. Schön und hilfreich finde ich auch die Nachricht, dass Sie von einem Versehen ausgehen (und somit keinesfalls von böser Absicht).

Formulieren Sie persönlich, offen und direkt – Viel ansprechender und wirkungsvoller als steife und distanzierte Formulierungen („Leider konnte bisher kein Zahlungseingang auf unserem Konto festgestellt werden.“) finde ich eine „normale“ und offene Sprache. Beispielsweise: „Wir haben/ich habe gerade bemerkt, dass Ihre Rechnung vom … noch offen und der Betrag von … bisher nicht auf unserem Konto gutgeschrieben worden ist.“

Schreiben Sie freundlich, aber unmissverständlich, was Sie sich wünschen – Geben Sie dem Kunden eine neue Zahlungsfrist („Wir sind uns sicher, dass es sich um ein Versehen handelt, und bitten Sie, die Rechnung bis zum … auf unserem Konto eingehend zu überweisen.“) oder auch die Option, sich wegen eines Zahlungsaufschubs bei Ihnen zu melden, falls Sie das anbieten wollen.

Lassen Sie das Schreiben positiv ausklingen – Verabschieden Sie sich freundlich und bedanken Sie sich im Voraus für die zeitnahe Erledigung der Überweisung. Zusätzlich dazu können Sie in besonderen Fällen ein PS ergänzen, sich beispielsweise für die Treue bedanken, wenn es sich um einen Stammkunden handelt.

Ich habe bisher viele positive Erfahrungen gemacht und kann Ihnen zeitnahe, freundlich und offen formulierte Zahlungserinnerungen als ersten Schritt im Mahnprozess ans Herz legen, denn:

die allermeisten offenen Rechnungen werden innerhalb der neuen Zahlungsfrist bezahlt und
einige Kunden melden sich, um sich zu entschuldigen und für die Erinnerung zu bedanken, und versprechen die sofortige Begleichung der offenen Rechnung.

Und das ist dann natürlich wieder eine wunderbare Gelegenheit, um mit den Kunden in einen Dialog zu treten, sich ein bisschen auszutauschen und oft genug, um Feedback zum eigenen Produkt oder zur eigenen Dienstleistung zu bekommen.

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Anmerkungen & Kommentare

Von: v_kulla am 02.02.2009

lustigerweise habe ich gerade einen schwung mahnungen rausgeschickt als ihr newsletter eintraf!
und ich fühle mich in der art und weise, wie ich diese reminder verschicke, durch ihren newsletter sehr vestätigt.
ich schicke reminder immer als e-mail - das nimmt dem ganzen die härte und ich stelle das gleiche fest wie sie. oft kommen entschuldigungen, dass das ganze ein versehen gewesen sei und die meisten reagieren sehr zeitnah. sofern sie zahlungsfähig sind.

vielen dank für ihre tipps und eine schöne woche!
v.kulla

Von: Christine Öttl am 03.02.2009

Hallo Frau oder Herr Kulla,

finde ich super, dass Sie ähnliche Erfahrungen machen wie ich und sich durch meine Anregungen bestätigt fühlen. Dankeschön für Ihre Rückmeldung.

Viele Grüße und machen Sie es gut

Christine Öttl