Fünfundzwanzig Abtörner und Abschrecker beim Anrufbeantworter

Firmenauftritt

Fünfundzwanzig Abtörner und Abschrecker beim Anrufbeantworter

Gitte Härter •

12.06.2009 • email

Anrufbeantworter (oder moderner: Voice Mail) sind eine gute Sache. Es ist praktisch, nicht tausend Mal jemandem vergeblich hinterherzutelefonieren, sondern seine Nachricht direkt loswerden zu können. Umso erstaunlicher, wie oft Anrufbeantworter im Geschäftsleben unprofessionell oder gar abschreckend besprochen werden. Immerhin ist der Anrufbeantworter der Vertreter Ihres Unternehmens und wenn ein potenzieller Kunde zum ersten Mal anruft, ist Ihr Anrufbeantworter sogar der allererste persönliche Eindruck!

Hier 25 Abtörner und Abschrecker rund um den Anrufbeantworter:

1. gar kein Anrufbeantworter

2. Anrufbeantworter wäre vorhanden, springt aber erst nach Ewigkeiten an (manchmal durch Rufumleitungen weiter verzögert)

3. Standardbegrüßungstext vom Anbieter (nur mit Nummer)

4. Standardbegrüßungstext vom Anbieter mit eingespieltem selbst gesagtem Namen

5. Ansagetext klingt genau so, als habe der andere abgehoben und ist „live dran“

6. offensichtlich privat genutzter Anrufbeantworter: private Ansage (vielleicht sogar mit LebenspartnerIn und Familie)

7. der Firmenname ist nicht genannt

8. nuschelige, schwer verständliche Begrüßung

9. zu schnell aufgesprochene Begrüßung

10. unfreundlich wirkende Begrüßung (abgehackt, unwirsch, lustlos, roboterhaft)

11. übertrieben freundliche Begrüßung

12. man wird geduzt (ok, wenn es zum Firmenauftritt gehört)

13. pseudowitziger Ansagetext

14. klugscheißerischer Ansagetext („Wenn es piept, wissen Sie hoffentlich, was zu tun ist.“)

15. weitere Informationen zur Erreichbarkeit, also andere Handy- oder Faxnummer, E-Mailadresse etc. kommen ohne Ankündigung, zu schnell oder unverständlich

16. nur Musik

17. Piepton kommt ewig nicht

18. Ansagetext ist viel zu kurz (man kapiert nicht, wo man ist, Piepton kommt unvermittelt)

19. man erkennt den Piepton nicht als Piepton und weiß nicht, wann man aufsprechen kann.

20. schlechte Qualität (zu laut, zu leise, Rauschen und Knacken)

21. falsche Angaben (z. B. Bürozeiten aufgesprochen, Anrufbeantworter springt an, obwohl gerade jetzt Bürozeit ist – alte Urlaubszeiten aufgesprochen)

22. man kann keine Nachricht aufsprechen (geht nur mit triftigem Grund!)

23. Zeit zum Aufsprechen der Nachricht ist viel zu kurz.

24. Zeit zum Aufsprechen der Nachricht ist überhaupt begrenzt (noch schlimmer: wenn man das als Anrufer nicht erfährt)

25. Anrufbeantworter springt immer an, weil der Empfänger dauernd unterwegs ist und nicht draufspricht, wann er persönlich erreichbar ist

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Anmerkungen & Kommentare

Von: Beate Steinbach am 15.06.2009

Guten Morgen Gitte,

Deine Abschreckliste ist wirklich erstaunlich lang und leider nur zu wahr, wie eigene Erfahrungen von mir bestätigen können. Es ist manchmal schon bizarr und lässt einen schmunzeln, wenn es nicht eigentlich so traurig für den betreffenden Unternehmer ist und er sich großartige Chancen durch vermeidbare Fehler vergibt. Oft steckt allerdings auch eine gewisse Betriebsblindheit dahinter oder die Bedeutsamkeit des AB und seiner Botschaften wird unterschätzt. Wie auch immer. Mich verwundert eher das Verhalten von Menschen, einen geschalteten AB nicht zu besprechen. Ich bin mir dann oft unsicher, ob ich die in der Anrufliste gespeicherte Nummer zurückrufe oder warte, bis sich der Anrufer erneut meldet. Was meinst Du dazu?

Mit lieben Grüße für einen erfolgreichen Tag

Beate

Von: Beate Steinbach am 15.06.2009

Liebe Gitte,

entschuldige bitte die von mir in meinem ersten Kommentar verwendete vertrauliche Du-Anrede. Ich hoffe, ich habe da keine Grenzen verletzt. Falls ja, bitte ich um Verzeihung und werde selbstverständlich zum korrekten "Sie" übergehen.

Herzlichst

Beate

Von: Gitte Härter am 15.06.2009

Hallo Beate,

nein, nein, natürlich können wir uns sehr gerne duzen. Wir haben hier im Blog immer ein wenig ein Mischmasch: Wenn jemand siezt, sieze ich zurück - und wenn jemand duzt, duze ich zurück

"Bizarr" ist genau das richtige Wort! Es gibt ja diesen wahren Spruch mit dem Teufel, der im Detail steckt. Und genau solche Details können uns Selbstständige Aufträge kosten!

Du schreibst:

---schnipp---
Mich verwundert eher das Verhalten von Menschen, einen geschalteten AB nicht zu besprechen. Ich bin mir dann oft unsicher, ob ich die in der Anrufliste gespeicherte Nummer zurückrufe oder warte, bis sich der Anrufer erneut meldet. Was meinst Du dazu?
---schnapp---

Das stimmt. Wenn man abhört und jemand einfach auflegt, denkt man sich: "Menno, wieso spricht er nicht drauf." Aber seien wir ehrlich: Sprichst Du immer drauf?

Ich nicht. Meistens ja. Aber immer nicht. Manchmal war es doch nicht so dringend. Manchmal will ich lieber selbst bestimmen, dass ich nochmal anrufe. Manchmal hab ich einfach keine Lust.

Wegen des Zurückrufens: Das finde ich schon recht praktisch. Und es ist auch ein netter Service, finde ich, wenn man angerufen wird "weil man im Display war"

Es funktioniert allerdings ja nicht immer, weil manchmal die Zentralen-Nummern und keine spezifische Nebenstelle "im Display" ist.

Das würde ich, wie Du es sicher eh schon machst, nach Lust und Laune machen mit dem Rückrufen. Nur beim Handy wäre ich paranoid, weil's da doch so blöde Werbeleute (wo die Rückrufe teilweise richtig Geld kosten) gibt.

Einen schönen Rest-vom-Nachmittag weiterhin,
Gitte

Von: Tobias Zimpel am 16.06.2009

Hallo,

eine umfangreiche Liste, der ich überwiegend zustimme. Der AB ist ja sowieso ein eine zwiespältige Sache. Am besten wäre es sicher, wenn immer jemand persönlich den Anruf entgegennehmen kann - zumindest während der üblichen Bürozeiten. Das ist aber gerade für Einzelunternehmer nicht praktikabel, und schon gar nicht, wenn sie - wie ich - nur nebenberuflich tätig sind.

Dann ist natürlich der AB eine gute Alternative.

Einen anderen Ansatz in Sachen AB habe ich durch das Buch "Die 4-Stunden-Woche" von Timothy Ferriss kennengelernt: Er nutzt den AB gezielt, um unwichtige Anrufe abzuwimmeln und die Spreu vom Weizen zu trennen.

Die in meinen Augen beste Lösung für die nicht-ständig-persönlich-erreichbaren ist in meinen Augen aber ein Büroservice wie eBuero. Da ist dann immer jemand da, der Anrufe entgegen nimmt, wenn man selber nicht da ist, persönlich Gesprächsnotizen aufnimmt und weiterleitet, oder dringende Anrufe trotzdem weiterleiten kann. Und der Kunde hat in jedem Fall eine persönliche Kontaktperson. Das kostet nicht viel, und kann eine große Entlastung darstellen - und einen tollen Service für den Kunden.

Von: Volker am 16.06.2009

Hi,

bin da nicht ganz Ihrer Meinung. Wir haben den AB nur während der Betriebsferien an, um genau da zu kommunizieren. Drauf sprechen kann dort niemand etwas. Wir verweisen auf E-Mail oder Fax. Ansonsten ist er aus.
Grund: Früher hatten wir den AB außerhalb der Geschäftszeiten immer an und das wurde von schlecht erreichbaren Geschäftspartnern gnadenlos ausgenutzt, indem sie uns um RR baten. Als wir diese dann trotz mehrfahen RR-Versuchen nicht errreicht haben, haben die sich nach 3 Tagen bitterlich beschwert, wir würden nie zurück rufen. Ergebnis: Stress, Aufwand und Frust bei uns und schlecht Stimmung bei den Geschäftspartnern.
Seit dem der AB wieder aus ist, rufen die an, wenn wir da sind oder schicken eine E-Mail! .... Geht doch!

G V

PS: Für privat ok!

Von: Gitte Härter am 16.06.2009

@Tobias

Vielen Dank für die Ergänzung, einen externen Dienst zu beauftragen. Das ist tatsächlich eine gute Lösung, und ich habe auch schon gehört, dass das ganz erschwinglich zu haben ist.

Das "Screening", also per AB auszufiltern, mit wem man sprechen möchte, kann nützlich sein, gerade wenn man nicht gestört werden möchte - das ist aber, wenn man "live mithört" eine absurde Angelegenheit. Dann lieber die komplette Rufumleitung rein und Ruhe haben und dann gezielt abhören und sich melden.

@Volker

Da haben Sie natürlich Recht: richtige Betriebsferien sind da nochmal ein anderes Kaliber, weil da auch eine Menge zusammenkommt. Und dann, wie Sie das machen, auf E-Mail-Adresse und Faxnummer zu verweisen, ist auf jeden Fall eine gute Sache, weil ich als Anrufer dann eine gute weitere Möglichkeit habe, direkt mein Anliegen loszuwerden.

Dass Sie schlechte Erfahrungen gemacht haben mit dem generellen AB ist natürlich ärgerlich. Und natürlich ist es immer unsere eigene Entscheidung als Unternehmer, was wir tun möchten. Wenn es für Sie besser funktioniert, ohne AB, dann ist das so.

Es ändert allerdings meiner Ansicht nach nichts an der Tatsache, dass es aus Anruferperspektive nicht das Gelbe vom Ei ist. Nicht alles, was man aus eigener Sicht gut oder besser findet oder was unter die Kategorie "Geht doch" fällt, ist auch wirklich Kundenservice. Und: Es kann Sie durchaus Aufträge kosten, gerade bei Neukunden.

Ich kenne das auch von mir selbst: Wenn ich nicht durch irgendetwas wirklich an einen neuen Anbieter schon gebunden bin (räumliche Nähe, eine persönliche Empfehlung o. Ä.) und ich beim Anbieter weder jemanden erreiche, noch mein Anliegen los werden kann, dann rufe ich beim nächsten an. Das Gemeine: Das sind die Gelegenheiten, die wir gar nicht mitbekommen.

Viele Grüße
und einen schönen Abend allerseits
Gitte

Von: Anne Schneider am 18.06.2009

Nervig finde ich auch, wenn der Ansagetext sehr lang ist. Wenn dann noch eine Telefonnummer nuschelig gesprochen wird, die man nicht gleich versteht, so daß man gezwungen ist, gleich nochmal anzurufen, vergeht mir die Lust.
Oder (öfter bei in irgendeiner Form therapeutisch wirkenden Personen, sorry!) ein betont langsam gesprochener Text.Wenn ich anrufe, möchte ich keine Phantasiereise machen sondern habe einen anderes Anliegen.

Von: Gitte Härter am 18.06.2009

Hallo Frau Schneider,

danke für die Ergänzung zu den Ansagetexten!

Sie haben mir gerade den Lacher der Woche geschenkt:

>>Wenn ich anrufe, möchte ich keine Phantasiereise machen ...

HAHAHAHA! Ich pruste hier schon wieder los. Großartig

Viele Grüße
Gitte Härter