25 Gründe, warum Sie auf Ihre E-Mail keine Antwort bekommen
Gitte Härter • Eine unserer Leserinnen hat kürzlich angeregt, dass ich doch mal einen Artikel zu diesem Thema schreibe. Sie hatte uns vor einiger Zeit eine E-Mail geschickt und nichts gehört und jetzt nachgehakt. Tatsächlich haben wir die E-Mail nicht bekommen. Gut, dass die Leserin nicht einfach angenommen hat, dass das Absicht war, sondern sich nochmal gerührt hat!
Es gibt zahlreiche Gründe dafür, warum Sie auf eine E-Mail keine Antwort bekommen:
1. Sie haben sich in der Adresse vertippt.
Je nach Einstellung zeigt Ihnen Ihr System an, wenn eine E-Mail unzustellbar war. Doch wenn Sie sich vertippen und es gibt diese “falsche” Adresse, landet sie einfach in einem anderen Postfach. Nicht immer erfahren Sie das.
2. Der Empfänger hat Ihnen seine Adresse falsch angegeben.
Ich sehe es in unserem Newsletterverteiler, wie oft Leute ihre eigenen Mailadressen falsch eingeben: sich vertippen, Umlaute schreiben, einen wichtigen Bindestrich oder Punkt vergessen.
3. Sie haben die E-Mail gar nicht abgeschickt.
Auch das kann passieren: Ihre Mail hat es sich im Ausgangsordner bequem gemacht und Sie warten und warten. Manchmal denkt man sogar, man hat etwas schon beantwortet, dabei war’s nur im eigenen Kopf. 
4. Ihre E-Mail ist im Spamfilter des Empfängers gelandet.
Durch unsere mehrteiligen Selbstlernkurse merke ich es oft, dass viele Leute nicht wissen, dass sie einen Spamfilter haben. Der ist oft serverseitig vom Provider eingerichtet und schaufelt dann fleißig E-Mails in den Spamverdachtsordner, den der Empfänger nie einsieht, weil er nicht weiß, dass er einen hat.
Auch kann sein, dass der Spamverdachtsordner nur in größeren Abständen gecheckt wird, weil sich so selten echte E-Mails darin verfangen. Oder aber Ihre E-Mail wurde als Spam klassifiziert und der Empfänger hat sein System so eingestellt, dass Spam automatisch gelöscht wird.
5. Die E-Mail ist eine Serienmail.
Faustregel: Rundmails mit vielen Empfängern haben generell eine niedrigere Antwortquote, weil der Empfänger nicht gemeint ist. (Weil’s grad zum Thema passt: Niemals, niemals, niemals bei Serienmails die Empfängerliste sichtbar versenden. Das sollte klar sein und wird doch ständig missachtet.)
6. Ihre E-Mail ist oder wirkt wie reine Werbung.
Ich habe den Vorsatz, auf jede E-Mail zu antworten, aber selbst ich habe keine Lust auf unnötige Arbeit, wenn mir jemand allgemeine Werbung ins Postfach rotzt.
Bitte entschuldigen Sie die grobe Ausdrucksweise, aber genau so wird das oft gemacht: ein paar läppische Textbausteine manchmal mit einem Pseudo-„Ich habe Ihre Website gesehen und finde sie interessant“ davorgeschustert. Leute, Leute ...
7. Sie haben die E-Mail an ein info@-Postfach geschickt.
Das sollte eigentlich kein Problem sein, aber dennoch ist es so, dass allgemeine Postfächer eine höhere Keine-Antwort-Rate haben: je allgemeiner das Postfach, etwa bei größeren Firmen, desto mehr sind Sie darauf angewiesen, dass die E-Mail weitergeleitet wird. Und dann auch noch an die richtige Person.
Darum gilt: Wenn Sie es nicht mit einer kleinen Firma zu tun haben, bei der klar ist, dass das info@-Postfach beim Inhaber landet, dann machen Sie sich bitte immer die Mühe, die Mailadresse der richtigen Ansprechperson herauszufinden – auf der Website oder per Anruf.
8. Sie haben den Namen des Empfängers in der Adresse eingegeben, aber eine falsche Anrede eingetippt.
Boah, ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft es passiert, dass jemand sagt, er war auf unserer Website, mein gitte@-Postfach anschreibt und mich in der Anrede mit „Liebe Frau Christine Öttl“ anspricht.
Natürlich geht es nicht nur um diesen einen Fehler! Tipp- oder Flüchtigkeitsfehler passieren uns alle mal. Doch solche grundlegenden Dinge führen dazu, dass Ihre E-Mail ganz anders gelesen wird, etwa unter der „Werbe-Lupe“.
Eine kleine Übung für Sie: Achten Sie mal auf sich, wie Sie telefonieren, wenn Sie beim Abheben noch nicht genau wissen, was der Empfänger will, er sich aber wie ein Werbecallcenter anhört. Hat man den Verdacht, dass Massenwerbung dahintersteckt, ist man von der Aufmerksamkeit und manchmal sogar vom Freundlichkeitsgrad her sehr viel zugeknöpfter. Das passiert bei Schriftstücken ebenso!
9. Der Inhalt ist für den Empfänger uninteressant.
Sie haben eine Nachricht an jemanden geschickt, der mit dem Thema gar nichts anfangen kann. Ich bekomme beispielsweise oft Einladungen für Chirurgenkongresse und soll meine Teilnahme bestätigen. Oder Sie schlagen eine Kooperation vor, aus der nicht hervorgeht, was Sie eigentlich wollen, oder die sich so anhört als seien Sie nur an sich selbst interessiert.
10. Der Empfänger hat die Mail noch nicht gelesen.
Weil er in einem größeren Abstand sein Postfach einsieht, weil er krank, unterwegs oder in Urlaub ist, weil sein PC kaputt gegangen ist, weil seine Internetverbindung nicht klappt ...
11. Der Empfänger ist noch nicht dazu gekommen, zu antworten.
Ich weiß nicht, wie Ihre Erfahrung ist. Meine ist, dass leider nicht viele Leute Zwischenbescheide verschicken, wenn etwas länger dauert. Oder sie haben ihren Abwesenheitsassistenten nicht eingeschaltet.
12. Der Empfänger braucht für die Antwort länger.
Das bläst ins gleiche Horn wie 11.: Oft müssen Informationen eingeholt oder zusammengestellt werden, der Empfänger braucht länger, weil er eine Entscheidung treffen muss oder etwas mit anderen Personen abklären. Das wird häufig ohne Zwischeninfo gemacht.
13. Ihre E-Mail ist zu lange.
... oder wirr oder nicht gut strukturiert, kommt schlecht lesbar an (zu kleine Schrift, keine Zeilenschaltungen, die Umlaute und Sonderzeichen werden kryptisch umgewandelt).
14. Sie schicken alle möglichen Anlagen mit.
Sie überfordern den Empfänger, wenn das Lesen Ihrer E-Mail alleine schon massig mit Arbeit verbunden ist: weil Sie zu viele Anlagen mitschicken, weil der Empfänger das Programm nicht hat, mit dem er es lesen kann, weil Sie unfassbar große Anlagen mitschicken (ich habe es alle paar Monate, dass Leute versuchen, mal eben 30 MB zu schicken).
15. Ihre E-Mail sieht nach Spam oder Virus aus.
Bei manchen Absendernamen, Betreffzeilen oder Nachrichten – womöglich noch mit einem link zum Weiterklicken – gilt einfach „better safe than sorry“: Lieber einmal eine echte Nachricht, die verdächtig aussieht, löschen als sich etwas einzufangen.
16. Ihr Anliegen ist nicht klar.
Das geht sicher nicht nur mir so: Manchmal bekomme ich E-Mails, bei denen ich schlichtweg nicht verstehe, was der Absender von mir möchte.
Klar: Wenn erkennbar ist, dass jemand beispielsweise eine Anfrage geschickt hat, diese nur unklar ausgedrückt hat, fragt man nach. Doch wenn das Ganze zu allgemein erscheint oder nach Werbung aussieht, spart man sich ein Nachfragen.
17. Der andere erkennt nicht, dass er antworten sollte.
Manche E-Mails hören sich nach reiner Information an. Man denkt, dass alles klar ist und man nur eine Mitteilung bekommt, aber erkennt nicht, dass eine Antwort gefragt ist.
18. Der Empfänger hat keine Lust.
Das kommt vor. Jemand mag schlichtweg gerade nicht prompt antworten: weil er zu viel zu tun hat, weil er sich gerade mit dem Anliegen nicht auseinandersetzen möchte, weil ihn etwas plagt oder schlichtweg für ihn Wichtigeres ansteht.
19. Der Empfänger hat momentan keine Zeit.
Hier kommt wieder ins Spiel, dass häufig leider keine Zwischenbescheid gegeben werden.
20. Der Empfänger braucht einfach generell länger.
Ich weiß nicht, wie Sie es halten: ob Sie täglich Ihre E-Mails abrufen und prompt antworten oder ob Sie nur alle paar Tage reinschauen oder vielleicht nur in größeren Intervallen die elektronische Post bearbeiten. Je nachdem, wie fix Sie selbst sind, desto länger kommt es einem vor, wenn jemand anderer einige Tage braucht. Das merkt man bewusst oft gar nicht. Manchmal denke ich: „Oh, da habe ich NOCH keine Antwort!“ Und dann schaue ich nach und sehe, dass ich eine Mail erst gestern verschickt habe (und mir das viel länger vorkommt).
21. Der Empfänger hat versäumt, zu antworten.
Die E-Mail ist durchgerutscht oder hat sich im Mailprogramm festgesetzt und der Empfänger hat es nicht gemerkt – oder er hat, wie schon gesagt, im Kopf geantwortet und denkt, dass er eine entsprechende E-Mail schon verschickt hat.
22. Er hat die E-Mail versehentlich gelöscht.
Gerade bei Empfängern, die sehr sehr viel Post bekommen oder keinen guten Spamfilter haben, kommt es vor, dass man versehentlich „echte“ E-Mails löscht.
23. Sie verschicken andauernd Rundmails.
Es gibt Pappenheimer, die aus irgendeinem Grund ständig E-Mails an JEDEN aus ihrem Adressbuch schicken. Je irrelevanter das ist, was Sie allgemein verschicken, desto schlecht für Ihre Aufmerksamkeit.
Dasselbe gilt übrigens auch für die High-Priority-Pest: Wer ständig jede normale Nachricht mit Ausrufezeichen auf dringend tunen möchte, erreicht schnell das Gegenteil.
24. Ihre E-Mail ist schlichtweg nicht angekommen.
Das Internet-Nirwana gibt es. Hin und wieder kommt eine E-Mail nicht an, auch wenn das nicht sein sollte.
25. Der Empfänger hat schon geantwortet, aber ...
... sich vertippt, die Mail versehentlich nicht abgeschickt, Sie haben die E-Mail noch nicht gelesen, sie ist in Ihrem Spamfilter oder im Internet-Nirwana gelandet ...
Personalisieren Sie Ihre E-Mails, bringen Sie Ihr Anliegen kurz und klar auf den Punkt, achten Sie auf Tippfehler – und unterstellen Sie dem Empfänger nichts, wenn er sich nicht so schnell oder gar nicht meldet!
Haken Sie nach: per E-Mail oder Telefon. Das gibt Ihnen einen schönen Aufhänger, sich wieder beim anderen zu melden ... und Sie vergeben sich keine Chancen, weil Sie einfach annehmen, dass der andere kein Interesse hat.
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alleine das Wort "Mailbombe"
... das stand da echt drüber. Strange.Ansonsten passiert das schnell mal beim ungenauen Formulieren: da schleicht sich dann bei vielen ein "freue mich zu hören, wenn es interessant für Sie ist" ein, einfach weil es gut klingt oder man es oft gehört hat - und man merkt selbst nicht, dass man damit die Antwort offen lässt.
Viele Grüße
Gitte Härter
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